Für Unternehmen gelten seit dem 1. Januar 2025 drei Grundfristen: zehn Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Rechtsgrundlagen sind § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB.
Jede Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Und sie endet nicht, solange die Unterlage für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht wird. Die Tabelle nennt die Frist je Dokumentart mit Rechtsgrundlage und empfohlener Sicherheitsstufe für die Vernichtung. Darunter steht, wie Sie das Fristende selbst berechnen und was nach Ablauf zu tun ist.
| Dokument | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn | Empfohlene Stufe |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG | Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. gebucht wurde | P-4 |
| Quittungen und Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist | P-4 |
| Kontoauszüge (Unternehmen) | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres des Auszugs | P-4 |
| Buchungsbelege bei Banken und Versicherungen | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB; § 147 Abs. 3 AO i. V. m. Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist | P-4 |
| Kassenbelege und Kassenberichte | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 146a AO; KassenSichV | Ende des Kalenderjahres der Buchung | P-3 |
| Handelsbücher und Journale | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung | P-4 |
| Jahresabschlüsse und Inventare | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der Aufstellung (§ 147 Abs. 4 AO) bzw. Feststellung (§ 257 Abs. 5 HGB) – liegen beide in verschiedenen Jahren, gilt das spätere | P-4 |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist | P-4 |
| Verträge und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder versandt wurde; bei Verträgen üblicherweise ab Vertragsende | P-4 |
| Lieferscheine | bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO | – | P-3 |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre (Lohnkonto) | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG; § 147 AO; § 28f SGB IV | Frist endet mit Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | P-4 |
| Personalakten | keine Gesamtfrist; i. d. R. 3 Jahre nach Austritt | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und Art. 17 DSGVO; Einzelfristen je Unterlage | Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete | P-5 |
| Arbeitsverträge | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 und 4 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag entstanden ist; solange er für laufende Lohnabrechnungen und Festsetzungen gebraucht wird, praktisch erst ab Vertragsende | P-4 |
| Bewerbungsunterlagen | 6 Monate nach Absage | § 15 Abs. 4 AGG; § 61b ArbGG; Art. 17 DSGVO | Zugang der Absage | P-4 |
| Patientenakten | 10 Jahre | § 630f Abs. 3 BGB; § 10 Abs. 3 MBO-Ä; § 12 MBO-Z; § 9 MBO der BPtK | Abschluss der Behandlung | P-5 |
| Handakten (Rechtsanwalt) | 6 Jahre | § 50 Abs. 1 BRAO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde | P-5 |
| E-Mails und digitale Dokumente | 6 oder 8 Jahre – je nach Inhalt (Finanzsektor bis 10) | § 147 AO; § 257 HGB; GoBD | Ende des Kalenderjahres des Empfangs oder Versands (Handelsbrief) bzw. der Entstehung (Buchungsbeleg) | H-5 / E-4 |
| Handakten von Steuerberatern | 10 Jahre | § 66 Abs. 1 und 2 StBerG | Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde | P-5 |
| Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz | 5 Jahre, Vernichtung spätestens nach 10 Jahren | § 8 Abs. 4 GwG; Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 GwG | Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet (§ 10 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GwG); sonst Schluss des Kalenderjahres, in dem die Angabe festgestellt wurde | P-5 |
| Röntgenaufnahmen und Strahlenschutz-Aufzeichnungen | 10 Jahre (Untersuchung Erwachsener), bis zum 28. Lebensjahr (Minderjährige), 30 Jahre (Behandlung) | § 85 Abs. 2 StrlSchG; § 127 StrlSchV | Im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt; in der Praxis ab Untersuchung bzw. Behandlung | P-5 |
| Betäubungsmittel-Dokumentation | 3 Jahre | § 8 Abs. 5 BtMVV; § 13 Abs. 3 BtMVV | Karteikarten, BtM-Bücher, EDV-Ausdrucke: ab der letzten Eintragung (§ 13 Abs. 3 BtMVV); Rezept Teil III: im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt | P-5 |
| Arbeitszeitnachweise | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG | MiLoG: ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt; ArbZG: nicht ausdrücklich geregelt | P-4 |
| Schülerakten | je nach Land und Unterlage, z. B. Bayern 1 bis 50 Jahre, Nordrhein-Westfalen 5 bis 50 Jahre | Landesrecht, z. B. § 40 i. V. m. § 37 BaySchO; § 9 VO-DV I NRW | je nach Land: Bayern Ablauf des Schuljahres des Schulaustritts (Leistungsnachweise: Schuljahr der Anfertigung); NRW Ablauf des Kalenderjahres des Aktenabschlusses, nicht vor Ende der Schulpflicht | P-4 / P-5 |
| Personalakten von Beamtinnen und Beamten | 5 Jahre nach Abschluss der Akte (Bund, Bayern; sonst Landesbeamtengesetz) | § 113 BBG; Landesbeamtengesetze, z. B. Art. 110 BayBG; § 50 BeamtStG | Abschluss der Akte, z. B. Ablauf des Jahres, in dem die Regelaltersgrenze erreicht wird (Ausscheiden ohne Versorgung), oder Ablauf des Todesjahres | P-5 |
Welche Grundfristen gelten nach AO und HGB?
Steuerrecht und Handelsrecht verlangen seit 2025 dieselben Fristen. Wer buchführungspflichtig ist, richtet sich deshalb nach einer einzigen Einteilung:
| Frist | Unterlagen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Handelsbücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; steuerlich außerdem Zollunterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 Zollkodex der Union | § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| 8 Jahre | Buchungsbelege, etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, für Rechnungen § 14b Abs. 1 UStG |
| 6 Jahre | empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB |
Für Rechnungen schreibt § 14b Abs. 1 UStG die acht Jahre zusätzlich ausdrücklich vor. Die Fristen sind Mindestfristen: Kürzere Fristen aus außersteuerlichen Gesetzen verkürzen die steuerliche Frist nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Branchenfristen, etwa für Patientenakten oder Mandantenakten, gelten zusätzlich und sind in der Tabelle der jeweiligen Dokumentart zugeordnet.
Eine Sonderregel betrifft Lieferscheine: Sind sie keine Buchungsbelege, endet ihre Aufbewahrungsfrist beim Empfänger mit dem Erhalt der Rechnung, beim Absender mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO).
Was hat sich 2025 bei Buchungsbelegen geändert?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323, ausgefertigt am 23. Oktober 2024) hat die Frist für Buchungsbelege in AO, HGB und UStG von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die neuen Fassungen gelten seit dem 1. Januar 2025.
Die Verkürzung wirkt auch rückwirkend auf ältere Belege. Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die Achtjahresfrist für alle Unterlagen, deren Frist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Art. 95 EGHGB regelt dasselbe für das Handelsrecht. Deshalb wurden zum 1. Januar 2025 die Buchungsbelege der Jahrgänge 2015 und 2016 auf einen Schlag frei.
| Beleg entstanden im Jahr | Achtjahresfrist endet am | Vernichtung frühestens ab |
|---|---|---|
| 2016 | 31.12.2024 | 01.01.2025 |
| 2017 | 31.12.2025 | 01.01.2026 |
| 2018 | 31.12.2026 | 01.01.2027 |
| 2019 | 31.12.2027 | 01.01.2028 |
Die Tabelle gilt nur, wenn keine Ablaufhemmung greift (siehe unten) und Ihr Unternehmen nicht zum Finanzsektor gehört.
Ausnahme Finanzsektor: Für Institute nach dem Kreditwesengesetz, beaufsichtigte Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren für Buchungsbelege (§ 257 Abs. 4 HGB; steuerlich gilt für sie nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO die bis Ende 2024 geltende Fassung weiter). Ursprünglich war für diese Unternehmen nur eine um ein Jahr verzögerte Umstellung vorgesehen; der Gesetzgeber hat die Zehnjahresfrist später dauerhaft festgeschrieben.
Wie berechnen Sie das Ende einer Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung ins Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB).
- Bestimmen Sie das maßgebliche Jahr. Beim Jahresabschluss zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr, auf das er sich bezieht.
- Die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember dieses Jahres.
- Zählen Sie die Frist in vollen Jahren hinzu. Sie endet am 31. Dezember des letzten Jahres.
- Prüfen Sie, ob eine Ablaufhemmung greift.
- Ab dem 1. Januar des Folgejahres dürfen Sie vernichten, sofern keine andere Pflicht entgegensteht.
Beispiel Rechnung: Eine Eingangsrechnung vom 15. März 2018 löst den Fristbeginn am 31. Dezember 2018 aus. Acht Jahre später, am 31. Dezember 2026, endet die Frist. Vernichtet werden darf sie ab dem 1. Januar 2027.
Beispiel Jahresabschluss: Der Jahresabschluss für 2015, aufgestellt im Mai 2016, ist zehn Jahre ab Ende 2016 aufzubewahren, also bis zum 31. Dezember 2026.
Wann läuft eine Frist trotz Ablauf nicht ab?
Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Diese Ablaufhemmung ist der häufigste Grund, warum eine rechnerisch abgelaufene Frist doch noch läuft.
Die Festsetzungsfrist beträgt für die meisten Steuern vier Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO). Sie beginnt in der Regel mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wird, spätestens drei Jahre nach Entstehung der Steuer (§ 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO). Die verlängerten Festsetzungsfristen bei Steuerhinterziehung oder leichtfertiger Verkürzung verlängern die Aufbewahrung nicht; § 147 Abs. 3 Satz 5 AO schließt § 169 Abs. 2 Satz 2 AO ausdrücklich aus.
Typische Fälle, in denen Sie Unterlagen länger behalten müssen:
- Die Steuererklärung wurde spät abgegeben, zum Beispiel die Erklärung für 2018 erst im Jahr 2021. Die Festsetzungsfrist beginnt dann Ende 2021.
- Eine Außenprüfung läuft oder ist angekündigt.
- Ein Einspruch oder ein Klageverfahren ist offen (Ablaufhemmung nach § 171 AO).
Lassen Sie sich vor einer größeren Vernichtung von Ihrer Steuerberatung bestätigen, dass für die betroffenen Jahre keine Festsetzung mehr offen ist. Das kostet eine E-Mail und schützt vor einem Fehler, der sich nicht rückgängig machen lässt: Belege zu vernichten, die bei einer Prüfung fehlen.
Was müssen Sie nach Ablauf der Frist tun?
Enthalten die Unterlagen personenbezogene Daten, wird aus dem Recht zur Aufbewahrung eine Pflicht zur Löschung. Die DSGVO erlaubt die Speicherung nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, greift die Löschpflicht nicht (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Endet sie und gibt es keinen anderen Zweck, sind die Daten unverzüglich zu löschen (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Das gilt auch für Papier: Geordnet abgelegte Akten sind ein Dateisystem im Sinne der DSGVO (Art. 2 Abs. 1, Art. 4 Nr. 6 DSGVO). Welche Pflichten daraus für die Vernichtung folgen, steht im Beitrag zu DSGVO und Aktenvernichtung.
In der Praxis bewährt sich ein fester Stichtag im Jahr:
- Im Januar alle Jahrgänge ermitteln, deren Frist am 31. Dezember abgelaufen ist.
- Ablaufhemmung mit der Steuerberatung klären.
- Unterlagen nach Schutzbedarf trennen und die Sicherheitsstufe festlegen.
- Vernichten lassen und den Nachweis ablegen.
Wie werden abgelaufene Unterlagen richtig vernichtet?
Altpapiertonne und Bürohäcksler reichen für personenbezogene Daten in der Regel nicht. Wie fein Papier oder Datenträger zerkleinert werden müssen, regelt die Norm DIN 66399 mit ihren Sicherheitsstufen; die empfohlene Stufe je Dokumentart steht in der Tabelle oben.
Werden mehrere Jahrgänge gleichzeitig frei, kommen schnell einige Dutzend Ordner zusammen. Für diese Mengen ist die Aktenvernichtung durch einen Dienstleister meist die wirtschaftlichere Lösung; über akten-schredder.de erhalten Sie dafür Vergleichsangebote regionaler Anbieter.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten weiterhin zehn Jahre.
Gilt die Achtjahresfrist auch für Belege aus der Zeit vor 2025?
Ja. Sie gilt für alle Buchungsbelege, deren Frist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 EGHGB). Belege aus 2017 durften deshalb ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden, sofern keine Ablaufhemmung besteht.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung vom Januar und eine vom Dezember desselben Jahres haben also dasselbe Fristende.
Darf ich Unterlagen nach Fristablauf einfach behalten?
Unterlagen ohne Personenbezug ja. Enthalten sie personenbezogene Daten und gibt es keinen anderen Zweck mehr, müssen Sie sie nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO löschen beziehungsweise vernichten.
Was bedeutet Ablaufhemmung bei Aufbewahrungsfristen?
Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), etwa bei später Abgabe der Steuererklärung, laufender Außenprüfung oder offenem Einspruch.
Quellen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 169 AO – Festsetzungsfrist
- § 170 AO – Beginn der Festsetzungsfrist
- § 171 AO – Ablaufhemmung
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- Art. 97 § 19a EGAO – Aufbewahrungsfristen (Übergangsvorschrift)
- Art. 95 EGHGB – Übergangsvorschrift zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 323
- Art. 2 DSGVO – Sachlicher Anwendungsbereich
- Art. 4 DSGVO – Begriffsbestimmungen
- Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex
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