| Aufbewahrungsfrist | 8 Jahre |
|---|---|
| Fristbeginn | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist |
| Rechtsgrundlage | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Laufende Prüfungen oder offene Steuerbescheide abwarten, dann gesammelt vernichten lassen. Belege mit Namen (Reisekosten, Bewirtung) mindestens P-4. Ausnahme: Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiter 10 Jahre auf.
Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die eine Buchung begründen. Das Handelsgesetzbuch nennt sie „Belege für Buchungen“ in den Büchern (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB), die Abgabenordnung führt sie in § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Für sie gelten seit 2025 acht Jahre. Diese Seite behandelt die Belege neben der klassischen Rechnung.
Welche Belege gehören dazu?
| Beleg | Was dazugehört | Worauf achten |
|---|---|---|
| Quittung, Kleinbetragsrechnung | bar bezahlte Kleinbeträge, Tankbelege, Porto | meist Thermopapier, verblasst oft vor Fristende |
| Eigenbeleg | Ersatz, wenn kein Fremdbeleg zu bekommen ist, etwa Parkautomat | Datum, Betrag, Zweck, Unterschrift |
| Reisekostenabrechnung | mit Fahrkarten, Hotelrechnungen, Verpflegungspauschalen | enthält Namen der Reisenden |
| Bewirtungsbeleg | Gaststättenrechnung plus Angaben zu Anlass und Teilnehmern | Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, enthält Namen Dritter |
Eigene Seiten haben Rechnungen und Kassenbelege und Z-Bons, weil dort zusätzliche Regeln gelten. Nicht dazu gehören Angebote und Schriftverkehr (sechs Jahre) sowie Kassenbücher (zehn Jahre).
Wann darf ein Belegordner aus 2017 oder 2018 weg?
Ein Ordner mit Reisekostenbelegen aus 2017 wäre nach altem Recht bis zum 31. Dezember 2027 gebunden gewesen. Durch Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die Achtjahresfrist auch für ihn: Fristende 31. Dezember 2025, Vernichtung seit 1. Januar 2026 zulässig. Der Ordner 2018 folgt ab dem 1. Januar 2027.
Liegen in einem Ordner Belege neben Verträgen oder Kassenbuchblättern, richtet sich der ganze Ordner nach der längsten Frist, solange Sie ihn nicht aufteilen.
Wie oft verlängert eine Ablaufhemmung die acht Jahre?
Seltener als bei den kürzeren Fristen. Die Festsetzungsfrist beträgt meist vier Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO) und beginnt spätestens drei Jahre nach Ende des Entstehungsjahres der Steuer (§ 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO). Zusammen sind das höchstens sieben Jahre, also weniger als die Belegfrist. Länger bleiben Belege deshalb vor allem bei laufender Außenprüfung, Einspruch oder Klage gebunden (§ 171 AO).
Dürfen Sie Belege scannen und das Papier vernichten?
Ja, wenn die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt, während der Frist jederzeit verfügbar ist und maschinell ausgewertet werden kann (§ 147 Abs. 2 AO). Voraussetzung ist ein dokumentiertes Scanverfahren. Bei Thermopapier lohnt es sich, früh zu scannen: Ein unleserlicher Beleg gilt als fehlender Beleg.
Was gilt bei der Vernichtung?
Reisekosten- und Bewirtungsbelege enthalten Namen von Beschäftigten und Geschäftspartnern und damit personenbezogene Daten. Sammeln Sie die freien Jahrgänge einmal im Jahr und lassen Sie sie mit Nachweis vernichten, zum Beispiel über eine Aktenvernichtung mit Abholung.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Quittungen aufbewahren?
Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Eine Quittung von 2018 darf ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden.
Muss ich verblasste Kassenzettel noch aufbewahren?
Die Pflicht besteht weiter, nützt aber nichts, wenn der Beleg unleserlich ist. Scannen Sie Thermopapier deshalb zeitnah in einem dokumentierten Verfahren.
Quellen
- § 147 AO
- § 257 HGB
- § 169 AO – Festsetzungsfrist
- § 170 AO – Beginn der Festsetzungsfrist
- § 171 AO – Ablaufhemmung
- § 4 EStG – Gewinnbegriff (Bewirtungsaufwendungen)
- Art. 97 § 19a EGAO
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.