Steuerbescheide und Steuererklärungen aufbewahren

Aufbewahrungsfrist	6 Jahre
Fristbeginn	Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist
Rechtsgrundlage	§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO
Empfohlene Sicherheitsstufe	P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

Steuererklärungen und Steuerbescheide aus dem Jahr 2020: Die Frist von 6 Jahren beginnt am 31.12.2020 und endet am 31.12.2026; vernichten ab 1.1.2027. Ausnahmen wie die Ablaufhemmung stehen im Text.

Nach Ablauf der Frist: Nicht vor Ablauf der Festsetzungsfrist vernichten: Bescheide unter Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 AO) oder vorläufige Bescheide (§ 165 AO) können bis dahin noch geändert werden. Steuernummern und Einkommensdaten: P-4.

Steuererklärungen, Steueranmeldungen und Steuerbescheide sind im Unternehmen in der Regel sechs Jahre aufzubewahren. Sie werden im Gesetz nicht eigens genannt, sondern fallen unter die „sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“ (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO). Gerade bei dieser kurzen Frist verlängert die Ablaufhemmung die Aufbewahrung häufig.

Welche Unterlagen gehören dazu?

Unterlage	Frist
Steuererklärungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen mit Übermittlungsprotokoll	6 Jahre
Steuerbescheide, Einspruchsschreiben, Schriftverkehr mit dem Finanzamt	6 Jahre
Belege, die der Erklärung zugrunde liegen	8 Jahre (Buchungsbelege)
Jahresabschluss, der der Erklärung beigefügt ist	10 Jahre

Den Jahresabschluss behandelt die Seite zu Jahresabschlüssen und Inventaren. Welche Kopien die Steuerkanzlei selbst behält, steht bei den Handakten des Steuerberaters.

Warum reicht das Fristende oft nicht?

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die Festsetzungsfrist beträgt meist vier Jahre (§ 169 Abs. 2 AO) und beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Erklärung eingereicht wurde, spätestens drei Jahre nach Entstehung der Steuer (§ 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO). Gerechnet ab dem Steuerjahr sind das bis zu sieben Jahre. Unterlagen, die schon im Steuerjahr selbst entstehen, etwa Voranmeldungen, können deshalb länger gebunden sein als sechs Jahre.

Rechenbeispiel: Umsatzsteuer 2020

Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen 2020 sind 2020 entstanden: Frist bis 31. Dezember 2026, Vernichtung ab 1. Januar 2027. Wurde die Jahreserklärung 2020 im Jahr 2021 abgegeben, endet die Festsetzungsfrist am 31. Dezember 2025 – die Voranmeldungen sind also ab 2027 frei. Liegt dagegen gegen den Bescheid 2020 eine Klage beim Finanzgericht, läuft die Festsetzungsfrist nicht ab, bevor über sie unanfechtbar entschieden ist (§ 171 Abs. 3a AO), und die Unterlagen bleiben so lange im Haus.

Was bedeutet Bestandskraft – und reicht sie?

Ein Bescheid wird bestandskräftig, wenn die Einspruchsfrist von einem Monat nach Bekanntgabe verstrichen ist (§ 355 Abs. 1 AO). Das allein genügt nicht: Steht der Bescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 AO) oder ist er vorläufig (§ 165 AO), kann das Finanzamt ihn bis zum Ende der Festsetzungsfrist ändern. Prüfen Sie deshalb die Nebenbestimmungen auf der ersten Seite des Bescheids.

Privatpersonen haben keine gesetzliche Frist, außer bei Überschusseinkünften über 500.000 Euro im Jahr (§ 147a AO). Sinnvoll ist trotzdem, Erklärung und Bescheid bis zum Ende der Festsetzungsfrist zu behalten.

Was gilt bei der Vernichtung?

Steuerunterlagen enthalten Steuernummer, Einkommen und oft Familiendaten. Vernichten Sie sie nach Jahrgang und erst nach Rücksprache, ob Verfahren offen sind; größere Bestände übernimmt eine Aktenvernichtung.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Steuerbescheide aufbewahren?

Unternehmen in der Regel sechs Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Bescheid einging (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO), mindestens aber bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist. Privatpersonen haben keine gesetzliche Pflicht, sollten Bescheide aber ebenso lange behalten.

Darf ich Steuerunterlagen vernichten, sobald der Bescheid bestandskräftig ist?

Nicht immer. Steht der Bescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung oder ist er vorläufig, kann er bis zum Ende der Festsetzungsfrist geändert werden (§§ 164, 165 AO). Die Unterlagen bleiben dann gebunden.

Quellen

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.