Steuerberater bewahren ihre Handakten länger auf als Rechtsanwälte: zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag endete (§ 66 Abs. 1 StBerG). Das ist länger als die acht Jahre, die seit 2025 für Buchungsbelege gelten. Dazu kommen zwei Besonderheiten, die es in anderen Branchen so nicht gibt.
- Ein großer Teil des Papiers in der Kanzlei gehört nicht Ihnen, sondern den Mandanten. Diese Unterlagen werden zurückgegeben, nicht vernichtet.
- Wer einen Vernichtungsdienstleister beauftragt, muss ihn nach § 62a StBerG in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten, zusätzlich zum AV-Vertrag.
Die Übersicht zeigt alle Fristen, die in einer Steuerberatungskanzlei gelten, für die eigene Buchhaltung ebenso wie für die berufsrechtlichen Sonderfristen:
| Dokument | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn | Empfohlene Stufe |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG | Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. gebucht wurde | P-4 |
| Quittungen und Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist | P-4 |
| Kontoauszüge (Unternehmen) | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres des Auszugs | P-4 |
| Kassenbelege und Kassenberichte | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 146a AO; KassenSichV | Ende des Kalenderjahres der Buchung | P-3 |
| Handelsbücher und Journale | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung | P-4 |
| Jahresabschlüsse und Inventare | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der Aufstellung (§ 147 Abs. 4 AO) bzw. Feststellung (§ 257 Abs. 5 HGB) – liegen beide in verschiedenen Jahren, gilt das spätere | P-4 |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist | P-4 |
| Verträge und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder versandt wurde; bei Verträgen üblicherweise ab Vertragsende | P-4 |
| Lieferscheine | bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO | – | P-3 |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre (Lohnkonto) | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG; § 147 AO; § 28f SGB IV | Frist endet mit Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | P-4 |
| E-Mails und digitale Dokumente | 6 oder 8 Jahre – je nach Inhalt (Finanzsektor bis 10) | § 147 AO; § 257 HGB; GoBD | Ende des Kalenderjahres des Empfangs oder Versands (Handelsbrief) bzw. der Entstehung (Buchungsbeleg) | H-5 / E-4 |
| Handakten von Steuerberatern | 10 Jahre | § 66 Abs. 1 und 2 StBerG | Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde | P-5 |
| Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz | 5 Jahre, Vernichtung spätestens nach 10 Jahren | § 8 Abs. 4 GwG; Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 GwG | Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet (§ 10 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GwG); sonst Schluss des Kalenderjahres, in dem die Angabe festgestellt wurde | P-5 |
| Arbeitszeitnachweise | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG | MiLoG: ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt; ArbZG: nicht ausdrücklich geregelt | P-4 |
Was ist aufzubewahren, was zurückzugeben?
§ 66 StBerG unterscheidet zwischen der Handakte, die Ihre Arbeit dokumentiert, und den Dokumenten, die Sie vom Mandanten oder für ihn erhalten haben. Die Handakte muss „ein geordnetes und zutreffendes Bild“ über die Bearbeitung geben und ist zehn Jahre aufzubewahren. Die Dokumente des Mandanten sind ihm auf Verlangen herauszugeben (§ 66 Abs. 2 StBerG).
| Unterlagen | Was tun? | Grundlage |
|---|---|---|
| Handakte: Aufzeichnungen über die Bearbeitung des Auftrags | 10 Jahre ab Ende des Jahres der Auftragsbeendigung, danach vernichten | § 66 Abs. 1 StBerG |
| Originalbelege und Unterlagen des Mandanten | auf Verlangen herausgeben; ohne Verlangen 10 Jahre aufbewahren | § 66 Abs. 2 Satz 1 und 2 StBerG |
| dasselbe, wenn der Mandant zur Abholung aufgefordert wurde | Aufbewahrungspflicht entfällt, wenn er binnen sechs Monaten nach Zugang nicht abholt | § 66 Abs. 2 Satz 3 StBerG |
| Korrespondenz mit dem Mandanten, Dokumente, die er schon hat, interne Arbeitspapiere | keine Herausgabepflicht | § 66 Abs. 2 Satz 4 StBerG |
| Unterlagen zu Identifizierung und Risikobewertung nach dem Geldwäschegesetz | 5 Jahre, spätestens nach 10 Jahren vernichten | § 8 Abs. 4 GwG |
| Buchhaltung der eigenen Kanzlei | allgemeine Fristen: 10, 8 oder 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Die Ausnahmen in Absatz 2 Satz 4 betreffen nur die Herausgabe. Sie verkürzen nicht die Aufbewahrung der Handakte nach Absatz 1.
Die Details stehen auf den Seiten zu Handakten von Steuerberatern und zu Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz.
Mandantenbelege: zurückgeben statt vernichten
Die sauberste Lösung ist die Rückgabe bei Mandatsende. Wer einen Mandanten schriftlich zur Abholung auffordert und den Zugang dokumentiert, ist nach sechs Monaten von der Aufbewahrungspflicht befreit. Ob Sie fremde Originale dann auch vernichten dürfen, ist eine eigene, zivilrechtliche Frage. Kündigen Sie die Vernichtung deshalb in der Aufforderung an.
Geldwäsche-Unterlagen: eine Frist nach oben
Steuerberater sind stets Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (§ 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG). Die Aufzeichnungen zur Identifizierung sind fünf Jahre aufzubewahren und „in jedem Fall“ spätestens nach zehn Jahren zu vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete. Hier ist die Vernichtung also Pflicht, nicht nur erlaubt.
Welche Sicherheitsstufe und welcher Dienstleister?
Handakten enthalten Einkommens-, Vermögens- und oft Gesundheitsdaten der Mandanten und unterliegen dem Berufsgeheimnis. Für solche Unterlagen ist P-5 nach DIN 66399 die gängige Empfehlung, die Norm wird heute als ISO/IEC 21964 fortgeführt. Eine gesetzliche Pflicht zu einer bestimmten Stufe gibt es nicht. Für die eigene Kanzleibuchhaltung ohne Mandantenbezug genügt meist P-4.
Den Zugang zu Mandantengeheimnissen dürfen Sie einem Dienstleister nur eröffnen, soweit er für die Leistung erforderlich ist, und Sie müssen ihn sorgfältig auswählen (§ 62a Abs. 1 und 2 StBerG). Der Vertrag braucht Textform und muss drei Punkte enthalten (§ 62a Abs. 3 StBerG):
- die Verpflichtung zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen,
- die Pflicht, sich nur so weit Kenntnis zu verschaffen, wie es die Vertragserfüllung erfordert,
- die Festlegung, ob Subunternehmer eingesetzt werden dürfen; falls ja, muss der Dienstleister auch sie in Textform verpflichten.
Die Datenschutzvorschriften bleiben daneben bestehen (§ 62a Abs. 8 StBerG). Sie brauchen also zusätzlich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides lässt sich in einem Dokument regeln. Wird im Ausland vernichtet, muss der Geheimnisschutz dort vergleichbar sein (§ 62a Abs. 4 StBerG). Die Einwilligung des Mandanten brauchen Sie nur für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen (§ 62a Abs. 5 StBerG). Die gewöhnliche Aktenvernichtung für die ganze Kanzlei gehört nicht dazu.
Fehlt die Verpflichtung, droht Ihnen selbst Strafe, sobald eine mitwirkende Person ein Geheimnis offenbart (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Lassen Sie sich je Auftrag einen Vernichtungsnachweis geben.
Wann fällt in der Kanzlei Vernichtung an?
- Jahreswechsel: Am 1. Januar werden die Handakten der Mandate frei, die vor mehr als zehn Kalenderjahren endeten, sofern keine Haftungsfrage offen ist.
- Mandatsende: Belege zurückgeben, die Handakte auf Frist legen.
- Umzug oder Digitalisierung: abgelaufene Bestände vor dem Umzug aussortieren statt mitnehmen.
- Laufend: Fehldrucke, Belegkopien und Entwürfe mit Mandantendaten gehören in einen verschlossenen Sammelbehälter.
Kanzleiauflösung und Kanzleiübergabe
Stirbt eine Steuerberaterin oder erlischt die Bestellung, kann die Steuerberaterkammer einen Praxisabwickler bestellen, der die schwebenden Angelegenheiten zu Ende führt (§ 70 StBerG). Bei einer geplanten Aufgabe sollten Sie die Verwahrung der Handakten bis zum Fristende selbst regeln.
Bei einer Übergabe an einen Nachfolger dürfen Handakten wegen der Verschwiegenheitspflicht nicht ohne Weiteres mitgehen. Vernichtet wird auch hier nur, was seine Frist erreicht hat.
Wie bereiten Sie eine größere Vernichtung vor?
- Beendete Mandate mit Beendigungsjahr auflisten und die Zehnjahresgrenze ziehen.
- Mandantenoriginale aussortieren und zur Abholung auffordern.
- GwG-Unterlagen gesondert prüfen, weil hier die Zehnjahres-Höchstfrist gilt.
- Dienstleister nach § 62a StBerG verpflichten und den AV-Vertrag schließen.
- Den Vernichtungsnachweis zur Kanzleidokumentation nehmen.
Häufige Fragen
Wie lange muss ein Steuerberater Handakten aufbewahren?
Zehn Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 66 Abs. 1 StBerG). Für Rechtsanwälte gelten dagegen sechs Jahre (§ 50 Abs. 1 BRAO).
Muss ich Mandantenunterlagen nach Mandatsende zurückgeben?
Auf Verlangen ja (§ 66 Abs. 2 StBerG). Verlangt der Mandant nichts, sind die Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Die Pflicht entfällt, wenn Sie ihn zur Abholung aufgefordert haben und er binnen sechs Monaten nach Zugang nicht reagiert.
Was muss im Vertrag mit dem Aktenvernichter stehen?
Nach § 62a Abs. 3 StBerG in Textform: die Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die Strafbarkeit, die Beschränkung auf die nötige Kenntnis und eine Regel zu Subunternehmern. Zusätzlich ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig.
Wie lange dürfen Geldwäsche-Unterlagen aufbewahrt werden?
Mindestens fünf Jahre, und spätestens nach zehn Jahren müssen sie vernichtet werden (§ 8 Abs. 4 GwG). Die Frist beginnt in der Regel mit dem Ende des Jahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete.
Was passiert mit den Akten, wenn eine Kanzlei aufgelöst wird?
Die Aufbewahrungsfristen laufen weiter. Bei Tod oder Erlöschen der Bestellung kann die Kammer einen Praxisabwickler bestellen (§ 70 StBerG). Vernichtet werden darf nur, was seine Frist erreicht hat; der Rest muss sicher verwahrt werden.
Quellen
- § 66 StBerG – Handakten
- § 62a StBerG – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 57 StBerG – Allgemeine Berufspflichten (Verschwiegenheit)
- § 70 StBerG – Bestellung eines Praxisabwicklers
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen
- § 2 GwG – Verpflichtete
- § 8 GwG – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.