Aktenvernichtung beauftragen Sie in drei Schritten: Menge angeben, Sicherheitsstufe festlegen, Abholung oder Vernichtung vor Ort wählen. Mit der Anfrage unten erhalten Sie bis zu drei Angebote regionaler Fachbetriebe innerhalb von 24 Stunden – kostenlos und ohne Verpflichtung.
Wie läuft eine Aktenvernichtung ab?
- Anfrage und Angebot. Sie nennen Menge, Sicherheitsstufe und Postleitzahl. Das Angebot sollte Preis, Termin, Ort der Vernichtung und den Nachweis enthalten.
- Vorbereiten. Klären Sie, ob Ordner samt Mechanik angenommen werden. Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch läuft, sortieren Sie vorher aus.
- Übergabe. Die Unterlagen kommen in verschlossene Sicherheitsbehälter oder direkt ins Schredderfahrzeug. Ab der Übergabe muss die Kette geschlossen bleiben: keine offenen Kartons, keine ungesicherte Zwischenlagerung.
- Vernichtung. Im Werk oder vor Ort, in der vereinbarten Sicherheitsstufe.
- Nachweis. Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll. Bewahren Sie es auf: Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO müssen Sie nachweisen können, dass Sie Daten ordnungsgemäß behandelt haben.
Abholung ins Werk oder Vernichtung vor Ort – was passt?
| Abholung im Sicherheitsbehälter | Vernichtung vor Ort | |
|---|---|---|
| Ablauf | Behälter werden verschlossen abgeholt und im Werk vernichtet. | Ein Fahrzeug mit Schredderanlage vernichtet vor Ihrer Tür. |
| Kontrolle | über Behälterverschluss, Übergabeschein und Protokoll | Sie oder eine beauftragte Person sehen zu. |
| Geeignet für | größere Mengen, regelmäßige Leerung, Unterlagen mit normalem Schutzbedarf | Patienten- und Mandantenakten, Personalakten, interne Regeln, nach denen Unterlagen das Haus nicht verlassen |
| Zu klären | Wie lange stehen die Behälter im Werk bis zur Vernichtung, und wer hat Zugang? | Stellplatz und Zufahrt für das Fahrzeug; nicht jeder Betrieb bietet es an. |
Welche Preisunterschiede zwischen beiden Wegen üblich sind, zeigt die Seite Aktenvernichtung: Kosten.
Welche Sicherheitsstufe brauchen Ihre Akten?
Die Norm DIN 66399 teilt Papier in sieben Sicherheitsstufen, P-1 bis P-7. Je höher die Stufe, desto kleiner die Partikel. DIN hat die nationale Norm 2023 zurückgezogen; ihr Inhalt lebt in der internationalen Norm ISO/IEC 21964 weiter, und die Stufen sind im Markt unverändert gebräuchlich (BfDI).
| Stufe | Materialteilchen (Papier) | Typische Unterlagen | Schutzklasse |
|---|---|---|---|
| P-1 | Streifen ≤ 12 mm oder Partikel ≤ 2.000 mm² | allgemeine Unterlagen ohne Schutzbedarf | 1 |
| P-2 | Streifen ≤ 6 mm oder Partikel ≤ 800 mm² | interne Unterlagen, z. B. Mitteilungen | 1 |
| P-3 | Streifen ≤ 2 mm oder Partikel ≤ 320 mm² | vertrauliche Unterlagen, auch mit Personenbezug bei normalem Schutzbedarf | 1 / 2 |
| P-4 | Partikel ≤ 160 mm², Streifenbreite ≤ 6 mm | besonders sensible Daten, personenbezogene Daten mit erhöhtem Schutzbedarf | 2 / 3 |
| P-5 | Partikel ≤ 30 mm², Streifenbreite ≤ 2 mm | geheim zu haltende Unterlagen, Berufsgeheimnisse, Gesundheitsdaten | 3 |
| P-6 | Partikel ≤ 10 mm², Streifenbreite ≤ 1 mm | geheime Unterlagen mit außergewöhnlich hohen Sicherheitsvorkehrungen | 3 |
| P-7 | Partikel ≤ 5 mm², Streifenbreite ≤ 1 mm | streng geheime Unterlagen, höchste Sicherheitsanforderungen | 3 |
Ausgangspunkt ist der Schutzbedarf der Unterlagen. Personalakten, Kundenlisten und Rechnungen an Privatpersonen fallen typischerweise in Schutzklasse 2, für die die Norm die Stufen P-3 bis P-5 vorsieht. Patienten- und Mandantenakten werden wegen ihrer Sensibilität häufig Schutzklasse 3 zugeordnet; dort beginnt die Norm bei Stufe P-4. Die ausführliche Erklärung steht auf der Seite DIN 66399: Sicherheitsstufen erklärt.
Welchen Nachweis bekommen Sie?
Ein brauchbarer Vernichtungsnachweis enthält mindestens:
- Auftraggeber und ausführenden Betrieb
- Datum und Ort der Vernichtung
- Art und Menge des Materials
- Sicherheitsstufe und Verfahren (vor Ort oder im Werk)
- Unterschrift des verantwortlichen Mitarbeiters
Was darüber hinaus sinnvoll ist und wie lange Sie den Nachweis aufbewahren, steht auf der Seite Vernichtungsnachweis. Enthalten die Akten personenbezogene Daten, gehört zum Auftrag außerdem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO – die Datenschutzkonferenz nennt die Datenträgerentsorgung durch Dienstleister ausdrücklich als Beispiel.
Was sollten Sie vor der Anfrage bereitlegen?
Fünf Angaben machen Angebote vergleichbar und ersparen Rückfragen:
- Menge in einer Einheit, die Sie zählen können: Ordner, Umzugskartons, Rollcontainer oder Regalmeter. Gemischte Bestände beschreiben Sie grob.
- Inhalt der Unterlagen: Buchhaltung, Personal, Patienten, Mandanten. Daraus leitet sich die Sicherheitsstufe ab.
- Zugang: Etage, Aufzug, Keller, Stellplatz für ein Fahrzeug.
- Wunschzeitraum: fester Termin, etwa vor einem Umzug, oder flexibel.
- Turnus: einmalige Abholung oder regelmäßige Leerung.
Sie wissen, was weg soll? Starten Sie die Anfrage – die Betriebe melden sich innerhalb von 24 Stunden.
Häufige Fragen
Muss ich Ordner vor der Vernichtung ausheften?
Das hängt vom Betrieb ab. Fragen Sie im Angebot, ob Ordner samt Mechanik, Hängeregister und Klammern angenommen werden. Wenn ja, sparen Sie sich stundenlanges Ausheften.
Darf ich Akten mit personenbezogenen Daten ins Altpapier geben?
Nein. Als Verantwortlicher müssen Sie nach Art. 32 DSGVO angemessene Sicherheitsmaßnahmen treffen. Unterlagen im offenen Altpapier sind für Dritte zugänglich. Sie gehören in einen Aktenvernichter mit passender Sicherheitsstufe oder zu einem Fachbetrieb.
Kann ich bei der Vernichtung dabei sein?
Bei der Vernichtung vor Ort im Schredderfahrzeug ja, das ist ihr wesentlicher Vorteil. Bei der Abholung ins Werk bieten manche Betriebe an, dass Sie die Vernichtung dort begleiten – fragen Sie danach.
Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
In der Regel ja, wenn die Unterlagen personenbezogene Daten enthalten. Die Datenschutzkonferenz nennt die Datenträgerentsorgung durch Dienstleister ausdrücklich als Beispiel für eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Was passiert mit dem Papier nach der Vernichtung?
Das vernichtete Papier wird üblicherweise dem Papierrecycling zugeführt. Wenn Ihnen der Verbleib wichtig ist, lassen Sie ihn im Angebot beschreiben.
Quellen
- Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
- Datenschutzkonferenz: Kurzpapier Nr. 13 – Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO (Stand 17.12.2018), abgerufen am 18.09.2026
- BfDI: Vernichten von Datenträgern (DIN 66399 / ISO/IEC 21964), abgerufen am 18.09.2026
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.