Buchungsbelege Banken und Versicherungen: 10 Jahre

Aufbewahrungsfrist	10 Jahre
Fristbeginn	Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist
Rechtsgrundlage	§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB; § 147 Abs. 3 AO i. V. m. Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO
Empfohlene Sicherheitsstufe	P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

Buchungsbelege bei Banken und Versicherungen aus dem Jahr 2016: Die Frist von 10 Jahren beginnt am 31.12.2016 und endet am 31.12.2026; vernichten ab 1.1.2027. Ausnahmen wie die Ablaufhemmung stehen im Text.

Nach Ablauf der Frist: Die Verkürzung auf 8 Jahre durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV gilt für den Finanzsektor nicht – hier bleibt es bei 10 Jahren. Bankdaten mindestens P-4, mit Vernichtungsnachweis.

Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, beaufsichtigte Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf. Die Verkürzung auf acht Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz gilt für sie handelsrechtlich nicht (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB), steuerlich wenden sie § 147 Abs. 3 AO in der Fassung vom 31. Dezember 2024 an (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Welche Unternehmen fallen unter die Zehnjahresfrist?

Das Gesetz nennt drei Gruppen abschließend:

Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG, also Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute, einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG,
Unternehmen unter Versicherungsaufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG,
Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG.

Nicht genannt sind damit etwa Versicherungsvermittler, Finanzanlagenvermittler mit Gewerbeerlaubnis, Zahlungsinstitute nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz und konzerneigene Servicegesellschaften ohne eigene Erlaubnis. Für sie gilt nach dem Wortlaut die Achtjahresfrist.

Rechenbeispiel: Belege aus 2016 bei Bank und Handel

Beleg aus 2016	Frist	Fristende	Vernichtung ab
Handelsunternehmen	8 Jahre	31.12.2024	01.01.2025
Bank oder Versicherer	10 Jahre	31.12.2026	01.01.2027

Belege aus 2018 sind bei Instituten entsprechend bis zum 31. Dezember 2028 aufzubewahren. Wer 2025 im Zuge der allgemeinen Umstellung schon die Jahrgänge 2015 und 2016 vernichtet hat, sollte das bei einem Institut sofort prüfen lassen.

Zur Entstehungsgeschichte: Ursprünglich sah Art. 95 Satz 2 EGHGB für den Finanzsektor nur eine um ein Jahr verzögerte Umstellung vor; die heutige Fassung von § 257 Abs. 4 HGB schreibt die zehn Jahre dauerhaft fest.

Welche anderen Fristen laufen parallel?

Bücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte haben für alle Unternehmen zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs. Hinzu kommen Fristen aus dem Aufsichtsrecht, vor allem für Unterlagen zur Identifizierung von Kunden; sie sind auf der Seite zu Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz erläutert. Die Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO gilt auch hier.

Was gilt bei der Vernichtung?

Belege von Instituten enthalten Kontodaten, Vertragsnummern und Namen von Kunden. Vernichten Sie getrennt nach Jahrgang, dokumentieren Sie jeden Auftrag und vereinbaren Sie mit dem Dienstleister einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Was Institute sonst beachten, fasst die Branchenseite Banken und Versicherungen zusammen. Angebote für die Aktenvernichtung erhalten Sie über die Ausschreibung.

Häufige Fragen

Gilt die Achtjahresfrist für Banken?

Nein. Für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, beaufsichtigte Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren für Buchungsbelege (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Gilt die Zehnjahresfrist auch für Versicherungsmakler?

Nach dem Wortlaut nicht, denn Makler unterliegen nicht der Versicherungsaufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG. Für sie gelten acht Jahre. Lassen Sie die Einordnung Ihres Unternehmens im Zweifel fachlich bestätigen.

Quellen

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.