| Aufbewahrungsfrist | 6 Jahre |
|---|---|
| Fristbeginn | Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde |
| Rechtsgrundlage | § 50 Abs. 1 BRAO |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-5 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Berufsgeheimnis (§ 203 StGB): Vernichtung nur durch einen verpflichteten Dienstleister mit AV-Vertrag, P-5 empfohlen.
Rechtsanwälte bewahren ihre Handakten sechs Jahre auf. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 50 Abs. 1 BRAO). Entscheidend ist also nicht das Datum der letzten Schriftsätze, sondern das Ende des Mandats.
Was ist die Handakte, was nicht?
Die Handakte muss ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung des Auftrags geben. Daneben regelt § 50 Abs. 2 BRAO die Dokumente, die Sie vom Mandanten oder für ihn erhalten haben: Sie sind herauszugeben, auf Verlangen jederzeit. Ohne Verlangen gilt für sie dieselbe Sechsjahresfrist, es sei denn, der Mandant wurde zur Abholung aufgefordert und hat binnen sechs Monaten nach Zugang nicht reagiert. Korrespondenz mit dem Mandanten und Dokumente, die er schon hat, sind von der Herausgabe ausgenommen.
Eigene Fristen haben Identifizierungsunterlagen bei geldwäscherelevanten Mandaten (Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz), die Rechnungen der Kanzlei (§ 147 AO) und notarielle Akten. Andere Aufbewahrungspflichten bleiben ausdrücklich unberührt (§ 50 Abs. 5 BRAO).
Wie berechnen Sie die Frist?
| Mandat beendet | Frist beginnt | aufbewahren bis | vernichten ab |
|---|---|---|---|
| 15. Oktober 2019 | 31. Dezember 2019 | 31. Dezember 2025 | 1. Januar 2026 |
| 3. Februar 2020 | 31. Dezember 2020 | 31. Dezember 2026 | 1. Januar 2027 |
Schwierig wird es bei Dauermandaten und ruhenden Verfahren. Ein Mandat, das nie ausdrücklich beendet wurde, setzt keine Frist in Gang. Dokumentieren Sie das Mandatsende deshalb schriftlich, etwa mit der Schlussrechnung.
Reichen sechs Jahre aus Haftungssicht?
Nicht immer. Regressansprüche gegen die Kanzlei verjähren ohne Rücksicht auf Kenntnis erst zehn Jahre nach ihrer Entstehung (§ 199 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 BGB). Wer bei riskanten Mandaten die Handakte länger behält, braucht dafür einen dokumentierten Grund, denn Mandantendaten dürfen nicht pauschal auf Vorrat gespeichert werden.
Die Sechsjahresfrist gilt in dieser Fassung seit der Reform des Berufsrechts.
Papier oder elektronisch?
Die Regeln gelten gleichermaßen für elektronisch geführte Handakten (§ 50 Abs. 4 BRAO). Nach Fristablauf gehören auch die Daten in der Kanzleisoftware, im beA-Export und in Sicherungen zur Löschung.
Was ist bei der Vernichtung zu beachten?
Der Dienstleister muss in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 43e Abs. 3 BRAO), zusätzlich zum AV-Vertrag. Für Handakten ist P-5 üblich. Sortieren Sie vor der Aktenvernichtung Originale des Mandanten aus. Zum Vergleich: Steuerberater bewahren ihre Handakten zehn Jahre auf.
Häufige Fragen
Wann darf ich eine Handakte aus einem 2020 beendeten Mandat vernichten?
Ab dem 1. Januar 2027. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2020 und endet sechs Jahre später (§ 50 Abs. 1 BRAO).
Muss ich Originalurkunden des Mandanten ebenfalls sechs Jahre aufbewahren?
Nur wenn der Mandant sie nicht herausverlangt und Sie ihn nicht erfolglos zur Abholung aufgefordert haben. Nach einer Aufforderung entfällt die Aufbewahrungspflicht, wenn er sie binnen sechs Monaten nach Zugang nicht abholt (§ 50 Abs. 2 Satz 3 BRAO).
Gilt § 50 BRAO auch für Notare?
Nein. Notarielle Akten richten sich nach der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse mit teils deutlich längeren Fristen.
Quellen
- § 50 BRAO – Handakten
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 199 BGB – Verjährungshöchstfristen
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.