Personalakten von Beamtinnen und Beamten

Aufbewahrungsfrist	5 Jahre nach Abschluss der Akte (Bund, Bayern; sonst Landesbeamtengesetz)
Fristbeginn	Abschluss der Akte, z. B. Ablauf des Jahres, in dem die Regelaltersgrenze erreicht wird (Ausscheiden ohne Versorgung), oder Ablauf des Todesjahres
Rechtsgrundlage	§ 113 BBG; Landesbeamtengesetze, z. B. Art. 110 BayBG; § 50 BeamtStG
Empfohlene Sicherheitsstufe	P-5 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

Anders als in der Privatwirtschaft ist die Aufbewahrung der Personalakte für Beamtinnen und Beamte gesetzlich geregelt. Im Bund gilt: fünf Jahre nach Abschluss der Akte (§ 113 Abs. 1 BBG). Der Abschluss ist kein Austrittsdatum, sondern hängt vom Versorgungsfall ab, und für Teilakten gelten eigene Fristen. Für Landes- und Kommunalbeamte gilt das jeweilige Landesbeamtengesetz; das Beamtenstatusgesetz regelt nur, dass eine Personalakte zu führen ist (§ 50 BeamtStG).

Wann ist die Akte abgeschlossen?

Fall	Akte abgeschlossen mit Ablauf
Ausscheiden ohne Versorgungsansprüche	des Jahres, in dem die Regelaltersgrenze erreicht wird
Tod ohne versorgungs- oder altersgeldberechtigte Hinterbliebene	des Todesjahres
Tod mit versorgungs- oder altersgeldberechtigten Hinterbliebenen	des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfällt

Wie rechnen Sie im Einzelfall?

• Ein Beamter wird 2012 auf eigenen Antrag entlassen und erreicht die Regelaltersgrenze 2029: Akte abgeschlossen Ende 2029, aufbewahren bis 31.12.2034, vernichten ab 01.01.2035.
• Eine Beamtin stirbt 2020 ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene: aufbewahren bis 31.12.2025, seit 01.01.2026 frei, nach Angebot an das Archiv.
• Beihilfevorgang, abgeschlossen 2021: fünf Jahre, zahlungsbegründende Unterlagen sechs Jahre (§ 113 Abs. 2 BBG), also bis 31.12.2026 bzw. 31.12.2027.
• Urlaubsunterlagen, Vorgang abgeschlossen 2022: drei Jahre, frei seit 01.01.2026.
• Versorgungsakten: zehn Jahre nach dem Jahr der letzten Versorgungszahlung, 30 Jahre, wenn der Anspruch wiederaufleben kann (§ 113 Abs. 3 BBG).

Was passiert nach Fristablauf?

Die Akte ist zu vernichten, sofern sie nicht vom Bundesarchiv oder einem Landesarchiv übernommen wird (§ 113 Abs. 4 BBG). Bieten Sie fällige Akten deshalb zuerst dem zuständigen Archiv an und vernichten Sie nur, was es nicht übernimmt. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung hervorgeht, sind schon vorher zurückzugeben oder zu vernichten, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr gebraucht werden (§ 113 Abs. 2 Satz 3 BBG).

Für wen gelten diese Regeln nicht?

Für Tarifbeschäftigte derselben Behörde gibt es keine Gesamtfrist; ihre Akten behandeln Sie wie in der Privatwirtschaft, siehe Personalakten. Nicht zur Personalakte gehören Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten (§ 106 Abs. 1 BBG). Bayern sieht in Art. 110 BayBG ebenfalls fünf Jahre vor; die übrigen Landesbeamtengesetze haben wir nicht einzeln geprüft.

Worauf achten Sie bei der Vernichtung?

Beamtenpersonalakten enthalten Beihilfe- und Gesundheitsdaten: Sicherheitsstufe P-5. Dokumentieren Sie je Akte das Archivangebot, die Entscheidung des Archivs und die Vernichtung, am besten mit einem Vernichtungsnachweis samt Aktenliste. Größere Bestände lassen sich über eine Aktenvernichtung abholen.

Häufige Fragen

Gilt die Fünfjahresfrist für alle Beamten?

Unmittelbar nur für Bundesbeamte (§ 113 BBG). Für Beamte der Länder und Kommunen gilt das jeweilige Landesbeamtengesetz; Bayern sieht in Art. 110 BayBG ebenfalls fünf Jahre vor.

Darf eine Behörde abgeschlossene Personalakten ohne Weiteres vernichten?

Erst nach Ablauf der Frist und nachdem sie dem zuständigen Archiv angeboten wurden. Übernimmt das Archiv die Akte nicht, ist sie zu vernichten.

Quellen

• § 113 BBG – Aufbewahrungsfrist
• Art. 110 BayBG – Aufbewahrung und Vernichtung von Personalakten
• § 50 BeamtStG – Personalakte
• § 106 BBG – Personalakte

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.