| Aufbewahrungsfrist | 8 Jahre |
|---|---|
| Fristbeginn | Ende des Kalenderjahres des Auszugs |
| Rechtsgrundlage | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Kontoauszüge enthalten Kontonummern und Zahlungspartner – immer mindestens P-4, nie ins Altpapier. Ausnahme: Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiter 10 Jahre auf.
Für Unternehmen sind Kontoauszüge Buchungsbelege: Jede Bankbuchung stützt sich auf den Auszug. Sie gelten deshalb acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Privatpersonen trifft in der Regel keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Wer muss Kontoauszüge aufbewahren?
| Kontoinhaber | Pflicht | Grundlage |
|---|---|---|
| Kaufleute, Gesellschaften | 8 Jahre für alle Auszüge des Geschäftskontos | § 147 AO, § 257 HGB |
| Freiberufler, Kleingewerbe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung | 8 Jahre für betrieblich genutzte Konten | § 147 AO |
| Privatpersonen mit Überschusseinkünften über 500.000 Euro im Jahr | 6 Jahre für Unterlagen zu diesen Einnahmen und Werbungskosten | § 147a AO |
| übrige Privatpersonen | keine gesetzliche Frist | – |
Die Schwelle in § 147a AO steigt am 1. Januar 2027 auf 750.000 Euro. Die Pflicht beginnt erst mit dem Jahr nach dem Überschreiten und endet nach fünf Jahren in Folge unterhalb der Schwelle. Wer ein Konto privat und geschäftlich mischt, muss die Auszüge dieses Kontos vollständig wie Geschäftsunterlagen behandeln. Ein getrenntes Geschäftskonto vereinfacht die spätere Vernichtung.
Privatpersonen sollten Auszüge trotzdem behalten, bis der Steuerbescheid für das Jahr endgültig ist. Wie lange das dauert, steht auf der Seite zu Steuererklärungen und Steuerbescheiden.
Rechenbeispiel: Welcher Auszug ist wann frei?
Alle Auszüge mit Datum im Jahr 2018 sind bis zum 31. Dezember 2026 aufzubewahren und ab dem 1. Januar 2027 frei. Achten Sie auf den Jahreswechsel: Ein Auszug vom 3. Januar 2019, der noch Buchungen aus dem Dezember 2018 enthält, ist ein Beleg aus 2019 und bleibt bis zum 31. Dezember 2027.
Wie bewahren Sie Online-Banking-Auszüge richtig auf?
Ein Auszug, den Sie elektronisch erhalten, ist im elektronischen Format das Original. Speichern Sie die Datei unverändert und auswertbar; ein Ausdruck ersetzt sie nicht (§ 147 Abs. 2 AO). Laden Sie die Auszüge regelmäßig herunter, denn das Postfach der Bank ist kein Archiv, das über acht Jahre verlässlich verfügbar ist.
Für Kreditinstitute selbst gelten bei eigenen Buchungsbelegen weiterhin zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).
Was müssen Sie bei der Vernichtung beachten?
Kontoauszüge zeigen IBAN, Zahlungspartner und oft Gehaltszahlungen an Beschäftigte. Nach Fristende sind sie als personenbezogene Daten zu vernichten, nicht zu horten; die Pflichten dazu erklärt der Beitrag zu DSGVO und Aktenvernichtung. Löschen Sie mit dem Papier auch die PDF-Kopien. Für größere Mengen eignet sich die Aktenvernichtung über einen Fachbetrieb.
Häufige Fragen
Muss ich private Kontoauszüge aufbewahren?
In der Regel nicht. Eine gesetzliche Pflicht besteht nur, wenn Ihre Überschusseinkünfte, etwa aus Vermietung oder Kapitalvermögen, mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen (§ 147a AO, ab 2027: 750.000 Euro). Sinnvoll ist, sie bis zum endgültigen Steuerbescheid zu behalten.
Darf ich Online-Kontoauszüge ausdrucken und die Datei löschen?
Als Unternehmen nein. Der elektronisch erhaltene Auszug ist das Original und muss als Datei unverändert und auswertbar aufbewahrt werden.
Wann darf ich Kontoauszüge von 2018 vernichten?
Ab dem 1. Januar 2027, sofern keine Außenprüfung, kein Einspruch und kein Klageverfahren für diese Jahre offen ist.
Quellen
- § 147 AO
- § 257 HGB
- § 147a AO – Aufbewahrung bestimmter Steuerpflichtiger
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.