Aktenvernichter kaufen: welche Sicherheitsstufe, welche Kennzahlen, ab wann Abholung

Für die meisten Käufer ist die Antwort kurz: Ein Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe P-4 reicht für Kontoauszüge, Rechnungen, Kunden- und Personalunterlagen. Wer Gesundheitsdaten oder Unterlagen mit Berufsgeheimnis vernichtet, braucht P-5. P-3 genügt nur für Papier ohne sensible Personendaten, P-6 und P-7 sind Sonderfälle für geheime Unterlagen.

Nach der Stufe entscheidet nicht der Kaufpreis, sondern ob das Gerät Ihre Menge schafft: Blatt pro Durchgang, Laufzeit bis zur Abkühlpause, Behältervolumen. Diese Seite nennt keine Modelle und keine Testsieger, denn wir haben keine Geräte getestet. Sie finden hier die Kriterien, mit denen Sie jedes Datenblatt selbst prüfen, und die Rechnung, ab welcher Menge ein eigenes Gerät teurer wird als eine Abholung.

Welche Sicherheitsstufe brauchen Sie?

Die Stufe gibt an, wie klein das Gerät Papier zerschneidet. Die sieben Stufen P-1 bis P-7 stammen aus der DIN 66399, die heute als ISO/IEC 21964 fortgeführt wird. Maßgeblich ist das sensibelste Blatt, das jemals durch das Gerät gehen soll, nicht der Durchschnitt.

Einsatz	Stufe	Worauf achten
Privathaushalt: Kontoauszüge, Steuerbescheide, Verträge	P-4	kleine Mengen: Blatt pro Durchgang wichtiger als Dauerlauf; Sicherheitsabschaltung, wenn Kinder im Haushalt leben
Privathaushalt: Werbepost, Notizen, Entwürfe	P-3	wer ohnehin Kontoauszüge vernichtet, kauft besser gleich P-4 statt zwei Geräte
Homeoffice mit Unterlagen des Arbeitgebers	Vorgabe des Arbeitgebers, meist P-4	vorher klären, ob Sie zu Hause überhaupt vernichten dürfen; leiser Betrieb in Wohnräumen
Büro mit Kunden-, Lieferanten- oder Personaldaten	P-4	Laufzeit bis zur Abkühlpause, Behältervolumen, klare Zuständigkeit für Leeren und Ölen
Arztpraxis, Kanzlei, Steuerbüro, Gesundheitsdaten	P-5	weniger Blatt pro Durchgang einplanen; ab regelmäßigen Mengen Abholung mit Nachweis durchrechnen
Verschlusssachen, außergewöhnlich schutzbedürftige Geheimnisse	P-6 oder P-7 nach Vorgabe	eigene Vorschriften; die Stufe auf dem Datenblatt allein genügt nicht

Wie verbindlich das ist, hängt davon ab, wer vernichtet. Für Privatpersonen gilt die DSGVO nicht, soweit sie Daten ausschließlich für persönliche oder familiäre Zwecke verarbeiten (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Unternehmen müssen dagegen angemessene technische Maßnahmen treffen (Art. 32 DSGVO). Das BSI setzt als Basis-Anforderung für Papier mindestens P-3 (IT-Grundschutz-Baustein CON.6, Anforderung A12), die gängige Empfehlung für personenbezogene Daten ist P-4. Für Berufsgeheimnisträger hält das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht einen Schredder mit P-5 für erforderlich, wenn die Schnipsel in den normalen Müll gehen (8. Tätigkeitsbericht 2017/18, Kap. 9.2).

Die Einzelheiten je Stufe:

• Aktenvernichter P-3: für wen die Stufe reicht, Streifen- oder Partikelschnitt
• Aktenvernichter P-4: der Standard für personenbezogene Daten, Partikelmaße nachrechnen
• Aktenvernichter P-5: Berufsgeheimnis und Gesundheitsdaten
• Aktenvernichter P-6 und P-7: Hochsicherheit und Verschlusssachen

In welcher Reihenfolge entscheiden Sie?

Wer mit dem Preis anfängt, landet beim falschen Gerät. Beantworten Sie die Fragen in dieser Reihenfolge, jede engt die nächste ein:

1. Was ist das sensibelste Blatt? Daraus folgt die Stufe. Sie gilt für alles, was durch das Gerät geht.
2. Wie viel fällt an, und wann? Zählen Sie eine Woche lang mit: Tagespost und Ablage getrennt. Ein Kilogramm sind etwa 200 Blatt.
3. Gibt es einen Altbestand? Wenn ja, planen Sie ihn getrennt. Das Gerät wird für den Alltag gekauft, nicht für den Kellerfund.
4. Wer bedient das Gerät, und wo steht es? Davon hängen Lautstärke, Behältergröße und Sicherheitsabschaltung ab.
5. Brauchen Sie einen Nachweis? Wenn Mandanten, Patienten oder ein Auftraggeber ihn verlangen, spricht das für eine Abholung, unabhängig von der Menge.

Erst wenn diese fünf Punkte feststehen, lohnt der Blick ins Datenblatt.

Wie lesen Sie das Datenblatt eines Aktenvernichters?

Datenblätter nennen oft den günstigsten Messwert. Die Tabelle zeigt, was eine Angabe bedeutet und welche Frage Sie dazu stellen sollten.

Angabe	Was sie bedeutet	Worauf Sie achten
Sicherheitsstufe	Stufe für Papier, etwa „P-4“	Steht nur „Partikelschnitt“ ohne Stufe da, ist nichts zugesichert. Nachfragen oder ein anderes Gerät wählen.
Partikelgröße	Maß der Schnipsel, etwa „4 × 40 mm“	Fläche ausrechnen und mit der Stufe vergleichen. Wie das geht, zeigt die Seite zu P-4.
Schnittleistung	Blatt pro Durchgang bei einer bestimmten Grammatur	Gilt der Wert für 70 g/m², schafft das Gerät bei üblichem 80-g-Papier weniger. Als Näherung rund ein Achtel abziehen.
Laufzeit / Abkühlzeit	Minuten bis zur Motorpause und Dauer der Pause	Für Tagespost unwichtig, für Ablagetage entscheidend. „Dauerlauf“ heißt: keine Zwangspause.
Behältervolumen	Liter im Auffangbehälter	Bestimmt, wie oft Sie leeren. Ein voller Behälter staut Schnipsel zurück ins Schneidwerk.
Einzugsbreite	Breite des Schlitzes in mm	A4 hochkant braucht mindestens 210 mm. Wer Endlospapier oder A4 quer vernichtet, braucht mehr.
Automatik-Einzug	Stapelfach, das selbsttätig einzieht	Die Stapelgröße ist nicht die Schnittleistung. Prüfen Sie, ob Klammern im Stapel erlaubt sind.
Lautstärke	Schalldruck in dB(A)	Werte nur vergleichen, wenn Messabstand und Messverfahren gleich sind.
CD- und Kartenschlitz	separater Einzug für CDs und Karten	Zählt nur mit eigener Stufe der Materialklasse O oder T, nicht mit der Papierstufe.

Die Näherung zur Grammatur beruht auf dem Verhältnis 70 zu 80: Ein 80-g-Blatt ist bei gleicher Papierart etwa ein Siebtel dicker. Den genauen Wert kennt nur der Hersteller. Wenn das Datenblatt beide Grammaturen nennt, rechnen Sie mit der Angabe für 80 g/m². Wie Sie aus Schnittleistung, Laufzeit und Tagesmenge den Durchsatz für ein Team errechnen, steht bei den Aktenvernichtern fürs Büro. Was für CDs und Bankkarten gilt, erklärt die Seite Aktenvernichter für CDs und Kreditkarten.

Welche Fehlkäufe sind typisch?

• Streifenschnitt für Personendaten. Streifen erreichen höchstens P-3. Für Kontoauszüge oder Kundendaten braucht es Partikelschnitt mit mindestens P-4.
• Blattzahl bei 70 g/m² gerechnet. Wer mit dem Werbewert plant, erlebt im Alltag Papierstaus, weil das Gerät bei 80-g-Papier weniger schafft.
• Tagesgerät für den Altbestand. Der Keller mit zehn Jahrgängen Buchhaltung überfordert jedes Gerät mit Abkühlpause. Altbestände gehören in eine einmalige Abholung.
• P-5 für alles. Wer nur Rechnungen und Kontoauszüge vernichtet, bezahlt mit weniger Blatt pro Durchgang für eine Sicherheit, die er nicht braucht.
• CD-Schlitz als Datenträgervernichtung verstanden. Festplatten, SSDs und USB-Sticks gehören nicht in einen Aktenvernichter.
• „Zerkleinert Heftklammern“ als Freibrief. Die Angabe gilt für einzelne Klammern, nicht für Ordnermechaniken, Büroklammern im Stapel oder Folien.
• Kein Platz für den Behälter. Ein Gerät, das unter dem Schreibtisch nicht aufgeht, wird nicht geleert und bald nicht mehr benutzt.

Wie pflegen Sie einen Aktenvernichter?

• Regelmäßig ölen. Hersteller empfehlen das Ölen des Schneidwerks in kurzen Abständen, etwa bei jedem Leeren des Behälters. Maßgeblich ist die Bedienungsanleitung Ihres Geräts.
• Kein Sprühöl. Hersteller warnen vor Aerosolöl auf Erdölbasis, weil es im heißen Schneidwerk eine Brandgefahr darstellt. Verwenden Sie das in der Anleitung genannte Schneidwerköl, meist auf Pflanzenölbasis.
• Nicht überladen. Lieber zwei kleine Stapel als einen großen. Überladung ist die häufigste Ursache für Stau und Motorabschaltung.
• Abkühlzeit einhalten. Schaltet der Motorschutz ab, braucht das Gerät die volle Pause.
• Stecker ziehen vor jedem Eingriff. Bevor Sie einen Stau lösen oder Schnipsel aus dem Schneidwerk holen, trennen Sie das Gerät vom Strom.

Ab wann ist Abholung günstiger als ein eigenes Gerät?

Die Rechnung kippt nicht beim Gerätepreis, sondern bei der Arbeitszeit am Gerät. Ein Blatt A4 mit 80 g/m² wiegt rund 5 Gramm, ein Kilogramm sind also etwa 200 Blatt. Nach unserer Rechnung ist ab etwa 20 Kilogramm Papier pro Woche, also rund 4.000 Blatt, eine regelmäßige Abholung günstiger als jedes Bürogerät. Stellen Sie Ihre Menge ein:

Nicht in der Rechnung: Ein eigenes Gerät erzeugt keinen Vernichtungsnachweis. Liegt Ihre Menge in der Nähe der Schwelle oder brauchen Sie einen Nachweis, vergleichen Sie auf der Seite Aktenvernichtung: Kosten und Preisfaktoren, was eine Abholung bei Ihrer Menge kostet.

Häufige Fragen

Welche Sicherheitsstufe sollte ein Aktenvernichter für zu Hause haben?

P-4. Damit können Sie Kontoauszüge, Steuerunterlagen und Verträge vernichten. P-3 genügt nur für Papier ohne sensible Angaben. Eine gesetzliche Vorgabe gibt es für Privathaushalte nicht.

Reicht ein Streifenschnitt-Aktenvernichter für Kontoauszüge?

Nein. Streifenschnitt erreicht höchstens P-3. Für Unterlagen mit Kontonummer, Unterschrift oder Einkommensangaben ist Partikelschnitt mit mindestens P-4 die gängige Empfehlung.

Wie oft muss ich einen Aktenvernichter ölen?

So oft, wie die Bedienungsanleitung vorgibt; Hersteller empfehlen häufig, bei jedem Leeren des Behälters zu ölen. Verwenden Sie kein Sprühöl auf Erdölbasis, es gilt im Schneidwerk als brandgefährlich.

Kann ein Aktenvernichter Festplatten oder USB-Sticks vernichten?

Nein. Bürogeräte schneiden Papier und höchstens CDs oder Karten. Festplatten, SSDs und USB-Sticks brauchen eigene Verfahren mit eigenen Sicherheitsstufen.

Ab welcher Menge lohnt sich kein eigener Aktenvernichter mehr?

Nach unserer Rechnung ab etwa 20 Kilogramm Papier pro Woche, rund 4.000 Blatt. Darüber ist eine regelmäßige Abholung günstiger, vor allem wegen der Arbeitszeit am Gerät.

Quellen

• TU Braunschweig, Stabsstelle Datenschutz: Datenträgervernichtung nach DIN 66399 (Dezember 2018)
• BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein CON.6 Löschen und Vernichten, Edition 2023
• BayLDA, 8. Tätigkeitsbericht 2017/18, Kap. 9.2 Entsorgung von Akten bei Berufsgeheimnisträgern
• Art. 2 DSGVO – Sachlicher Anwendungsbereich
• Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.