Verträge und Geschäftsbriefe

Aufbewahrungsfrist	6 Jahre
Fristbeginn	Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder versandt wurde; bei Verträgen üblicherweise ab Vertragsende
Rechtsgrundlage	§ 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO
Empfohlene Sicherheitsstufe	P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

Verträge und Geschäftsbriefe bewahren Sie sechs Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem das Schriftstück empfangen oder abgesandt wurde (§ 257 Abs. 4 und 5 HGB, § 147 Abs. 3 und 4 AO). Zwei Umstände verlängern die Frist in der Praxis regelmäßig: Der Vertrag dient als Buchungsbeleg, oder er wird noch für eine offene Steuerfestsetzung gebraucht.

Was zählt als Geschäftsbrief und was nicht?

Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB); die Abgabenordnung spricht von Geschäftsbriefen und erfasst damit auch Nichtkaufleute. Dazu gehören Auftragsbestätigungen, unterschriebene Verträge, Nachträge, Kündigungen und Reklamationen, egal ob sie per Post, Fax oder E-Mail kamen. Nicht dazu gehören Werbepost, interne Notizen und reine Terminabsprachen.

Wie rechnen Sie die Frist konkret aus?

Schriftstück	Fristbeginn	aufbewahren bis	vernichten ab
Auftragsbestätigung, empfangen am 14.05.2019	31.12.2019	31.12.2025	01.01.2026
Wartungsvertrag, unterschrieben 2016, gekündigt zum 31.12.2022	Praxis: 31.12.2022	31.12.2028	01.01.2029
derselbe Vertrag als Dauerbeleg für die Monatsraten (8 Jahre)	31.12.2022	31.12.2030	01.01.2031

Nach dem Wortlaut beginnt die Frist für den Wartungsvertrag schon Ende 2016. Solange er aber für die Besteuerung laufender Jahre von Bedeutung ist, läuft die Frist nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Deshalb rechnet die Praxis ab Vertragsende. Ersetzt der Vertrag die Rechnungen, etwa bei Miet- oder Leasingverträgen mit festen Monatsraten, ist er Buchungsbeleg: seit 2025 acht Jahre, im Finanzsektor weiterhin zehn (Art. 97 § 19a EGAO).

Wann müssen Sie länger aufbewahren?

• Offene Steuerfestsetzung oder laufende Außenprüfung: Die Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO geht jeder Fristberechnung vor.
• Beweis im Zivilrecht: Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre ab Jahresende (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB). Mängelansprüche bei Bauwerken verjähren aber erst fünf Jahre nach der Abnahme (§ 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB). Bei spät abgenommenen Bauleistungen kann das über die steuerliche Frist hinausgehen.
• Rechtsstreit: bis zum rechtskräftigen Abschluss.

Reicht der Scan?

Steuerlich ja: Geschäftsbriefe dürfen als bildlich übereinstimmende Wiedergabe aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO). Im Zivilprozess kann das unterschriebene Original als Beweis mehr wert sein als ein Scan. E-Mails mit Vertragsinhalt unterliegen denselben Fristen, siehe E-Mails und digitale Dokumente.

Worauf achten Sie bei der Vernichtung?

Verträge enthalten Konditionen, Bankverbindungen, Namen und Unterschriften. Sortieren Sie jahrgangsweise: Was Rechnungscharakter hat, folgt der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, der Rest den sechs Jahren. Fällige Ordner lassen Sie gesammelt über eine Aktenvernichtung abholen; Scan-Kopien löschen Sie zum selben Stichtag.

Häufige Fragen

Ab wann läuft die Frist bei einem Vertrag mit langer Laufzeit?

Nach dem Gesetzeswortlaut ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag empfangen oder abgesandt wurde. Weil ein laufender Vertrag aber für die Besteuerung jedes Jahres von Bedeutung ist, hemmt § 147 Abs. 3 Satz 5 AO den Ablauf. In der Praxis rechnen Sie deshalb sechs Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endete.

Wann gilt für einen Vertrag die Achtjahresfrist?

Wenn er als Buchungsbeleg dient, etwa weil er bei festen Monatsraten die Rechnung ersetzt. Seit 1. Januar 2025 beträgt die Frist für Buchungsbelege acht Jahre, bei Kreditinstituten, beaufsichtigten Versicherern und Wertpapierinstituten weiterhin zehn Jahre.

Muss ich E-Mails mit Vertragsbezug aufbewahren?

Ja, wenn sie inhaltlich Geschäftsbriefe sind, also etwa eine Bestellung, Auftragsbestätigung oder Kündigung enthalten. Die Form ist gleichgültig; es gelten dieselben sechs Jahre.

Quellen

• § 257 HGB
• § 147 AO
• § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist
• § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist
• § 634a BGB – Verjährung der Mängelansprüche
• Art. 97 § 19a EGAO – Übergangsregelung Aufbewahrungsfristen

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.