| Aufbewahrungsfrist | 5 Jahre, Vernichtung spätestens nach 10 Jahren |
|---|---|
| Fristbeginn | Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet (§ 10 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GwG); sonst Schluss des Kalenderjahres, in dem die Angabe festgestellt wurde |
| Rechtsgrundlage | § 8 Abs. 4 GwG; Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 GwG |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-5 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Eine der wenigen Fristen mit Vernichtungspflicht: Die Aufzeichnungen sind 'in jedem Fall' spätestens nach zehn Jahren zu vernichten, sofern kein anderes Gesetz eine längere Aufbewahrung verlangt (§ 8 Abs. 4 Satz 1 und 2 GwG). Ausweiskopien enthalten Lichtbild und Ausweisnummer: P-5 empfohlen.
Wer nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet ist, bewahrt seine Aufzeichnungen fünf Jahre auf und muss sie „in jedem Fall“ spätestens nach zehn Jahren vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG). Das ist die Besonderheit dieser Frist: Sie hat eine Obergrenze. Wer zu lange aufbewahrt, verstößt gegen das Gesetz.
Was zählt dazu?
- Angaben zu Vertragspartnern, für sie auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten, einschließlich der Ermittlung der Eigentums- und Kontrollstruktur (§ 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 a, Satz 2 GwG),
- Kopien oder Scans der vorgelegten Ausweise; dazu sind Verpflichtete berechtigt und verpflichtet (§ 8 Abs. 2 GwG), ebenso Video- und Tonaufzeichnungen einer Identifizierung,
- Informationen über Geschäftsbeziehungen und Transaktionsbelege, soweit sie für Untersuchungen nötig sein können,
- Durchführung und Ergebnis der Risikobewertung,
- Erwägungen und Begründung, warum ein Sachverhalt gemeldet wurde oder nicht (§ 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 GwG).
Verpflichtet sind unter anderem Banken, Versicherer, Steuerberater und, bei bestimmten Geschäften, Rechtsanwälte und Notare (§ 2 Abs. 1 GwG). Welche Pflichten Kreditinstitute zusätzlich treffen, steht auf der Seite Bank und Versicherung.
Wie berechnen Sie die Frist?
Bei einer Geschäftsbeziehung beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie endet; in den übrigen Fällen mit dem Schluss des Jahres, in dem die Angabe festgestellt wurde (§ 8 Abs. 4 Satz 3 und 4 GwG).
| Fall | aufbewahren bis | spätestens vernichten |
|---|---|---|
| Kundenbeziehung endet am 20. Juni 2020 | 31. Dezember 2025 | nach Ablauf von zehn Jahren, also bis 31. Dezember 2030 |
| einmalige Transaktion, Identifizierung im Mai 2019 | 31. Dezember 2024 | bis 31. Dezember 2029 |
Das Gesetz sagt nicht ausdrücklich, ab wann die zehn Jahre zählen. Eine längere Frist aus anderen Gesetzen geht den fünf Jahren vor. Wie sie sich zur Höchstgrenze verhält, wenn ein Beleg zugleich Buchungsbeleg ist, sollten Sie mit dem Geldwäschebeauftragten klären.
Was ändert sich ab dem 10. Juli 2027?
Dann gilt die EU-Geldwäscheverordnung unmittelbar (Verordnung (EU) 2024/1624). Nach deren Art. 77 sind die Unterlagen fünf Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung oder ab der gelegentlichen Transaktion aufzubewahren und personenbezogene Daten danach zu löschen; eine Verlängerung um höchstens fünf Jahre ist nur im Einzelfall vorgesehen. Die Frist knüpft dort an das Ereignis an, nicht an das Jahresende.
Was ist bei der Vernichtung zu beachten?
Ausweiskopien enthalten Lichtbild, Ausweisnummer und Anschrift: P-5 ist angemessen. Weil die Vernichtung hier Pflicht ist, gehört sie in einen festen Jahresturnus mit Nachweis; wie das mit dem Löschrecht der DSGVO zusammenhängt, erklärt die Seite DSGVO und Aktenvernichtung. Scans in Kundensystemen und E-Mail-Postfächern sind ebenfalls zu löschen. Angebote für die Aktenvernichtung holen Sie über die Plattform ein.
Häufige Fragen
Darf ich Geldwäsche-Unterlagen länger als zehn Jahre aufbewahren?
Nach § 8 Abs. 4 Satz 2 GwG nein: Die Aufzeichnungen sind in jedem Fall spätestens nach Ablauf von zehn Jahren zu vernichten. Ob eine längere Frist aus einem anderen Gesetz das überlagert, ist im Einzelfall zu prüfen.
Gilt die Frist auch für Ausweiskopien?
Ja. Kopien und Scans der zur Identifizierung vorgelegten Dokumente gelten als Aufzeichnung im Sinne des § 8 GwG und unterliegen derselben Frist.
Was gilt ab Juli 2027?
Ab dem 10. Juli 2027 gilt die EU-Verordnung 2024/1624 unmittelbar. Sie sieht fünf Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung vor und danach die Löschung personenbezogener Daten.
Quellen
- § 8 GwG – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
- § 2 GwG – Verpflichtete
- Verordnung (EU) 2024/1624 (AMLR), Art. 77
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.