Rechnungen

Aufbewahrungsfrist	8 Jahre
Fristbeginn	Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. gebucht wurde
Rechtsgrundlage	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG
Empfohlene Sicherheitsstufe	P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

Eingangs- und Ausgangsrechnungen bewahren Unternehmen seit 2025 acht Jahre auf. Dafür gibt es zwei Rechtsgrundlagen, die nebeneinander gelten: § 14b Abs. 1 UStG verlangt ein Doppel jeder selbst ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO erfasst Rechnungen als Buchungsbelege.

Was zählt als Rechnung – und was nicht?

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es heißt (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Dazu gehören auch Abschlagsrechnungen und Gutschriften.

Unterlage	Einordnung	Frist
Angebot, Auftragsbestätigung, Mahnung	Handels- oder Geschäftsbrief	6 Jahre
Lieferschein ohne Buchungsfunktion	endet mit Erhalt bzw. Versand der Rechnung	siehe Lieferscheine
Quittung, Kassenbon, Kleinbetragsrechnung	Buchungsbeleg	8 Jahre

Für Lieferscheine gilt die Sonderregel aus § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO; Details auf der Seite zu Lieferscheinen. Quittungen und bar bezahlte Kleinbeträge behandelt die Seite zu Quittungen und Buchungsbelegen.

Bis wann müssen Sie eine Rechnung aus 2018 aufbewahren?

Eine Ausgangsrechnung vom 14. November 2018 ist bis zum 31. Dezember 2026 aufzubewahren und darf ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden. Eine Rechnung vom Dezember 2017 ist schon seit dem 1. Januar 2026 frei – die Verkürzung gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO).

Ein Grenzfall ist die Rechnung vom 29. Dezember 2018, die erst im Januar 2019 eingeht und gebucht wird. Nach § 14b UStG zählt das Jahr der Ausstellung (2018), nach § 147 Abs. 4 AO das Jahr, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist. Sicher ist, das spätere Jahr anzusetzen: Vernichtung ab 1. Januar 2028.

Wann müssen Sie länger aufbewahren?

Die Frist läuft nicht ab, solange die Rechnung für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Praktisch sind das vor allem eine laufende Außenprüfung, ein Einspruch oder eine Klage (§ 171 Abs. 3a und 4 AO).

Privatpersonen ohne Unternehmen trifft keine achtjährige Pflicht. Eine Ausnahme regelt § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG: Rechnungen über Arbeiten an einem Grundstück, etwa vom Handwerker, sind zwei Jahre aufzubewahren.

Was gilt für E-Rechnungen und gescannte Rechnungen?

Rechnungen müssen über die gesamte Frist echt, unversehrt und lesbar bleiben (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG). Bei einer E-Rechnung im strukturierten Format (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG) ist der Datensatz selbst aufzubewahren, ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht allein genügt nicht. Papierrechnungen dürfen nach einem dokumentierten Scanverfahren vernichtet werden (§ 147 Abs. 2 AO).

Worauf achten Sie bei der Vernichtung?

Rechnungen tragen Namen, Anschriften und Bankverbindungen von Kunden und Lieferanten. Trennen Sie nach Jahrgang, ziehen Sie Rechnungen zu offenen Prüfungsfällen heraus und löschen Sie auch Scans und E-Rechnungsdaten desselben Jahrgangs. Für mehrere Ordner ist die Aktenvernichtung durch einen Dienstleister in der Regel die einfachere Lösung.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich eine Rechnung von 2018 aufbewahren?

Bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Sie sie vernichten, sofern keine Außenprüfung, kein Einspruch und kein Klageverfahren für die betroffenen Steuern offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Muss ich als Privatperson Handwerkerrechnungen aufbewahren?

Ja, zwei Jahre ab Ende des Jahres der Ausstellung, wenn die Leistung ein Grundstück betrifft (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Wer die Kosten steuerlich geltend macht, sollte sie bis zum endgültigen Steuerbescheid behalten.

Reicht ein PDF-Ausdruck einer E-Rechnung?

Nein. Bei einer E-Rechnung im strukturierten Format ist der elektronische Datensatz das Original und muss über die volle Frist unverändert und lesbar aufbewahrt werden.

Quellen

• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 171 AO – Ablaufhemmung
• Art. 97 § 19a EGAO – Aufbewahrungsfristen

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.