| Aufbewahrungsfrist | 6 Monate nach Absage |
|---|---|
| Fristbeginn | Zugang der Absage |
| Rechtsgrundlage | § 15 Abs. 4 AGG; § 61b ArbGG; Art. 17 DSGVO |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Die Frist ergibt sich aus der Frist für Entschädigungsansprüche (zwei Monate) plus Klagefrist (drei Monate) mit Puffer. Danach löschen und vernichten; länger nur mit Einwilligung (Talentpool).
Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber dürfen Sie so lange behalten, wie Sie sich gegen eine Klage wegen Benachteiligung verteidigen können müssen. Maßgeblich sind zwei Fristen: zwei Monate ab Zugang der Absage, um eine Entschädigung schriftlich geltend zu machen (§ 15 Abs. 4 AGG), und drei Monate ab dieser Geltendmachung für die Klage (§ 61b Abs. 1 ArbGG). Die üblichen sechs Monate sind ein Praxiswert mit Puffer, keine gesetzliche Frist.
Was zählt zu den Bewerbungsunterlagen?
Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Gesprächsnotizen, Bewertungsbögen, Testergebnisse und die Korrespondenz, auf Papier, im Bewerbermanagement und im Postfach. Die Frist gilt auch für interne Bewerbungen auf eine höhere Position, denn § 15 Abs. 4 AGG nennt den beruflichen Aufstieg ausdrücklich. Unterlagen eingestellter Bewerber wandern in die Personalakte und folgen deren Regeln.
Wie rechnen Sie die Frist?
| Schritt | Datum |
|---|---|
| Absage geht der Bewerberin zu | 14.03.2026 |
| letzter Tag für die schriftliche Geltendmachung (2 Monate) | 14.05.2026 |
| letzter Tag für die Klage bei Geltendmachung am 14.05.2026 (3 Monate) | 14.08.2026 |
| Vernichtung nach Praxiswert (6 Monate) | ab 15.09.2026 |
Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben. Versenden Sie Absagen so, dass Sie den Zugang belegen können, und notieren Sie das Datum im Bewerbermanagement.
Wann dürfen Sie länger aufbewahren?
- Geltendmachung oder Klage: Hat jemand Ansprüche angemeldet, bewahren Sie dessen Unterlagen bis zum Abschluss des Verfahrens auf.
- Talentpool: nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die jederzeit widerrufen werden kann.
- Tarifvertrag: § 15 Abs. 4 AGG lässt abweichende Fristen der Tarifvertragsparteien zu. Prüfen Sie, ob einer für Sie gilt.
Worauf achten Sie bei der Vernichtung?
Bewerbungsmappen enthalten Fotos, Geburtsdaten, Zeugnisse und manchmal Angaben zu Behinderung oder Gesundheit. Empfehlung: P-4, bei Gesundheitsangaben P-5. Legen Sie einen monatlichen Termin fest, an dem alle Bewerbungsrunden mit Absagedatum älter als sechs Monate bereinigt werden: Papier in den verschlossenen Sammelbehälter, digitale Kopien löschen. Wie Sie die Löschung dokumentieren, beschreibt die Seite DSGVO-konforme Aktenvernichtung; für laufende Mengen eignet sich eine regelmäßige Aktenvernichtung.
Häufige Fragen
Ist die Sechsmonatsfrist gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Gesetzlich geregelt sind nur die zwei Monate für die Geltendmachung (§ 15 Abs. 4 AGG) und die drei Monate für die Klage (§ 61b ArbGG). Sechs Monate decken beide mit Puffer für Postlauf und Zustellung ab.
Dürfen Bewerbungen für spätere Stellen gespeichert werden?
Nur mit Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers. Legen Sie fest, wie lange der Talentpool gilt, und löschen Sie bei Widerruf sofort.
Gilt die Frist auch für E-Mail-Bewerbungen?
Ja. Die Frist hängt am Inhalt, nicht an der Form: Postfach, Bewerbermanagement, Downloads und Ausdrucke werden zum selben Stichtag gelöscht.
Quellen
- § 15 AGG – Entschädigung und Schadensersatz
- § 61b ArbGG – Klage wegen Benachteiligung
- Art. 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.