In der Personalabteilung gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Die Personalakte ist ein Bündel aus Unterlagen mit eigenen Fristen: Lohnkonten bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung, Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre, Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten in der Praxis sechs Monate. Was keiner Frist mehr unterliegt und für keinen Zweck mehr gebraucht wird, müssen Sie löschen und vernichten (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Anders als in der Buchhaltung liegt das Risiko hier deshalb weniger im zu frühen als im zu langen Aufbewahren. Dazu kommen Gesundheitsdaten aus Krankmeldungen und dem Eingliederungsmanagement, die besonders geschützt sind. Sind Bestände fällig, können Sie über akten-schredder.de bis zu drei Angebote regionaler Fachbetriebe anfragen. Die Plattform vermittelt nur; vernichtet wird vom beauftragten Betrieb.
Die Tabelle zeigt die Fristen für Personalunterlagen zusammen mit den allgemeinen Fristen, die jedes Unternehmen betreffen.
| Dokument | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn | Empfohlene Stufe |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG | Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. gebucht wurde | P-4 |
| Quittungen und Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist | P-4 |
| Kontoauszüge (Unternehmen) | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres des Auszugs | P-4 |
| Kassenbelege und Kassenberichte | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 146a AO; KassenSichV | Ende des Kalenderjahres der Buchung | P-3 |
| Handelsbücher und Journale | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung | P-4 |
| Jahresabschlüsse und Inventare | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der Aufstellung (§ 147 Abs. 4 AO) bzw. Feststellung (§ 257 Abs. 5 HGB) – liegen beide in verschiedenen Jahren, gilt das spätere | P-4 |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist | P-4 |
| Verträge und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder versandt wurde; bei Verträgen üblicherweise ab Vertragsende | P-4 |
| Lieferscheine | bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO | – | P-3 |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre (Lohnkonto) | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG; § 147 AO; § 28f SGB IV | Frist endet mit Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | P-4 |
| Personalakten | keine Gesamtfrist; i. d. R. 3 Jahre nach Austritt | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und Art. 17 DSGVO; Einzelfristen je Unterlage | Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete | P-5 |
| Arbeitsverträge | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 und 4 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag entstanden ist; solange er für laufende Lohnabrechnungen und Festsetzungen gebraucht wird, praktisch erst ab Vertragsende | P-4 |
| Bewerbungsunterlagen | 6 Monate nach Absage | § 15 Abs. 4 AGG; § 61b ArbGG; Art. 17 DSGVO | Zugang der Absage | P-4 |
| E-Mails und digitale Dokumente | 6 oder 8 Jahre – je nach Inhalt (Finanzsektor bis 10) | § 147 AO; § 257 HGB; GoBD | Ende des Kalenderjahres des Empfangs oder Versands (Handelsbrief) bzw. der Entstehung (Buchungsbeleg) | H-5 / E-4 |
| Arbeitszeitnachweise | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG | MiLoG: ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt; ArbZG: nicht ausdrücklich geregelt | P-4 |
Wie lange dürfen Sie Bewerbungsunterlagen aufbewahren?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Die übliche Frist von sechs Monaten nach der Absage leitet sich aus dem Gleichbehandlungsrecht ab: Abgelehnte Bewerber müssen eine Entschädigung innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Ablehnung schriftlich geltend machen (§ 15 Abs. 4 AGG) und danach innerhalb von drei Monaten klagen (§ 61b Abs. 1 ArbGG). Solange diese Fristen laufen, dürfen Sie die Unterlagen zur Verteidigung behalten.
Die sechs Monate enthalten einen Puffer für Postlauf und Zustellung. Danach vernichten Sie die Papierunterlagen und löschen die Kopien im Bewerbermanagement und im E-Mail-Postfach. Länger dürfen Sie nur mit Einwilligung speichern, etwa für einen Talentpool. Mehr zur Frist für Bewerbungsunterlagen.
Was passiert mit der Personalakte nach dem Austritt?
Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine Frist. Nach dem Austritt zerfällt sie in Unterlagen mit eigenen Fristen und wird deshalb nicht an einem Tag, sondern in Etappen vernichtet:
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonto | bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
| Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise für die Sozialversicherung | bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die acht Stunden werktäglich übersteigt | mindestens zwei Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Arbeitszeitaufzeichnungen bei Minijobs und in Branchen nach § 2a SchwarzArbG | mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| übrige Unterlagen wie Zeugnisse, Abmahnungen, Beurteilungen | bis der Zweck entfällt; Praxiswert drei Jahre | Art. 17 DSGVO; § 195 BGB |
Die steuerliche und die sozialversicherungsrechtliche Frist für Lohnunterlagen laufen nebeneinander; maßgeblich ist die spätere. Wann die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung stattfand, steht im Prüfbescheid. Einzelheiten stehen auf den Seiten zu Lohnunterlagen, Arbeitsverträgen, Arbeitszeitnachweisen und zur Personalakte.
Die drei Jahre für die übrige Akte sind keine gesetzliche Frist, sondern ein verbreiteter Praxiswert, weil Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis in der Regel nach drei Jahren verjähren. Vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen können kürzer sein.
Auf welcher Rechtsgrundlage speichern Sie Beschäftigtendaten?
Lange galt § 26 Abs. 1 BDSG als zentrale Erlaubnis für Personaldaten. Der Europäische Gerichtshof hat 2023 zu einer gleich formulierten hessischen Vorschrift entschieden, dass eine nationale Regel nur dann Vorrang hat, wenn sie über die DSGVO hinaus besondere Schutzmaßnahmen für Beschäftigte enthält (EuGH, Urteil vom 30.03.2023, C-34/21). Das Bundesarbeitsgericht hat am 8. Mai 2025 daraus gefolgert, dass § 26 Abs. 1 BDSG unangewendet zu bleiben hat (BAG, 8 AZR 209/21).
Im Gesetz steht die Vorschrift unverändert, ein eigenes Beschäftigtendatengesetz gibt es bisher nicht. Stützen Sie Speicherung und Löschung deshalb direkt auf die DSGVO, also auf die Erfüllung des Arbeitsvertrags oder einer rechtlichen Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Entfällt der Zweck, greift die Löschpflicht; solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, ist sie ausgesetzt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
Wie gehen Sie mit Krankmeldungen und BEM-Unterlagen um?
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Gesetzlich Versicherte müssen ihrem Arbeitgeber seit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Regel keine Papierbescheinigung mehr vorlegen (§ 5 Abs. 1a EFZG). Papierbescheinigungen gibt es trotzdem weiter, etwa von privat Versicherten. Was davon nicht für die Entgeltabrechnung gebraucht wird, gehört nach Zweckfortfall vernichtet.
Das betriebliche Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX erzeugt besonders sensible Unterlagen: Gesprächsprotokolle, Angaben zu Einschränkungen, Stellungnahmen des Betriebsarztes. Das Gesetz verlangt, die betroffene Person vorab über Art und Umfang der erhobenen Daten zu informieren; eine Aufbewahrungsfrist nennt es nicht. Verbreitet ist, BEM-Unterlagen getrennt von der Personalakte zu führen und dort nur festzuhalten, dass ein BEM angeboten und durchgeführt wurde. Für Krankmeldungen und BEM-Akten empfiehlt sich Sicherheitsstufe P-5.
Was gehört in ein Löschkonzept für Personalunterlagen?
Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sollen Sie die vorgesehenen Löschfristen angeben, wenn möglich (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein Löschkonzept macht daraus einen wiederholbaren Ablauf:
- Dokumentarten erfassen: Bewerbungen, Verträge, Lohnunterlagen, Zeiterfassung, Krankmeldungen, BEM, Abmahnungen, Zeugnisse.
- Je Dokumentart Frist, Fristbeginn und Rechtsgrundlage festlegen.
- Feste Stichtage wählen, etwa Januar für Jahresfristen und monatlich für abgeschlossene Bewerbungsrunden.
- Fällige Unterlagen aus der Akte nehmen und nach Schutzbedarf trennen.
- Vernichten lassen und den Nachweis zur Löschdokumentation legen.
Für Papier und digitale Kopien muss dieselbe Frist gelten. Eine Akte, die im Schrank vernichtet, auf dem Laufwerk aber noch gespeichert ist, ist nicht gelöscht.
Welche Sicherheitsstufe und welchen Dienstleister brauchen Sie?
Die Sicherheitsstufen stammen aus der DIN 66399, die als ISO/IEC 21964 fortgeführt wird. Gesetzlich vorgeschrieben ist keine Stufe; unsere Empfehlung für Personalunterlagen:
| Unterlagen | Empfohlene Stufe |
|---|---|
| Bewerbungen, Arbeitsverträge, Lohnunterlagen, Zeiterfassung | P-4 |
| Personalakten mit Krankmeldungen, BEM-Unterlagen, Angaben zur Schwerbehinderung | P-5 |
| Festplatten (H) und SSDs (E) aus Personal- und Lohnsystemen | H-5 / E-4 |
Der Betrieb verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag. Sie brauchen deshalb einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Verlangen Sie zu jeder Abholung einen Vernichtungsnachweis mit Menge, Datum und Sicherheitsstufe und legen Sie ihn zur Löschdokumentation. Bei großen Beständen oder Akten der Geschäftsleitung kommt die Vernichtung vor Ort im Spezialfahrzeug in Betracht: Die Akten verlassen Ihr Gelände dann nur zerkleinert.
Wann fallen in der Personalabteilung Vernichtungen an?
- Jahreswechsel: Lohnkonten und Arbeitszeitnachweise ganzer Jahrgänge werden gleichzeitig frei.
- Nach jeder Stellenbesetzung: sechs Monate nach der letzten Absage die Unterlagen der Bewerbungsrunde.
- Austritte und Personalabbau: Akten ausgeschiedener Beschäftigter nach der Etappenregel oben sichten.
- Umstellung auf die digitale Personalakte: Papieroriginale nach dem Scannen, soweit kein Original mehr gebraucht wird.
- Umzug, Standortschließung, Betriebsübergang: Altbestände vor dem Transport bereinigen, statt sie mitzunehmen.
Häufige Fragen
Wie lange muss eine Personalakte nach dem Ausscheiden aufbewahrt werden?
Eine Frist für die ganze Akte gibt es nicht. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG), Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ende des Jahres nach der letzten Betriebsprüfung (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Für die übrigen Unterlagen gilt: vernichten, wenn der Zweck entfällt; in der Praxis nach drei Jahren.
Dürfen Bewerbungsunterlagen länger als sechs Monate gespeichert werden?
Nur mit Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers, etwa für einen Talentpool. Die sechs Monate decken die Fristen für Entschädigungsansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG (zwei Monate) und die Klagefrist nach § 61b ArbGG (drei Monate) ab.
Gilt § 26 BDSG noch?
Die Vorschrift steht unverändert im Gesetz. Das Bundesarbeitsgericht hat am 8. Mai 2025 aber entschieden, dass § 26 Abs. 1 BDSG nach dem EuGH-Urteil C-34/21 unangewendet bleiben muss (8 AZR 209/21). Rechtsgrundlage ist deshalb direkt Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Mindestens zwei Jahre. Das gilt für Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die acht Stunden werktäglich übersteigt (§ 16 Abs. 2 ArbZG), und für die Arbeitszeitaufzeichnungen bei Minijobs und in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
Welche Sicherheitsstufe brauchen Personalakten?
Gesetzlich ist keine Stufe vorgeschrieben. Empfehlenswert ist P-4 für Bewerbungen, Verträge und Lohnunterlagen und P-5 für Akten mit Gesundheitsangaben wie Krankmeldungen oder BEM-Unterlagen.
Quellen
- § 15 AGG – Entschädigung und Schadensersatz
- § 61b ArbGG – Klage wegen Benachteiligung
- § 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug
- § 28f SGB IV – Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung
- § 16 ArbZG – Aushang und Arbeitszeitnachweise
- § 17 MiLoG – Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
- § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist
- § 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
- EuGH, Urteil vom 30.03.2023, C-34/21 (Hauptpersonalrat der Lehrerinnen und Lehrer)
- BAG, Urteil vom 08.05.2025, 8 AZR 209/21
- § 5 EFZG – Anzeige- und Nachweispflichten
- § 167 SGB IX – Prävention, betriebliches Eingliederungsmanagement
- Art. 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
- Art. 9 DSGVO – Besondere Kategorien personenbezogener Daten
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung
- Art. 30 DSGVO – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.