Arbeitszeitnachweise

Aufbewahrungsfrist	mindestens 2 Jahre
Fristbeginn	MiLoG: ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt; ArbZG: nicht ausdrücklich geregelt
Rechtsgrundlage	§ 16 Abs. 2 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG
Empfohlene Sicherheitsstufe	P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

Arbeitszeitnachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. „Mindestens“ heißt: Eine Pflicht zur Vernichtung nach zwei Jahren folgt aus diesen Gesetzen nicht, wohl aber aus der DSGVO, sobald Sie die Aufzeichnungen nicht mehr brauchen. Zwei Vorschriften regeln die Frist, und sie erfassen unterschiedliche Aufzeichnungen:

Vorschrift	Was aufgezeichnet wird	für wen	Fristbeginn
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich; Verzeichnis der Beschäftigten, die in eine Verlängerung nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben	alle Arbeitnehmer	nicht geregelt
§ 17 Abs. 1 MiLoG	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit	Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung	ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt

Minijobs in Privathaushalten sind von der Pflicht nach dem MiLoG ausgenommen (§ 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG).

Und die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung?

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für diese allgemeinen Aufzeichnungen gibt es bisher nicht. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht elektronische Aufzeichnung und mindestens zwei Jahre Aufbewahrung vor; geltendes Recht ist das noch nicht. Wer die Gesamtarbeitszeit ohnehin erfasst, wendet am einfachsten auf alle Aufzeichnungen einheitlich zwei Jahre an.

Wie rechnen Sie die zwei Jahre?

Eine Minijobberin im Restaurant arbeitet am 15.09.2024. Die Aufzeichnung ist bis zum Ablauf des siebten Folgetages fällig, also bis 22.09.2024, und zwei Jahre ab dem maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren, je nach Lesart bis 15.09. oder 22.09.2026. Praktisch: Legen Sie Zeitnachweise monatsweise ab und vernichten Sie den September 2024 frühestens im Oktober 2026. Mehrarbeitsnachweise nach dem ArbZG aus 2024 vernichten Sie, vorsichtig ab Jahresende gerechnet, ab 01.01.2027.

Wann gilt eine längere Frist?

Dienen Stundenzettel als Grundlage der Abrechnung, etwa bei Stundenlohn, Zuschlägen oder bezahlten Überstunden, können sie zu den Lohnunterlagen gehören; dann gilt deren längere Frist. Läuft eine Prüfung durch den Zoll oder ein Streit über Überstunden, bleiben die betroffenen Zeiträume bis zum Abschluss. Zeiterfassungen, die in der Personalakte liegen, nehmen Sie dort gesondert heraus, denn sie werden früher frei als der Rest.

Was ist bei der Vernichtung zu beachten?

Zeiterfassungen verraten Namen, Anwesenheiten und Arbeitsmuster, mit Kürzeln für Krankheit auch Gesundheitsbezug. Empfehlung: P-4. Löschen Sie Terminal- und App-Daten zum selben Stichtag wie die Ausdrucke. Papierbestände mehrerer Standorte lassen sich über eine gesammelte Aktenvernichtung bündeln.

Häufige Fragen

Muss ich Stundenzettel nach zwei Jahren vernichten?

ArbZG und MiLoG setzen nur eine Mindestfrist. Die Löschpflicht ergibt sich aus der DSGVO, sobald Sie die Aufzeichnungen nicht mehr brauchen, etwa nicht mehr als Lohnunterlage oder in einem Streit über Überstunden.

Gilt die Zweijahresfrist für alle Beschäftigten?

§ 16 Abs. 2 ArbZG erfasst alle Arbeitnehmer, aber nur die Zeit über acht Stunden werktäglich. Die vollständige Aufzeichnung nach § 17 MiLoG gilt für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG, nicht aber für Minijobs in Privathaushalten.

Quellen

• § 16 ArbZG – Aushang und Arbeitszeitnachweise
• § 17 MiLoG – Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
• § 2a SchwarzArbG – Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.