Schulen und Behörden vernichten nach anderen Regeln als Unternehmen. Die Fristen stehen nicht im Handelsgesetzbuch, sondern in Schulordnungen und Beamtengesetzen der Länder, und sie unterscheiden sich erheblich: Das Schülerstammblatt ist in Bayern 50 Jahre aufzubewahren, in Nordrhein-Westfalen 20 Jahre. Vor der Vernichtung steht außerdem eine Pflicht, die es in der Privatwirtschaft nicht gibt: Die Unterlagen sind zuerst dem zuständigen Archiv anzubieten.
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Die Tabelle zeigt die Dokumentarten, die für Schulen und Verwaltungen hinterlegt sind. Bei Schülerakten nennt sie Beispiele; maßgeblich ist immer die Vorschrift Ihres Landes.
| Dokument | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn | Empfohlene Stufe |
|---|---|---|---|---|
| Lohnunterlagen | 6 Jahre (Lohnkonto) | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG; § 147 AO; § 28f SGB IV | Frist endet mit Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | P-4 |
| Arbeitszeitnachweise | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG | MiLoG: ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt; ArbZG: nicht ausdrücklich geregelt | P-4 |
| Schülerakten | je nach Land und Unterlage, z. B. Bayern 1 bis 50 Jahre, Nordrhein-Westfalen 5 bis 50 Jahre | Landesrecht, z. B. § 40 i. V. m. § 37 BaySchO; § 9 VO-DV I NRW | je nach Land: Bayern Ablauf des Schuljahres des Schulaustritts (Leistungsnachweise: Schuljahr der Anfertigung); NRW Ablauf des Kalenderjahres des Aktenabschlusses, nicht vor Ende der Schulpflicht | P-4 / P-5 |
| Personalakten von Beamtinnen und Beamten | 5 Jahre nach Abschluss der Akte (Bund, Bayern; sonst Landesbeamtengesetz) | § 113 BBG; Landesbeamtengesetze, z. B. Art. 110 BayBG; § 50 BeamtStG | Abschluss der Akte, z. B. Ablauf des Jahres, in dem die Regelaltersgrenze erreicht wird (Ausscheiden ohne Versorgung), oder Ablauf des Todesjahres | P-5 |
Fristen aus Handels- und Steuerrecht sind hier ausgeblendet, weil sie sich an Kaufleute und Steuerpflichtige richten. Für Kassen- und Rechnungsunterlagen öffentlicher Stellen gilt das Haushaltsrecht von Bund, Land oder Kommune.
Wie lange werden Schülerakten aufbewahrt?
Das regelt jedes Land selbst, meist in einer Verordnung zum Schulgesetz. Zwei Beispiele zeigen die Spannweite, Bayern nach § 40 BaySchO in Verbindung mit § 37 BaySchO und Nordrhein-Westfalen nach § 9 VO-DV I:
| Land | Unterlage | Frist | Fristbeginn |
|---|---|---|---|
| Bayern | Schülerstammblatt; Abschlusszeugnisse, Zeugnisse mit wichtigen Berechtigungen und Urkunden zur Berufsbezeichnung in Abschrift | 50 Jahre | Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt |
| Bayern | übrige Unterlagen der Schülerakte | 1 Jahr | wie oben |
| Bayern | Leistungsnachweise, auch Prüfungsarbeiten | 2 Jahre | Ablauf des Schuljahres, in dem sie angefertigt wurden |
| Nordrhein-Westfalen | Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen | 50 Jahre | Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akte abgeschlossen wurde, nicht vor Ende der Schulpflicht |
| Nordrhein-Westfalen | Schülerstammblätter | 20 Jahre | wie oben |
| Nordrhein-Westfalen | Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften, Unterlagen über die Klassenführung, Prüfungsakten | 10 Jahre | wie oben |
| Nordrhein-Westfalen | alle übrigen Daten | 5 Jahre | wie oben |
In Bayern ist eine längere Aufbewahrung zulässig, wenn sie für schulische Aufgaben erforderlich ist oder staatliche Schulen die Unterlagen an das Staatsarchiv übergeben wollen (§ 40 Abs. 4 BaySchO). Für alle anderen Länder gilt: Frist in der eigenen Schulverordnung nachschlagen, nicht aus einem anderen Land übernehmen, und gesondert klären, was für sonderpädagogische Gutachten und Förderunterlagen gilt. Mehr zu den Fristen für Schülerakten.
Wie lange bleiben Personalakten von Beamten aufbewahrt?
Für Landes- und Kommunalbeamte schreibt § 50 BeamtStG vor, dass eine Personalakte zu führen und vertraulich zu behandeln ist. Die Aufbewahrung regeln die Landesbeamtengesetze. In Bayern sind Personalakten nach ihrem Abschluss fünf Jahre aufzubewahren (Art. 110 BayBG); für Bundesbeamte gilt dieselbe Frist nach § 113 BBG.
Abgeschlossen ist die Akte nicht mit dem Ruhestand. Scheidet ein Bundesbeamter ohne Versorgungsanspruch aus, ist sie erst mit Ablauf des Jahres abgeschlossen, in dem er die Regelaltersgrenze erreicht (§ 113 Abs. 1 BBG). Für Teile der Akte gelten eigene Fristen: Beihilfe-, Krankheits- und Reisekostenunterlagen fünf Jahre, Urlaubsunterlagen drei Jahre, Versorgungsakten zehn Jahre nach der letzten Zahlung. Nach Fristablauf sind die Akten zu vernichten, sofern ein Archiv sie nicht übernimmt (§ 113 Abs. 4 BBG). Für tarifbeschäftigte Lehrkräfte und Verwaltungsangestellte gelten die arbeitsrechtlichen Regeln. Mehr zur Frist für Beamten-Personalakten.
Warum müssen Sie Unterlagen vor der Vernichtung dem Archiv anbieten?
Öffentliche Stellen dürfen Unterlagen, die sie nicht mehr brauchen, nicht einfach vernichten. Die Archivgesetze verpflichten sie, diese zuerst dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten; das Archiv entscheidet, was bleibenden Wert hat. Für Bundesbehörden steht das in § 5 BArchG, für staatliche Stellen in Bayern etwa in Art. 6 BayArchivG. Für Schulen in Nordrhein-Westfalen wiederholt § 9 VO-DV I die Pflicht ausdrücklich: Vernichtet werden darf nur, was das Archiv nicht übernimmt.
- Unterlagen mit abgelaufener Frist ermitteln und in einer Aussonderungsliste erfassen.
- Die Liste dem zuständigen Archiv anbieten.
- Entscheidung des Archivs abwarten und dokumentieren.
- Übernommene Unterlagen abgeben, die übrigen vernichten lassen.
- Den Vernichtungsnachweis zur Aussonderungsliste legen.
Planen Sie die Wartezeit ein. In Bayern entfällt die Pflicht zur weiteren Aufbewahrung, wenn das Staatsarchiv nicht innerhalb von sechs Monaten über die Übernahme entscheidet (Art. 6 BayArchivG).
Welches Datenschutzrecht gilt für Schulen und Behörden?
Die DSGVO gilt auch hier. Ergänzt wird sie aber nicht durch das Bundesdatenschutzgesetz, sondern durch das Datenschutzgesetz des Landes und die Datenschutzregeln im Schulrecht. Für öffentliche Stellen der Länder gilt das BDSG nur, soweit der Datenschutz nicht durch Landesgesetz geregelt ist und sie Bundesrecht ausführen oder als Organe der Rechtspflege tätig werden (§ 1 Abs. 1 BDSG).
Jede Behörde und öffentliche Stelle muss einen Datenschutzbeauftragten benennen (Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO); beziehen Sie ihn vor einer größeren Aussonderung ein. Mit dem Vernichtungsbetrieb schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Was gilt bei der Vergabe des Auftrags?
Öffentliche Auftraggeber dürfen nicht frei einkaufen. Welche Regeln gelten, hängt vom Auftragswert ab und davon, ob Bund, Land oder Kommune beauftragt. Liegt der Wert unter den EU-Schwellenwerten, gilt das Haushalts- und Vergaberecht des jeweiligen Auftraggebers.
Ein Beispiel für die Größenordnung: Der Bund darf Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer als Direktauftrag ohne Vergabeverfahren beschaffen, unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit; zwischen den beauftragten Unternehmen soll gewechselt werden (§ 55 Abs. 2 BHO). Länder und Kommunen setzen eigene Wertgrenzen.
Vergleichsangebote über akten-schredder.de können helfen, den Markt zu erkunden und die Wirtschaftlichkeit zu dokumentieren. Ein vorgeschriebenes Vergabeverfahren ersetzen sie nicht. Stimmen Sie das Vorgehen vor der Beauftragung mit Ihrer Vergabestelle ab.
Welche Sicherheitsstufe und welcher Nachweis?
Vorgeschrieben ist keine Stufe; die Stufen stammen aus der DIN 66399, fortgeführt als ISO/IEC 21964. Wir empfehlen P-4 für Schülerakten, Zeugnislisten und Personalakten, P-5 für Unterlagen mit Gesundheitsangaben, sonderpädagogischen Gutachten oder Beihilfeanträgen. Verlangen Sie zu jedem Auftrag einen Vernichtungsnachweis: Zusammen mit der Aussonderungsliste belegt er, dass angeboten, entschieden und vernichtet wurde. Sollen Personal- oder Disziplinarakten das Gebäude nicht unzerkleinert verlassen, beauftragen Sie die Vernichtung vor Ort.
Wann fallen in Schulen und Behörden Vernichtungen an?
- Schuljahresende: In Bayern laufen die Fristen nach Schuljahren; Leistungsnachweise werden zwei Schuljahre nach ihrer Anfertigung frei.
- Jahreswechsel: In Nordrhein-Westfalen laufen die Fristen nach Kalenderjahren.
- Schulschließung, Zusammenlegung, Sanierung: Bestände vor dem Umzug aussondern und das Archiv früh einbinden.
- Hardware-Tausch: Verwaltungsrechner, Schul-Notebooks und Tablets enthalten Schüler- und Personaldaten; die Datenträger gehören in dieselbe Anfrage.
- Aussonderung nach Aktenplan: In der Verwaltung zu festen Terminen, mit Anbietung an das Archiv.
Häufige Fragen
Wie lange muss eine Schule Schülerakten aufbewahren?
Das hängt vom Land ab. In Bayern gelten 50 Jahre für Schülerstammblatt und Abschlusszeugnisse, ein Jahr für die übrige Schülerakte und zwei Jahre für Leistungsnachweise (§ 40 BaySchO). In Nordrhein-Westfalen gelten 50 Jahre für Zeugniszweitschriften, 20 Jahre für Schülerstammblätter, 10 Jahre etwa für Prüfungsakten und 5 Jahre für übrige Daten (§ 9 VO-DV I).
Darf eine Schule Akten nach Fristablauf sofort vernichten?
Nein. Öffentliche Stellen müssen nicht mehr benötigte Unterlagen zuerst dem zuständigen Archiv anbieten. Vernichtet werden darf nur, was das Archiv nicht übernimmt, in Nordrhein-Westfalen ausdrücklich nach § 9 VO-DV I.
Gilt das Bundesdatenschutzgesetz für Schulen?
In der Regel nicht. Für öffentliche Stellen der Länder gilt neben der DSGVO das Landesdatenschutzgesetz und das Schulrecht. Das BDSG greift nur in den engen Fällen des § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG.
Muss eine Schule oder Behörde die Aktenvernichtung ausschreiben?
Das hängt vom Auftragswert und vom Haushaltsrecht des Auftraggebers ab. Der Bund erlaubt Direktaufträge bis 50.000 Euro netto (§ 55 Abs. 2 BHO); Länder und Kommunen haben eigene Wertgrenzen. Vergleichsangebote dokumentieren die Wirtschaftlichkeit, ersetzen aber kein vorgeschriebenes Verfahren.
Wie lange werden Personalakten von Beamten aufbewahrt?
Nach Bundesrecht und in Bayern fünf Jahre nach Abschluss der Akte (§ 113 BBG, Art. 110 BayBG). Abgeschlossen ist die Akte oft erst Jahre nach dem Ausscheiden, etwa mit Erreichen der Regelaltersgrenze oder nach Wegfall der Versorgungsansprüche.
Quellen
- § 40 BaySchO – Aufbewahrung
- § 37 BaySchO – Schülerunterlagen
- § 9 VO-DV I NRW – Aufbewahrung, Aussonderung, Löschung und Vernichtung (BASS 10-44 Nr. 2.1)
- § 50 BeamtStG – Personalakte
- § 113 BBG – Aufbewahrungsfrist
- Art. 110 BayBG – Aufbewahrung und Vernichtung von Personalakten
- § 5 BArchG – Anbietung und Abgabe von Unterlagen
- Art. 6 BayArchivG – Anbietungspflicht
- § 1 BDSG – Anwendungsbereich
- Art. 37 DSGVO – Benennung eines Datenschutzbeauftragten
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
- § 55 BHO – Öffentliche Ausschreibung
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.