| Aufbewahrungsfrist | bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung |
|---|---|
| Fristbeginn | – |
| Rechtsgrundlage | § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-3 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg (etwa weil die Rechnung auf ihn verweist), gilt die Frist für Buchungsbelege von 8 Jahren (im Finanzsektor 10).
Ein Lieferschein ohne Belegfunktion muss nur so lange aufbewahrt werden, bis die Rechnung da ist: Beim empfangenen endet die Frist mit dem Erhalt, beim abgesandten mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Die Regel gilt seit dem 1. Januar 2017 für alle Lieferscheine, deren alte Frist damals noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 1 Satz 2 EGAO). Entscheidend ist deshalb nur eine Frage: Ist Ihr Lieferschein Buchungsbeleg?
Wann ist ein Lieferschein Buchungsbeleg?
Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen; sie muss die übrigen Dokumente dann bezeichnen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Steht auf der Rechnung nur „Lieferung gemäß Lieferschein Nr. 4711“ statt Menge und Art der Ware, wird der Lieferschein Teil der Rechnung und damit Buchungsbeleg. Dasselbe gilt, wenn Sie Wareneingänge anhand des Lieferscheins buchen, etwa zum Jahresende vor Eingang der Rechnung.
Wie lange im konkreten Fall?
| Fall | Frist endet | vernichten ab |
|---|---|---|
| Empfangener Lieferschein vom 03.02.2026, Rechnung mit vollständiger Warenbeschreibung erhalten am 20.02.2026 | 20.02.2026 | nach Rechnungseingang |
| Abgesandter Lieferschein vom 10.03.2026, Rechnung versandt am 12.03.2026 | 12.03.2026 | nach Rechnungsversand |
| Rechnung vom 15.03.2026 verweist auf den Lieferschein (Buchungsbeleg, 8 Jahre) | 31.12.2034 | 01.01.2035 |
| Rechnung ist ausgeblieben | nicht beendet | nicht vernichten |
Kommt keine Rechnung, endet die Sonderfrist nicht; der Lieferschein bleibt ein aufbewahrungspflichtiger Geschäftsbrief.
Gibt es Gründe, trotzdem länger aufzubewahren?
Steuerlich greift auch hier die Ablaufhemmung: Solange eine Steuer, für die der Lieferschein von Bedeutung ist, noch festgesetzt werden kann, läuft die Frist nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Praktisch wichtiger ist das Handelsrecht: Wer Ware untersuchen und Mängel unverzüglich rügen muss (§ 377 HGB), braucht den quittierten Lieferschein als Nachweis über Zeitpunkt und Umfang der Lieferung. Lieferscheine zu strittigen Lieferungen bewahren Sie deshalb bis zur Klärung auf. Das ist eine betriebliche Entscheidung, keine gesetzliche Pflicht.
Wie ordnen und vernichten Sie Lieferscheine?
Häufiger Fehler: Lieferscheine landen jahrelang im selben Ordner wie die Rechnungen. Trennen Sie beim Ablegen, dann folgen die Rechnungen der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und die Lieferscheine können laufend raus. Kassenzettel und Quittungen behandeln Sie nach der Seite zu Quittungen und Belegen.
Lieferscheine tragen Adressen, Empfängernamen und Unterschriften. Bei Geschäftskunden reicht Sicherheitsstufe P-3; bei Lieferungen an Privatpersonen empfehlen wir P-4. Größere Altbestände lassen Sie über eine Aktenvernichtung abholen.
Häufige Fragen
Muss ich Lieferscheine noch jahrelang aufbewahren?
Nein. Lieferscheine ohne Belegfunktion dürfen Sie vernichten, sobald die Rechnung eingegangen oder versandt ist (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Nur Lieferscheine, die Buchungsbeleg sind, unterliegen der Frist für Buchungsbelege: seit 2025 acht Jahre, im Finanzsektor zehn.
Woran erkenne ich, dass mein Lieferschein Buchungsbeleg ist?
Wenn die Rechnung für Menge, Art oder Lieferdatum auf ihn verweist oder wenn Sie anhand des Lieferscheins gebucht haben. Enthält die Rechnung alle Angaben selbst, ist der Lieferschein kein Beleg.
Quellen
- § 147 AO
- Art. 97 § 19a EGAO – Übergangsregelung Aufbewahrungsfristen
- § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung
- § 377 HGB – Untersuchungs- und Rügepflicht
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.