E-Mails aufbewahren: 6, 8 oder 10 Jahre je nach Inhalt

Aufbewahrungsfrist	6 oder 8 Jahre – je nach Inhalt (Finanzsektor bis 10)
Fristbeginn	Ende des Kalenderjahres des Empfangs oder Versands (Handelsbrief) bzw. der Entstehung (Buchungsbeleg)
Rechtsgrundlage	§ 147 AO; § 257 HGB; GoBD
Empfohlene Sicherheitsstufe	H-5 / E-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

E-Mails und digitale Dokumente aus dem Jahr 2020: Die Frist von 6 Jahren beginnt am 31.12.2020 und endet am 31.12.2026; vernichten ab 1.1.2027. Ausnahmen wie die Ablaufhemmung stehen im Text.

Nach Ablauf der Frist: Maßgeblich ist der Inhalt, nicht das Medium: Eine E-Mail mit Rechnung ist ein Buchungsbeleg (8 Jahre, im Finanzsektor 10 Jahre), eine Geschäftskorrespondenz ein Handelsbrief (6 Jahre). Nach Ablauf die Datenträger physisch vernichten lassen – Löschen allein genügt bei ausgemusterter Hardware nicht.

Für E-Mails gibt es keine eigene Frist. Maßgeblich ist, was in ihnen steht: Das Handels- und Steuerrecht nennt Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen, gleich ob auf Papier oder elektronisch (§ 147 Abs. 1 und 3 AO, § 257 HGB). Eine E-Mail kann deshalb sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sein, oder gar nicht.

Welche Frist gilt für welche E-Mail?

Inhalt	Einordnung	Frist
Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Reklamation	Handels- oder Geschäftsbrief	6 Jahre
Rechnung im Anhang, Gutschrift	Buchungsbeleg	8 Jahre, bei Banken, Versicherern und Wertpapierinstituten 10 Jahre
Terminabstimmung, Newsletter, interne Rundmail ohne Geschäftsbezug	kein Handelsbrief	keine handels- oder steuerrechtliche Frist
Bewerbung, private Nachricht	personenbezogene Daten	löschen, sobald der Zweck entfällt

Dient die E-Mail nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung, muss nach Auffassung der Finanzverwaltung der Anhang aufbewahrt werden, die E-Mail selbst nicht. Eingehende elektronische Handelsbriefe und Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden; bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil (GoBD Rz. 119 und 131, Fassung vom 14.07.2025).

Wie berechnen Sie die Frist?

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Auftragsbestätigung per E-Mail vom 12. September 2019: aufbewahren bis 31. Dezember 2025, löschen ab 1. Januar 2026.
PDF-Rechnung vom November 2017: Nach altem Recht wäre sie bis Ende 2027 aufzubewahren gewesen. Weil diese Frist am 31. Dezember 2024 noch lief, gilt die neue Achtjahresfrist (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO): aufbewahren bis 31. Dezember 2025, löschen ab 1. Januar 2026. Für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren (Abs. 3).

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, etwa während einer Betriebsprüfung oder eines Einspruchs (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Worauf kommt es bei der Archivierung an?

Elektronische Unterlagen müssen während der ganzen Frist verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Ein Ausdruck ersetzt die elektronische E-Mail mit Rechnung deshalb nicht. Das Postfach eines Mitarbeiters ist kein Archiv: Wird es beim Austritt gelöscht, sind auch darin liegende Belege verloren.

Was ist bei der Vernichtung zu beachten?

Löschen im Mailprogramm entfernt die Daten nicht aus Sicherungen, Journalen und alten Servern. Ausgemusterte Festplatten, SSDs und Bänder aus Mailserver und Archiv sollten deshalb physisch vernichtet werden; angemessen sind H-5 für Festplatten und E-4 für SSDs. Angebote für die Datenträgervernichtung holen Sie über die Plattform ein. Zu den Einzelfristen: Rechnungen und Verträge und Geschäftsbriefe.

Häufige Fragen

Muss ich alle geschäftlichen E-Mails aufbewahren?

Nein. Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege sind oder sonst für die Besteuerung Bedeutung haben (§ 147 AO, § 257 HGB). Reine Terminabsprachen oder Werbung gehören nicht dazu.

Reicht es, E-Mails auszudrucken?

Für elektronisch empfangene Handelsbriefe und Belege nicht. Sie sind im Empfangsformat aufzubewahren und müssen maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD).

Gilt für E-Mails mit Rechnung noch die Zehnjahresfrist?

Seit 2025 grundsätzlich nicht mehr: Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Ausnahme sind Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute, für sie bleibt es bei zehn Jahren.

Quellen

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.