Kassenbelege und Kassenberichte

Aufbewahrungsfrist	8 Jahre
Fristbeginn	Ende des Kalenderjahres der Buchung
Rechtsgrundlage	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 146a AO; KassenSichV
Empfohlene Sicherheitsstufe	P-3 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

Z-Bons, Tagesendsummenbons und Kassenberichte sind Buchungsbelege und acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Das Kassenbuch und die im Kassensystem gespeicherten Einzelaufzeichnungen gehören dagegen zu den Büchern und Aufzeichnungen mit zehn Jahren. Wer eine Kasse führt, hat also zwei Fristen nebeneinander.

Welche Kassenunterlage hat welche Frist?

Unterlage	Einordnung	Frist
Z-Bon, Tagesendsummenbon	Buchungsbeleg	8 Jahre
Kassenbericht und Zählprotokoll der offenen Ladenkasse	Buchungsbeleg	8 Jahre
Kassenbuch	Buch bzw. Aufzeichnung (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)	10 Jahre
Einzelaufzeichnungen im Kassensystem einschließlich Daten der TSE	Aufzeichnungen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)	10 Jahre
Bedienungsanleitung, Programmier- und Änderungsprotokolle	Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)	10 Jahre

Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Elektronische Kassen müssen jeden Vorgang über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen (§ 146a Abs. 1 AO). Diese Daten dürfen während der Aufbewahrungsfrist nicht so verdichtet werden, dass sie unlesbar werden (§ 3 Abs. 4 KassenSichV). Mehr zu Büchern und Journalen steht auf der Seite zu Handelsbüchern.

Rechenbeispiel: Kasse 2018

Eine Bäckerei hat 2018 eine elektronische Kasse geführt. Die Z-Bons aus 2018 sind bis zum 31. Dezember 2026 aufzubewahren und ab dem 1. Januar 2027 frei. Das Kassenbuch und der Datenexport aus der Kasse für 2018 bleiben bis zum 31. Dezember 2028. Wer 2027 die Z-Bons vernichtet, muss die Kassendaten also noch zwei Jahre lesbar halten.

Was passiert beim Wechsel der Kasse?

Die alte Kasse darf erst aus dem Betrieb, wenn ihre Daten vollständig und auswertbar exportiert sind. Nach einem Systemwechsel genügt es, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch auf einem maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 Satz 6 AO). Bis dahin muss eine Auswertung möglich bleiben.

Was gilt bei Ablaufhemmung und Vernichtung?

Auch Kassenunterlagen bleiben länger gebunden, solange eine Festsetzungsfrist offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), etwa während einer Außenprüfung. Kassen-Nachschauen richten sich häufig gerade auf Kassendaten, deshalb gilt: im Zweifel vor der Vernichtung mit der Steuerberatung abstimmen.

Z-Bons ohne Personenbezug gelten als weniger schutzbedürftig. Kassenberichte mit Namen von Beschäftigten, Kartenzahlungsbelege und Ausdrucke mit Kundendaten behandeln Sie wie andere Belege. Z-Bons auf Thermopapier verblassen; scannen Sie sie in einem dokumentierten Verfahren, bevor sie unleserlich werden. Wie Sie verbleibende Buchungsbelege einordnen, erklärt die Seite zu Quittungen und Belegen. Für die Papierbestände eignet sich eine Aktenvernichtung mit Nachweis.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Z-Bons aufbewahren?

Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Z-Bon erstellt wurde. Z-Bons aus 2018 dürfen ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden, sofern keine Prüfung offen ist.

Hat das Kassenbuch dieselbe Frist wie Kassenbelege?

Nein. Das Kassenbuch ist ein Buch im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und muss zehn Jahre aufbewahrt werden, zwei Jahre länger als Z-Bons und Kassenberichte.

Quellen

• § 147 AO
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung
• § 146a AO – Elektronische Aufzeichnungssysteme
• § 3 KassenSichV – Speicherung der Grundaufzeichnungen

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.