| Aufbewahrungsfrist | 10 Jahre |
|---|---|
| Fristbeginn | Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung |
| Rechtsgrundlage | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Erst nach Ablauf der zehn Jahre und nur, wenn keine Prüfung mehr offen ist. Vertrauliche Geschäftszahlen: P-4.
Handelsbücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO). Die Verkürzung auf acht Jahre betrifft sie nicht. Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.
Was zählt zu den Handelsbüchern?
- Grundbuch bzw. Journal mit allen Buchungen in zeitlicher Reihenfolge,
- Hauptbuch mit den Sachkonten, Summen- und Saldenlisten,
- Nebenbücher wie Debitoren, Kreditoren und Anlagenbuchhaltung,
- Kassenbuch und andere steuerliche Aufzeichnungen,
- die zum Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, etwa Kontenplan, Buchungsanweisungen und Verfahrensdokumentation.
Nicht dazu gehören die Belege, auf denen die Buchungen beruhen (acht Jahre), und Geschäftsbriefe (sechs Jahre). Jahresabschlüsse haben ebenfalls zehn Jahre, aber eigene Regeln, siehe Jahresabschlüsse und Inventare.
Rechenbeispiel: Wann endet die Frist für das Hauptbuch 2016?
Entscheidend ist die letzte Eintragung, nicht das Geschäftsjahr (§ 147 Abs. 4 AO). Werden die Abschlussbuchungen für 2016 im April 2017 gemacht, beginnt die Frist am 31. Dezember 2017 und endet am 31. Dezember 2027. Vernichtet werden darf das Hauptbuch 2016 ab dem 1. Januar 2028, die Belege desselben Jahres waren dagegen schon ab 1. Januar 2025 frei.
Für die Verfahrensdokumentation zählt das Jahr, in dem sie zuletzt für Buchungen maßgeblich war. Ältere Fassungen gehören deshalb nicht mit dem Jahrgang ihrer Erstellung in die Vernichtung.
Was gilt für digitale Buchführung und Softwarewechsel?
Bücher dürfen auf Datenträgern geführt und aufbewahrt werden (§ 239 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 2 AO). Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt direkt auf die Daten zugreifen und eine maschinelle Auswertung verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Ein PDF-Export des Hauptbuchs reicht deshalb nicht.
Beim Wechsel der Buchhaltungssoftware hilft § 147 Abs. 6 Satz 6 AO: Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt ein maschinell auswertbarer Datenträger, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat. Wer 2020 umgestellt hat, braucht das Altsystem also ab dem 1. Januar 2026 nicht mehr lauffähig zu halten, muss die Daten aber bis zum Fristende auswertbar aufbewahren.
Was ist bei der Vernichtung zu beachten?
Auch bei Büchern verlängert eine offene Festsetzungsfrist die Aufbewahrung (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Handelsbücher liegen heute überwiegend auf Servern und Sicherungsbändern, dazu kommen alte Buchhaltungsrechner. Löschen Sie abgelaufene Jahrgänge dort gezielt; wie Sie mit digitalen Beständen verfahren, erklärt die Seite zu E-Mails und digitalen Dokumenten. Ausgemusterte Festplatten und Bänder übernimmt eine Datenträgervernichtung.
Häufige Fragen
Wann beginnt die Frist für ein Kassenbuch oder Hauptbuch?
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Späte Abschlussbuchungen im Folgejahr verschieben das Fristende um ein Jahr.
Muss ich nach einem Softwarewechsel das alte Programm behalten?
Nur bis zum Ende des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, sofern keine Außenprüfung begonnen hat. Danach reicht ein maschinell auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 Satz 6 AO).
Quellen
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.