In der Arztpraxis bestimmt nicht das Steuerrecht die längsten Fristen, sondern das Behandlungs- und Strahlenschutzrecht. Patientenakten sind zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren (§ 630f Abs. 3 BGB), Röntgenaufzeichnungen einer Strahlenbehandlung sogar 30 Jahre (§ 85 Abs. 2 StrlSchG). Und jede Vernichtung berührt die ärztliche Schweigepflicht: Wer einen Dienstleister beauftragt, muss dafür sorgen, dass dessen Personal schriftlich zur Geheimhaltung verpflichtet ist (§ 203 Abs. 4 StGB).
Hinzu kommt der Datenschutz. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Eine Panne bei der Entsorgung wiegt deshalb schwerer als bei gewöhnlichen Geschäftsunterlagen.
Die Übersicht zeigt alle Fristen, die in einer Arztpraxis gelten, von der Buchhaltung bis zu den ärztlichen Sonderfristen:
| Dokument | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn | Empfohlene Stufe |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG | Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. gebucht wurde | P-4 |
| Quittungen und Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist | P-4 |
| Kontoauszüge (Unternehmen) | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres des Auszugs | P-4 |
| Kassenbelege und Kassenberichte | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 146a AO; KassenSichV | Ende des Kalenderjahres der Buchung | P-3 |
| Handelsbücher und Journale | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung | P-4 |
| Jahresabschlüsse und Inventare | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der Aufstellung (§ 147 Abs. 4 AO) bzw. Feststellung (§ 257 Abs. 5 HGB) – liegen beide in verschiedenen Jahren, gilt das spätere | P-4 |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist | P-4 |
| Verträge und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder versandt wurde; bei Verträgen üblicherweise ab Vertragsende | P-4 |
| Lieferscheine | bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO | – | P-3 |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre (Lohnkonto) | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG; § 147 AO; § 28f SGB IV | Frist endet mit Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | P-4 |
| Patientenakten | 10 Jahre | § 630f Abs. 3 BGB; § 10 Abs. 3 MBO-Ä; § 12 MBO-Z; § 9 MBO der BPtK | Abschluss der Behandlung | P-5 |
| E-Mails und digitale Dokumente | 6 oder 8 Jahre – je nach Inhalt (Finanzsektor bis 10) | § 147 AO; § 257 HGB; GoBD | Ende des Kalenderjahres des Empfangs oder Versands (Handelsbrief) bzw. der Entstehung (Buchungsbeleg) | H-5 / E-4 |
| Röntgenaufnahmen und Strahlenschutz-Aufzeichnungen | 10 Jahre (Untersuchung Erwachsener), bis zum 28. Lebensjahr (Minderjährige), 30 Jahre (Behandlung) | § 85 Abs. 2 StrlSchG; § 127 StrlSchV | Im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt; in der Praxis ab Untersuchung bzw. Behandlung | P-5 |
| Betäubungsmittel-Dokumentation | 3 Jahre | § 8 Abs. 5 BtMVV; § 13 Abs. 3 BtMVV | Karteikarten, BtM-Bücher, EDV-Ausdrucke: ab der letzten Eintragung (§ 13 Abs. 3 BtMVV); Rezept Teil III: im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt | P-5 |
| Arbeitszeitnachweise | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG | MiLoG: ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt; ArbZG: nicht ausdrücklich geregelt | P-4 |
Welche Fristen gelten nur für Arztpraxen?
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Patientenakte (Behandlungsdokumentation, Arztbriefe, Befunde) | 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung | § 630f Abs. 3 BGB, § 10 Abs. 3 MBO-Ä |
| Röntgenbilder, digitale Bilddaten und Aufzeichnungen einer Untersuchung, volljährige Person | 10 Jahre | § 85 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 a StrlSchG |
| dasselbe bei einer minderjährigen Person | bis zum vollendeten 28. Lebensjahr | § 85 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 b StrlSchG |
| Aufzeichnungen und Bilddaten einer Strahlenbehandlung | 30 Jahre | § 85 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 StrlSchG |
| Betäubungsmittelrezept Teil III, fehlerhaft ausgefertigte BtM-Rezepte | 3 Jahre | § 8 Abs. 5 BtMVV |
| BtM-Karteikarten, BtM-Bücher, EDV-Ausdrucke für den Praxisbedarf | 3 Jahre ab der letzten Eintragung | § 13 Abs. 3 BtMVV |
| Dokumentation der Anwendung von Blutprodukten | 15 Jahre, Anwendungsdaten 30 Jahre | § 14 Abs. 3 TFG |
Die Einzelheiten stehen auf den Seiten zu Patientenakten, zu Röntgenaufnahmen und Strahlenschutz-Aufzeichnungen und zur Betäubungsmittel-Dokumentation. Für Röntgenunterlagen nennt das Gesetz keinen ausdrücklichen Fristbeginn.
Die zehn Jahre für Patientenakten sind eine Mindestfrist. Schadensersatzansprüche wegen einer Gesundheitsverletzung verjähren spätestens 30 Jahre nach dem schädigenden Ereignis (§ 199 Abs. 2 BGB). Wer einzelne Akten deshalb länger aufbewahrt, kann sich auf Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO stützen, muss den Grund aber je Fall benennen können. Pauschal alles 30 Jahre zu behalten, deckt diese Ausnahme nicht.
Bei Dauerpatienten beginnt die Frist erst mit dem Abschluss der Behandlung. Eine Akte, in der seit Jahren laufend dokumentiert wird, lässt sich deshalb nicht jahrgangsweise ausdünnen.
Was gilt für Zahnärzte und Psychotherapeuten?
Zahnärzte müssen ihre Dokumentation „mindestens zehn Jahre“ nach Abschluss der Behandlung aufbewahren (§ 12 MBO-Z). Für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten gilt dieselbe Zehnjahresfrist (§ 9 Abs. 3 MBO der BPtK), und § 24 Abs. 3 derselben Musterordnung schreibt ausdrücklich vor, die Dokumentation nach Fristablauf datenschutzgerecht zu vernichten. Die Musterberufsordnungen gelten nicht unmittelbar. Verbindlich ist die Berufsordnung Ihrer Landeskammer, die in Einzelheiten abweichen kann.
Welche Sicherheitsstufe brauchen Patientenunterlagen?
Für Gesundheitsdaten und andere Berufsgeheimnisse ist P-5 nach DIN 66399 die gängige Empfehlung. Die Norm wird inzwischen als ISO/IEC 21964 fortgeführt. P-5 ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht. Verbindlich ist nur, dass die Maßnahmen dem Risiko angemessen sind, und bei Patientendaten ist dieses Risiko hoch.
Nicht alles in einer Praxis ist Papier. Röntgenfilme, CDs mit Bilddaten und ausgemusterte Festplatten aus Praxisverwaltung und Bildarchiv gehören zu eigenen Materialklassen der Norm und brauchen andere Verfahren. Geben Sie in der Anfrage alle Materialarten an. Die Schweigepflicht erfasst Röntgenaufnahmen ausdrücklich (§ 9 Abs. 1 MBO-Ä).
Was muss der Vernichtungsdienstleister erfüllen?
Die Berufsordnung erlaubt es, Patientendaten gegenüber Dienstleistern zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Die mitwirkenden Personen müssen dann schriftlich zur Geheimhaltung verpflichtet werden, entweder von Ihnen selbst oder vom beauftragten Unternehmen (§ 9 Abs. 4 MBO-Ä). Unterbleibt diese Verpflichtung und offenbart eine der Personen ein Patientengeheimnis, machen Sie sich selbst strafbar (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Einer Einwilligung der Patienten bedarf es für die Vernichtung nicht (§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB).
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
- schriftliche Geheimhaltungsverpflichtung aller Beteiligten, einschließlich Fahrer und Subunternehmer
- vereinbarte Sicherheitsstufe je Materialart, bei Papier in der Regel P-5
- verschlossene Behälter und ein Transport ohne Zwischenlager
- ein Vernichtungsnachweis je Auftrag
Den Vertrag schließen Sie mit dem Fachbetrieb, der den Auftrag ausführt. akten-schredder.de vermittelt nur und vernichtet selbst nichts.
Wann fällt in der Praxis Vernichtung an?
Laufende Entsorgung
Fehldrucke, Laborausdrucke, Etiketten und Notizen mit Patientennamen entstehen täglich. Für diese Mengen ist ein verschlossener Sammelbehälter mit regelmäßiger Leerung üblich, nicht der Papierkorb.
Altbestand
Einmal im Jahr lohnt der Abgleich: Welche Akten haben ihre letzte Behandlung vor mehr als zehn Jahren? Sortieren Sie nach dem Datum des letzten Behandlungskontakts, nicht nach dem Anlagedatum der Akte.
Umzug und Digitalisierung
Ein Umzug ist ein guter Anlass, abgelaufene Akten gar nicht erst mitzunehmen. Ob Papierakten nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, ist eine eigene Frage: Der Beweiswert gescannter Dokumente hängt vom Verfahren ab.
Praxisaufgabe und Praxisübergabe
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Praxis. Nach der Aufgabe müssen Ärztinnen und Ärzte ihre Aufzeichnungen weiter aufbewahren oder dafür sorgen, dass sie in gehörige Obhut kommen (§ 10 Abs. 4 MBO-Ä). Übernimmt ein Nachfolger die Altakten, muss er sie unter Verschluss halten und darf sie nur mit Einwilligung der Patienten einsehen. Für Zahnärzte gilt dasselbe, ergänzt um die getrennte Verwahrung (§ 12 MBO-Z). Psychotherapeuten dürfen Unterlagen grundsätzlich nur mit schriftlicher Einwilligung an den Nachfolger übergeben (§ 24 Abs. 2 MBO der BPtK).
Für Röntgenunterlagen kann die Behörde bei Praxisaufgabe verlangen, dass sie bei einer von ihr bestimmten Stelle hinterlegt werden (§ 85 Abs. 2 Satz 2 StrlSchG). Stirbt die Praxisinhaberin, treffen die Pflichten die Erben nur mittelbar.
Praktisch heißt das: Bei einer Praxisaufgabe wird nur der Teil vernichtet, dessen Frist abgelaufen ist. Der Rest muss sicher verwahrt werden, bis auch er frei wird.
Wie bereiten Sie die Vernichtung vor?
- Akten nach dem Datum des letzten Behandlungskontakts sortieren und die Zehnjahresgrenze ziehen.
- Röntgen- und Strahlentherapie-Unterlagen, BtM-Dokumentation und Transfusionsdaten getrennt prüfen, weil andere Fristen gelten.
- Akten mit offenem Haftungsfall oder Rechtsstreit zurückhalten.
- Materialarten zählen: Papier, Filme, Datenträger.
- Dienstleister verpflichten, AV-Vertrag schließen, Nachweis ablegen.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Arztpraxen Patientenakten aufbewahren?
Zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit keine andere Vorschrift eine längere Frist vorsieht (§ 630f Abs. 3 BGB, § 10 Abs. 3 MBO-Ä). Längere Fristen gelten etwa für Röntgenunterlagen einer Strahlenbehandlung (30 Jahre) und für Transfusionsdaten.
Wie lange müssen Röntgenbilder aufbewahrt werden?
Bei Untersuchungen Erwachsener zehn Jahre, bei Minderjährigen bis zum vollendeten 28. Lebensjahr, bei Behandlungen 30 Jahre (§ 85 Abs. 2 StrlSchG). Das gilt auch für digitale Bilddaten und die zugehörigen Aufzeichnungen.
Brauche ich die Einwilligung meiner Patienten, um Akten extern vernichten zu lassen?
Nein. § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB erlaubt die Offenbarung gegenüber mitwirkenden Dienstleistern, soweit sie erforderlich ist. Sie müssen aber dafür sorgen, dass das eingesetzte Personal schriftlich zur Geheimhaltung verpflichtet ist, und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen.
Wer bewahrt die Patientenakten nach einer Praxisaufgabe auf?
Die Ärztin oder der Arzt selbst, oder sie müssen dafür sorgen, dass die Akten in gehörige Obhut kommen (§ 10 Abs. 4 MBO-Ä). Ein Nachfolger, der Altakten übernimmt, muss sie unter Verschluss halten und darf sie nur mit Einwilligung der Patienten einsehen.
Welche Sicherheitsstufe gilt für Patientenakten?
Gesetzlich ist keine Stufe vorgeschrieben. Für Gesundheitsdaten ist P-5 nach DIN 66399 (fortgeführt als ISO/IEC 21964) die gängige Empfehlung. Röntgenfilme und Datenträger brauchen eigene Verfahren.
Quellen
- § 630f BGB – Dokumentation der Behandlung
- § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist und Verjährungshöchstfristen
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen
- § 85 StrlSchG – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei der Anwendung am Menschen
- § 8 BtMVV – Betäubungsmittelrezept
- § 13 BtMVV – Nachweisführung
- § 14 TFG – Dokumentation, Datenschutz
- (Muster-)Berufsordnung für Ärztinnen und Ärzte, Fassung 130. Deutscher Ärztetag 2026, §§ 9, 10
- Musterberufsordnung der Bundeszahnärztekammer, § 12
- Muster-Berufsordnung der Bundespsychotherapeutenkammer, §§ 9, 24 (Stand 15.11.2025)
- Art. 9 DSGVO – Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung
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