Was Aktenvernichtung kostet, entscheiden vor allem vier Dinge: die Menge, die Sicherheitsstufe, das Verfahren (Abholung ins Werk oder Vernichtung vor Ort) und der Aufwand bei der Abholung. Die Preisspannen unten stammen aus Angaben regionaler Fachbetriebe. Ihren konkreten Preis erhalten Sie mit der Anfrage: bis zu drei Angebote innerhalb von 24 Stunden.
Welche Preise sind bei der Aktenvernichtung üblich?
| Menge | Richtpreis (netto) |
|---|---|
| 5 Aktenordner | 80 € – 115 € |
| 12 Aktenordner | 95 € – 140 € |
| 10 Umzugskartons (Büroumzug) | 210 € – 320 € |
| 1 Tonne 240 l, einmalig | 110 € – 165 € |
| 5 Regalmeter Altakten, P-5 | 200 € – 305 € |
| 20 Kartons, Vernichtung vor Ort | 475 € – 730 € |
Woher diese Zahlen stammen: Die Spannen sind vorläufige Richtwerte. Sobald die angeschlossenen Betriebe ihre Preise melden, ersetzen wir sie durch deren Angaben. Sie sind eine Orientierung, kein Angebot. Weicht ein Angebot deutlich von der Spanne ab, lohnt die Frage nach dem Grund – oft steckt eine Position dahinter, die in der Spanne nicht enthalten ist.
Wovon hängt der Preis ab?
| Preisfaktor | Was ihn treibt | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Menge | Anfahrt und Grundaufwand verteilen sich bei größeren Mengen auf mehr Material. | Bestände sammeln und in einem Termin abholen lassen statt in mehreren. |
| Sicherheitsstufe | Höhere Stufen erzeugen kleinere Partikel und brauchen mehr Maschinenzeit. | Stufe nach Inhalt wählen, nicht pauschal die höchste. |
| Vor Ort oder im Werk | Ein Fahrzeug mit Schredderanlage samt Personal steht für die Dauer der Vernichtung bei Ihnen. | Vor Ort nur dort wählen, wo Unterlagen das Haus nicht verlassen sollen. |
| Zugang | Etage ohne Aufzug, Keller, lange Tragewege, kein Stellplatz. | Zugang in der Anfrage beschreiben, Unterlagen möglichst ebenerdig bereitstellen. |
| Region und Anfahrt | Entfernung zwischen Betrieb und Abholort. | Betriebe aus Ihrer Region vergleichen. |
| Termin | Expressabholung, feste Uhrzeit, Samstag. | Mit Vorlauf planen, Zeitfenster statt Uhrzeit angeben. |
| Vorarbeiten | Ob Ordner samt Mechanik, Hängeregister und Klammern angenommen werden. | Vorher fragen – Ausheften kostet Sie eigene Arbeitszeit. |
| Zusatzleistungen | Tragen durch Personal, Behälterstellung vorab, erweitertes Protokoll. | Nur bestellen, was Sie brauchen. |
Wie viel Papier haben Sie? Mengen richtig angeben
Kaum jemand weiß, was seine Altakten wiegen, und das müssen Sie auch nicht wissen. Betriebe kalkulieren häufig nach Gewicht oder Behältervolumen; die Anfrage rechnet Ihre Angabe im Hintergrund um. Wichtig ist nur, dass Sie eine Einheit wählen, die Sie tatsächlich zählen können.
| Einheit | So zählen Sie | Typischer Fall |
|---|---|---|
| Aktenordner | Ordner im Regal zählen; angeben, ob sie komplett mitgehen oder ausgeheftet werden | Buchhaltung und Korrespondenz abgelaufener Jahrgänge |
| Umzugskarton | gefüllte Standardkartons zählen, egal ob loses Papier oder Hefter | Kellerbestände, Nachlass, Umzug |
| Rollcontainer | volle Rollcontainer oder Archivwagen zählen | Auflösung einer Abteilung |
| Regalmeter | laufende Meter gefüllten Regals, Fachboden für Fachboden | Archiv, Praxis- oder Kanzleiaufgabe |
Gemischte Bestände? Wählen Sie die Einheit, die den größten Teil ausmacht, und nennen Sie den Rest im Freitextfeld. Unsicher, ob die Schätzung stimmt? Schicken Sie dem Betrieb nach der Kontaktaufnahme ein Foto – das hilft ihm mehr als eine geschätzte Kilozahl.
Was bestimmt den Preis im Einzelfall? Drei Beispiele
Die folgenden Beispiele nennen bewusst keine Beträge. Sie zeigen, welche Faktoren in typischen Situationen den Ausschlag geben – den Betrag liefert die Preistabelle oben oder das Angebot.
Steuerbüro räumt abgelaufene Jahrgänge aus
Kartons mit Belegen im Keller, Mandantendaten. Preistreiber: die höhere Sicherheitsstufe für Mandantendaten und die Tragewege aus dem Keller. Stellschraube: alle abgelaufenen Jahrgänge in einem Termin, statt jedes Jahr einzeln. Wichtig vorher: Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, und nach Abs. 3 läuft sie nicht ab, solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch offen ist.
Arztpraxis wird aufgegeben
Patientenakten in Regalmetern, teils mit noch laufenden Aufbewahrungsfristen. Preistreiber: Vernichtung vor Ort und eine hohe Sicherheitsstufe. Stellschraube: sauber trennen, was vernichtet werden darf und was weiter aufbewahrt werden muss – beides gleichzeitig zu lösen spart einen zweiten Termin.
Büroumzug in einem Betrieb mit 20 Beschäftigten
Gemischte Bestände aus allen Abteilungen, fester Umzugstermin. Preistreiber: der feste Termin und die unsichere Menge. Stellschraube: Behälter einige Wochen vor dem Umzug stellen lassen und abteilungsweise befüllen – dann steht die Menge fest, bevor abgerechnet wird.
Welche Unterlagen Sie überhaupt vernichten dürfen, zeigt die Übersicht der Aufbewahrungsfristen. Welche Stufe Ihre Unterlagen brauchen, erklärt die Seite DIN 66399.
Ab wann lohnt sich die Abholung statt eines eigenen Aktenvernichters?
Für laufend anfallendes Papier stellt sich eine zweite Kostenfrage: eigener Aktenvernichter oder Abholung? Die Rechnung vergleicht Anschaffung, Arbeitszeit am Gerät und Abholpreis.
Bürogerät oder Abholung? Die Rechnung kippt nicht beim Gerätepreis, sondern bei der Arbeitszeit: Ordner leeren, Klammern entfernen, Blatt für Blatt einführen, Auffangbehälter leeren.
| Bürogerät P-4 | Regelmäßige Abholung | |
|---|---|---|
| Arbeitszeit pro Jahr | – | praktisch keine |
| Kosten pro Jahr | – | – |
Annahmen: 4 Minuten Arbeitszeit je kg bei 35 € Stundensatz, Gerät für diese Menge 800–1.500 € über 5 Jahre abgeschrieben, Abholung 14-täglich zu den Richtpreisen oben. Ab etwa 20 kg Papier pro Woche ist die Abholung günstiger.
Nicht in der Rechnung enthalten: Ein Bürogerät erzeugt keinen Vernichtungsnachweis. Bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten müssen Sie die ordnungsgemäße Vernichtung dann selbst dokumentieren, denn als Verantwortlicher tragen Sie nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO die Nachweislast.
Was muss ein Angebot enthalten, damit Sie vergleichen können?
- Gesamtpreis inklusive Anfahrt, Behälter und Mehrwertsteuer
- Sicherheitsstufe, schriftlich benannt
- Ort der Vernichtung: vor Ort oder im Werk
- Vernichtungsnachweis: im Preis enthalten oder nicht
- Termin oder Zeitfenster
- Abrechnung von Mehr- oder Mindermengen
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn personenbezogene Daten betroffen sind
Fehlt eine dieser Angaben, fragen Sie nach, bevor Sie Preise vergleichen. Sonst vergleichen Sie zwei verschiedene Leistungen. Zur Anfrage mit Preisspanne.
Häufige Fragen
Wird nach Gewicht oder nach Behälter abgerechnet?
Beides kommt vor. Manche Betriebe rechnen nach Kilogramm, andere pauschal je Behälter oder Leerung. Die Anfrage rechnet Ihre Mengenangabe um, damit die Angebote vergleichbar werden. Fragen Sie außerdem, wie Mehr- oder Mindermengen abgerechnet werden.
Warum unterscheiden sich Angebote für dieselbe Menge so stark?
Meist, weil sie nicht dieselbe Leistung beschreiben: andere Sicherheitsstufe, Vernichtung vor Ort statt im Werk, Anfahrt und Tragen inklusive oder extra, Nachweis im Preis oder gegen Aufpreis. Vergleichen Sie Position für Position, nicht nur den Endbetrag.
Lohnt sich eine Abholung schon bei wenigen Ordnern?
Bei sehr kleinen Mengen, etwa unter drei Ordnern, meist nicht. Dann sind die Selbstanlieferung beim Fachbetrieb oder ein Aktenvernichter mit passender Sicherheitsstufe die bessere Wahl. Die Anfrage weist Sie darauf hin, statt eine Anfrage zu erzeugen, auf die kein Betrieb sinnvoll anbieten kann.
Sind die Preisspannen netto oder brutto?
Netto: Alle Spannen auf akten-schredder.de verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer, weil sich das Angebot überwiegend an Unternehmen richtet. Im Angebot des Betriebs muss die Mehrwertsteuer ausgewiesen sein.
Kostet die Anfrage über akten-schredder.de etwas?
Nein. Die Anfrage ist für Sie kostenlos. Wir werden von den Anbietern bezahlt, die Ihre Anfrage erhalten.
Quellen
- Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.