Eine einmalige Abholung passt, wenn ein abgegrenzter Bestand weg soll: Altakten nach Fristablauf, Büroumzug, Praxis- oder Kanzleiaufgabe. Ein Rahmenvertrag mit Datenschutztonne passt, sobald laufend vertrauliches Papier anfällt. Dann sichert der verschlossene Behälter auch die Zeit zwischen dem Moment, in dem ein Blatt nicht mehr gebraucht wird, und seiner Vernichtung – die Lücke, in der Papier sonst auf Schreibtischen und in Kartons liegt.
Was unterscheidet Einzelabholung und Rahmenvertrag?
| Einmalige Abholung | Rahmenvertrag mit Datenschutztonne | |
|---|---|---|
| Anlass | abgegrenzter Bestand | laufend anfallendes Papier |
| Behälter | Sicherheitsbehälter für den Termin oder direkte Übergabe ans Fahrzeug | abschließbare Behälter dauerhaft bei Ihnen |
| Abrechnung | pro Auftrag nach Menge | häufig je Leerung, teils zuzüglich Behältermiete |
| Bindung | keine | Laufzeit und Kündigungsfrist |
| Nachweis | ein Protokoll pro Auftrag | je Leerung oder als Sammelnachweis |
| Aufwand bei Ihnen | einmal sortieren, bereitstellen | Einwerfen statt Sammeln; kein Zwischenlager im Büro |
Welche Lösung passt in Ihrer Situation?
| Situation | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Keller mit Altakten, deren Frist abgelaufen ist | einmalig | abgegrenzte Menge, danach fällt kaum Neues an |
| Büroumzug | einmalig, Behälter einige Wochen vorher stellen lassen | Abteilungen füllen die Behälter vor dem Umzug; die Menge steht fest, bevor abgerechnet wird |
| Praxis oder Kanzlei im laufenden Betrieb | regelmäßig | täglich Papier mit Berufsgeheimnissen; offene Sammelkartons sind ein Risiko |
| Personalabteilung | regelmäßig, Behälter in abschließbarem Raum | Bewerbungen und Personalunterlagen fallen laufend an |
| Jahresabschluss oder Saisonspitzen | Rahmenvertrag mit Leerung auf Abruf | kein fester Rhythmus nötig, aber schnelle Verfügbarkeit |
| Ein bis drei Personen, wenig Papier | eigener Aktenvernichter oder Selbstanlieferung | Eine Abholung lohnt sich erst ab einer gewissen Menge – siehe Rechnung unten |
| Behörde oder Schule | Rahmenvertrag | planbarer Bedarf; Vergaberecht beachten |
Bürogerät oder Abholung? Die Rechnung kippt nicht beim Gerätepreis, sondern bei der Arbeitszeit: Ordner leeren, Klammern entfernen, Blatt für Blatt einführen, Auffangbehälter leeren.
| Bürogerät P-4 | Regelmäßige Abholung | |
|---|---|---|
| Arbeitszeit pro Jahr | – | praktisch keine |
| Kosten pro Jahr | – | – |
Annahmen: 4 Minuten Arbeitszeit je kg bei 35 € Stundensatz, Gerät für diese Menge 800–1.500 € über 5 Jahre abgeschrieben, Abholung 14-täglich zu den Richtpreisen oben. Ab etwa 20 kg Papier pro Woche ist die Abholung günstiger.
Worauf sollten Sie beim Rahmenvertrag achten?
- Laufzeit und Kündigung: Wie lange sind Sie gebunden, verlängert sich der Vertrag automatisch?
- Leerungsrhythmus: fester Turnus, auf Abruf oder beides? Was kostet eine Zusatzleerung?
- Anzahl und Standort der Behälter: Ein Behälter je Etage oder Abteilung verhindert, dass wieder Sammelkartons entstehen.
- Fehlanfahrten: Was kostet es, wenn der Behälter zum Termin nicht zugänglich ist?
- Schlüssel und Verschluss: Wer hat Zugriff auf den Inhalt, und wie wird der Behälter beim Tausch versiegelt?
- Nachweis: je Leerung oder als Sammelnachweis, mit Datum, Menge und Sicherheitsstufe.
- Auftragsverarbeitung: Vertrag nach Art. 28 DSGVO als Teil des Rahmenvertrags. Worauf es dabei ankommt, erklärt die Seite Auftragsverarbeitung.
- Preisanpassung: Nach welcher Regel und mit welcher Ankündigungsfrist darf der Betrieb Preise erhöhen?
Wie legen Sie den richtigen Rhythmus fest?
Für Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht gibt der Kalender den Takt vor. Nach § 147 Abs. 4 AO und § 257 Abs. 5 HGB beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres. Ganze Jahrgänge werden deshalb zum Jahreswechsel gleichzeitig frei.
Für viele Betriebe ergibt sich daraus eine Kombination: Die Datenschutztonne übernimmt das laufende Papier, und einmal im Jahr, zu Jahresbeginn, folgt eine Einzelabholung für die freigewordenen Jahrgänge aus dem Archiv. Achtung: Steuerlich relevante Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, solange die Festsetzungsfrist für die betreffenden Steuern noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO).
Welche Frist für welche Unterlagen gilt, zeigt die Übersicht der Aufbewahrungsfristen. Für das laufende Papier gilt: Wer personenbezogene Daten bis zur Vernichtung offen lagert, erfüllt die Anforderungen an die Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO kaum.
Anfrage starten – wählen Sie im zweiten Schritt „einmalig“ oder „regelmäßig“.
Häufige Fragen
Was ist eine Datenschutztonne?
Ein abschließbarer Behälter mit Einwurfschlitz, den der Entsorger bei Ihnen aufstellt und in festem Rhythmus oder auf Abruf leert. Papier, das einmal eingeworfen ist, kommt ohne Schlüssel nicht mehr heraus.
Kann ich einen Rahmenvertrag mit Leerung auf Abruf abschließen?
Viele Betriebe bieten das an. Achten Sie darauf, ob pro Leerung eine Anfahrtspauschale anfällt und ob es eine Mindestzahl an Leerungen gibt.
Bekomme ich beim Rahmenvertrag für jede Leerung einen Nachweis?
Das sollte im Vertrag stehen. Manche Betriebe stellen einen Nachweis je Leerung aus, andere einen Sammelnachweis je Monat oder Quartal. Beides ist brauchbar, solange Datum, Menge und Sicherheitsstufe erkennbar sind.
Wir sind eine Behörde. Können wir über akten-schredder.de einen Rahmenvertrag vergeben?
Sie können Angebote zur Markterkundung einholen. Ob ein förmliches Vergabeverfahren nötig ist, richtet sich nach dem für Sie geltenden Vergaberecht und dem Auftragswert.
Quellen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
- Datenschutzkonferenz: Kurzpapier Nr. 13 – Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO (Stand 17.12.2018), abgerufen am 18.09.2026
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.