| Aufbewahrungsfrist | 10 Jahre |
|---|---|
| Fristbeginn | Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde |
| Rechtsgrundlage | § 66 Abs. 1 und 2 StBerG |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-5 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Mandantendokumente sind auf Verlangen herauszugeben; ohne Verlangen 10 Jahre aufbewahren, es sei denn, der Mandant wurde zur Abholung aufgefordert und hat sie binnen sechs Monaten nach Zugang nicht abgeholt (§ 66 Abs. 2 Satz 3 StBerG). Vernichtung nur durch einen nach § 62a StBerG verpflichteten Dienstleister mit AV-Vertrag, P-5 empfohlen.
Steuerberater müssen ihre Handakten zehn Jahre aufbewahren, gerechnet ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 66 Abs. 1 StBerG). Das ist länger als die Frist des Mandanten für seine eigenen Buchungsbelege (acht Jahre seit 2025) und länger als bei Rechtsanwälten (sechs Jahre).
Was gehört in die Handakte?
Die Handakte soll ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung des Auftrags geben: Auftrag und Vollmacht, Berechnungen, Erklärungsentwürfe, Bescheide mit Prüfvermerk, Einspruchsschreiben, Aktennotizen. Anders als die BRAO nennt § 66 Abs. 2 Satz 4 StBerG ausdrücklich die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere: Sie müssen nicht herausgegeben werden. Das sagt nichts darüber, wie lange sie aufzubewahren sind.
| Unterlage | Behandlung |
|---|---|
| Handakte über die Bearbeitung | 10 Jahre, dann vernichten |
| Originalbelege des Mandanten | herausgeben; ohne Verlangen ebenfalls 10 Jahre |
| dasselbe nach Aufforderung zur Abholung | Pflicht entfällt, wenn nicht binnen sechs Monaten nach Zugang abgeholt |
| Identifizierungsunterlagen nach GwG | eigene Frist, 5 Jahre, spätestens nach 10 Jahren vernichten |
Wie berechnen Sie die Frist?
Ein Mandat für die Einkommensteuererklärung 2014 endet mit dem letzten Bescheid im März 2016. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2016 und endet am 31. Dezember 2026. Vernichtet werden darf ab dem 1. Januar 2027. Ein Mandat, das 2015 endete, ist seit dem 1. Januar 2026 frei.
Bei Dauermandaten mit laufender Buchhaltung und jährlichen Abschlüssen ist unklar, ob jeder Jahresauftrag eine eigene Frist auslöst oder erst die Kündigung des Gesamtmandats. Wer nach Veranlagungsjahren ablegt, kann jahrgangsweise aussondern, wenn jedes Jahr als eigener Auftrag vereinbart ist.
Was ist mit den Belegen des Mandanten?
Hier liegt die häufigste Falle: Der Mandant selbst muss seine Belege seit 2025 nur noch acht Jahre aufbewahren, in Ihrer Kanzlei unterliegen dieselben Originale aber der Zehnjahresfrist, solange sie nicht zurückgegeben sind. Die Rückgabe bei Mandatsende mit dokumentierter Aufforderung ist deshalb die sauberste Lösung.
Papier oder elektronisch?
Die Regeln gelten entsprechend für elektronisch geführte Handakten (§ 66 Abs. 4 StBerG). DATEV-Bestände, Mandantenportale und Scans unterliegen derselben Frist wie Papier.
Was ist bei der Vernichtung zu beachten?
Den Dienstleister verpflichten Sie in Textform zur Verschwiegenheit (§ 62a Abs. 3 StBerG), daneben brauchen Sie einen AV-Vertrag. Für Handakten ist P-5 üblich. Die Jahreswende ist der natürliche Termin für die Aktenvernichtung. Alle Fristen einer Kanzlei im Überblick: Steuerberater.
Häufige Fragen
Warum bewahren Steuerberater länger auf als Rechtsanwälte?
Weil § 66 Abs. 1 StBerG zehn Jahre vorschreibt, § 50 Abs. 1 BRAO nur sechs. In beiden Fällen beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres, in dem der Auftrag beendet wurde.
Gilt die kürzere Achtjahresfrist für Buchungsbelege auch in der Kanzlei?
Nicht für Originale, die der Steuerberater für den Mandanten verwahrt. Für sie gilt ohne Herausgabeverlangen die Frist des § 66 StBerG. Die Kanzlei-eigene Buchhaltung folgt dagegen § 147 AO.
Quellen
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.