| Aufbewahrungsfrist | je nach Land und Unterlage, z. B. Bayern 1 bis 50 Jahre, Nordrhein-Westfalen 5 bis 50 Jahre |
|---|---|
| Fristbeginn | je nach Land: Bayern Ablauf des Schuljahres des Schulaustritts (Leistungsnachweise: Schuljahr der Anfertigung); NRW Ablauf des Kalenderjahres des Aktenabschlusses, nicht vor Ende der Schulpflicht |
| Rechtsgrundlage | Landesrecht, z. B. § 40 i. V. m. § 37 BaySchO; § 9 VO-DV I NRW |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-4 / P-5 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Vor der Vernichtung dem zuständigen Archiv anbieten (in NRW ausdrücklich § 9 VO-DV I). Schülerakten P-4, sonderpädagogische Gutachten und Unterlagen mit Gesundheitsangaben P-5.
Für Schülerakten gibt es keine bundesweite Frist. Jedes Land regelt sie in einer Verordnung zum Schulgesetz, und innerhalb einer Akte gelten oft mehrere Fristen nebeneinander. Die Beispiele auf dieser Seite beziehen sich auf Bayern und Nordrhein-Westfalen; für andere Länder schlagen Sie die eigene Schulordnung nach.
Was ist in Bayern Teil der Schülerakte?
§ 37 BaySchO zählt die Unterlagen einzeln auf, § 40 BaySchO ordnet ihnen Fristen zu:
| Unterlage | Frist | Beginn |
|---|---|---|
| Schülerstammblatt, Abschlusszeugnisse, Zeugnisse mit wichtigen Berechtigungen, Urkunden zur Berufsbezeichnung (jeweils Abschrift) | 50 Jahre | Ablauf des Schuljahres, in dem die Schule verlassen wird |
| sonstige Zeugnisse, Schullaufbahnbogen, Notenbögen, Förderunterlagen, sonderpädagogische Gutachten und übrige Unterlagen | 1 Jahr | wie oben |
| Leistungsnachweise | 2 Jahre | Ablauf des Schuljahres, in dem sie angefertigt wurden |
Auffällig: Sonderpädagogische Gutachten fallen in Bayern unter die Einjahresfrist. Länger aufbewahrt werden darf nur, wenn es im Einzelfall für schulische Aufgaben oder für die Übergabe an das Staatsarchiv erforderlich ist, und die Gründe sind zu dokumentieren (§ 40 Satz 4 und 5 BaySchO).
Wie rechnen Sie in Bayern?
Das Schuljahr endet am 31. Juli (Art. 5 Abs. 1 BayEUG). Ein Schüler verlässt die Schule im Juli 2025, also im Schuljahr 2024/25. Die übrigen Unterlagen der Akte sind bis 31. Juli 2026 aufzubewahren und ab 1. August 2026 frei, das Stammblatt bis 31. Juli 2075. Eine Schulaufgabe aus dem Schuljahr 2023/24 ist bis 31. Juli 2026 aufzubewahren, soweit sie nicht nach der Bewertung zurückgegeben wurde (§ 40 Satz 3 BaySchO).
Wie rechnen Sie in Nordrhein-Westfalen?
Nach § 9 VO-DV I laufen die Fristen nach Kalenderjahren: 50 Jahre für Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen, 20 Jahre für Schülerstammblätter, 10 Jahre für Zeugnislisten und Prüfungsakten, 5 Jahre für alles Übrige. Sie beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem die Akte abgeschlossen wurde, aber nicht vor Ablauf des Jahres, in dem die Schulpflicht endet.
Beispiel: Eine Schülerin wechselt 2024 an eine Schule in einem anderen Land, ihre Schulpflicht endet 2026. Die Frist beginnt erst mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Die übrigen Daten sind bis 31. Dezember 2031 aufzubewahren, das Stammblatt bis 31. Dezember 2046. Daten, die Lehrkräfte auf privaten digitalen Geräten verarbeiten, sind nach einem Jahr zu löschen (§ 9 Abs. 2 VO-DV I).
Was ist vor der Vernichtung zu tun?
Nach Fristablauf sind die Unterlagen zuerst dem zuständigen Archiv anzubieten; vernichtet wird nur, was es nicht übernimmt. Ablauf und Vergaberegeln beschreibt die Seite Schule und Verwaltung, die Frist für Lehrkräfte im Beamtenverhältnis die Seite Personalakten von Beamten. Für Schülerakten ist P-4 angemessen, für Gutachten und Gesundheitsangaben P-5. Vergleichsangebote für die Aktenvernichtung ersetzen kein vorgeschriebenes Vergabeverfahren.
Häufige Fragen
Wie lange werden Abschlusszeugnisse in der Schule aufbewahrt?
In Bayern und Nordrhein-Westfalen 50 Jahre, jeweils als Abschrift oder Zweitschrift. Der Fristbeginn unterscheidet sich: in Bayern Ende des Schuljahres des Schulaustritts, in NRW Ende des Kalenderjahres des Aktenabschlusses, nicht vor Ende der Schulpflicht.
Gilt die bayerische Frist auch in anderen Ländern?
Nein. Jedes Land hat eigene Vorschriften. Übernehmen Sie Fristen nie aus einem anderen Land, sondern schlagen Sie die Schulordnung oder Datenschutzverordnung Ihres Landes nach.
Quellen
- § 40 BaySchO – Aufbewahrung
- § 37 BaySchO – Schülerunterlagen
- § 9 VO-DV I NRW (BASS 10-44 Nr. 2.1)
- Art. 5 BayEUG – Schuljahr
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.