Personalakten

Aufbewahrungsfrist	keine Gesamtfrist; i. d. R. 3 Jahre nach Austritt
Fristbeginn	Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und Art. 17 DSGVO; Einzelfristen je Unterlage
Empfohlene Sicherheitsstufe	P-5 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach dem Austritt zerlegen Sie sie: Was einer eigenen Pflicht unterliegt, bleibt bis zu deren Ende; alles andere löschen Sie, sobald Sie es für keinen Zweck mehr brauchen (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für diesen Rest hat sich eine Frist von drei Jahren ab Ende des Austrittsjahres eingebürgert.

Welche Teile der Akte haben eigene Fristen?

Teil der Akte	bleibt bis
Lohnkonto, Entgeltunterlagen	Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung bzw. des Jahres nach der letzten Betriebsprüfung, siehe Lohnunterlagen
Arbeitsvertrag und Änderungen	Praxis: sechs Jahre nach Ende des Austrittsjahres
Arbeitszeitnachweise	mindestens zwei Jahre
Zeugnisse, Abmahnungen, Beurteilungen, Schriftwechsel	Zweckfortfall, Praxiswert drei Jahre
Krankmeldungen, BEM-Unterlagen	sobald für Entgeltfortzahlung oder BEM nicht mehr nötig

Warum gerade drei Jahre?

Die drei Jahre sind keine gesetzliche Frist. Sie folgen der regelmäßigen Verjährung (§ 195 BGB), die mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem ein Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Bis dahin kann ein ehemaliger Beschäftigter etwa Vergütung nachfordern; Sie brauchen die Unterlagen zur Verteidigung. Tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen verkürzen diesen Zeitraum oft auf wenige Monate.

Wie sieht das an einem Beispiel aus?

Ein Mitarbeiter scheidet am 31.03.2023 aus. Zeugnis, eine Abmahnung von 2021 und die Beurteilungen bewahren Sie bis 31.12.2026 auf und vernichten sie ab 01.01.2027. Das Lohnkonto 2023 bleibt bis 31.12.2029. Die Akte wird also in mindestens zwei Etappen vernichtet; notieren Sie beide Termine schon beim Austritt.

Auf welcher Rechtsgrundlage bewahren Sie auf?

§ 26 Abs. 1 BDSG ist nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 08.05.2025 nicht mehr anzuwenden (BAG, 8 AZR 209/21). Stützen Sie Speicherung und Löschung direkt auf die DSGVO: auf die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses oder eine rechtliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Solange Sie Unterlagen zur Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, entfällt die Löschpflicht (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Wie Sie Löschpflichten praktisch umsetzen, steht unter DSGVO-konforme Aktenvernichtung.

Was gilt für Papier, Kopien und die Vernichtung?

Der Löschtermin gilt für alle Fassungen: Papierakte, Personalsoftware, Laufwerk, E-Mail-Anhänge. Personalakten enthalten häufig Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), deshalb Sicherheitsstufe P-5. Aussortierte Unterlagen gehören nicht in den Papiercontainer, sondern gesammelt in eine Aktenvernichtung mit Nachweis.

Häufige Fragen

Muss ich die ganze Personalakte sechs Jahre aufbewahren?

Nein. Sechs Jahre gelten für das Lohnkonto und lohnsteuerlich relevante Unterlagen. Zeugnisse, Abmahnungen und Beurteilungen löschen Sie, wenn sie für keinen Zweck mehr gebraucht werden, in der Praxis drei Jahre nach Ende des Austrittsjahres.

Darf ich die Akte eines ehemaligen Mitarbeiters auf seinen Wunsch sofort vernichten?

Nicht vollständig. Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht müssen Sie behalten; Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt sie vom Löschanspruch aus. Den Rest können Sie vorzeitig löschen, wenn Sie ihn nicht zur Abwehr von Ansprüchen brauchen.

Quellen

• Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung
• § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist
• § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist
• BAG, Urteil vom 08.05.2025, 8 AZR 209/21
• Art. 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
• Art. 9 DSGVO – Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.