Arbeitsverträge

Aufbewahrungsfrist	6 Jahre
Fristbeginn	Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag entstanden ist; solange er für laufende Lohnabrechnungen und Festsetzungen gebraucht wird, praktisch erst ab Vertragsende
Rechtsgrundlage	§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 und 4 AO
Empfohlene Sicherheitsstufe	P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964)

Für Arbeitsverträge gibt es keine eigene gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Steuerlich sind sie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, weil der Lohnsteuerabzug auf ihnen beruht, und damit sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO). Weil der Vertrag bis zur letzten Lohnzahlung gebraucht wird, rechnet die Praxis ab dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete.

Was gehört dazu und was nicht?

Zur Dokumentart gehören der unterschriebene Arbeitsvertrag, alle Änderungs- und Zusatzvereinbarungen (Gehalt, Stunden, Dienstwagen), Befristungsabreden und der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen. Wird dieser Nachweis in Textform übermittelt, muss der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordern (§ 2 Abs. 1 NachwG); legen Sie ihn zum Vertrag. Nicht dazu gehören Lohnabrechnungen, Zeugnisse und Abmahnungen: Sie folgen den Regeln für Lohnunterlagen und für die Personalakte.

Wie rechnen Sie die Frist?

Fall	Fristbeginn	aufbewahren bis	vernichten ab
Vertrag von 2012, Änderungen 2016 und 2020, Austritt 30.09.2024	31.12.2024	31.12.2030	01.01.2031
befristeter Vertrag 01.03.2025 bis 28.02.2026, nicht verlängert	31.12.2026	31.12.2032	01.01.2033

Nach dem Wortlaut von § 147 Abs. 4 AO beginnt die Frist für sonstige Unterlagen schon mit dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind, für den Vertrag von 2012 also Ende 2012. Dass er trotzdem bis 2030 bleibt, ergibt sich aus der Ablaufhemmung (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO) und dem Gleichlauf mit dem Lohnkonto 2024.

Dürfen Sie das Original nach dem Scannen vernichten?

Steuerlich reicht eine bildlich übereinstimmende Kopie (§ 147 Abs. 2 AO). Arbeitsrechtlich ist Vorsicht geboten: Die Befristung eines Arbeitsvertrags ist nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart wurde (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Im Streit müssen Sie die Schriftform belegen, mit einem Scan gelingt das womöglich nicht. Behalten Sie Originale mit eigenhändiger Unterschrift deshalb, solange das Arbeitsverhältnis läuft oder eine Klage gegen die Befristung möglich ist.

Wie vernichten Sie Arbeitsverträge?

Arbeitsverträge enthalten Gehalt, Anschrift, Geburtsdatum und Bankverbindung. Empfehlung: Sicherheitsstufe P-4. Vernichten Sie Vertrag, Änderungen und Nachweis gemeinsam und löschen Sie am selben Tag die Kopien in Personalsoftware und Postfach. Werden zum Jahreswechsel mehrere Austrittsjahrgänge frei, lohnt sich eine gesammelte Aktenvernichtung.

Häufige Fragen

Muss ich Arbeitsverträge zehn Jahre aufbewahren?

Nein. Zehn Jahre gelten für Handelsbücher und Jahresabschlüsse. Arbeitsverträge sind steuerlich sonstige Unterlagen mit sechs Jahren Frist, in der Praxis gerechnet ab dem Ende des Austrittsjahres.

Darf ich den Papiervertrag nach dem Scannen vernichten?

Steuerlich ja, wenn der Scan bildlich übereinstimmt (§ 147 Abs. 2 AO). Arbeitsrechtlich kann das Original als Beweis für die Schriftform nötig sein, vor allem bei Befristungen. Vernichten Sie Originale deshalb erst nach Prüfung.

Quellen

• § 147 AO
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 2 NachwG – Nachweispflicht
• § 14 TzBfG – Zulässigkeit der Befristung

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.