Anwaltliche Handakten sind sechs Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag endete (§ 50 Abs. 1 BRAO). Das ist kürzer als bei Steuerberatern (zehn Jahre) und kürzer als die acht Jahre für die Buchungsbelege der eigenen Kanzlei. In einer Kanzlei laufen deshalb mehrere Fristen nebeneinander, und die Handakte ist oft nicht die längste.
Für die Vernichtung selbst gilt ein eigenes Berufsrecht: Wer einen Dienstleister einschaltet, muss ihn in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 43e BRAO). Das gilt zusätzlich zum AV-Vertrag nach der DSGVO und hat strafrechtliches Gewicht (§ 203 Abs. 4 StGB).
Die Übersicht zeigt alle Fristen, die in einer Anwaltskanzlei gelten, von der eigenen Buchhaltung bis zu den berufsrechtlichen Sonderfristen:
| Dokument | Frist | Rechtsgrundlage | Fristbeginn | Empfohlene Stufe |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b UStG | Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. gebucht wurde | P-4 |
| Quittungen und Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist | P-4 |
| Kontoauszüge (Unternehmen) | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB | Ende des Kalenderjahres des Auszugs | P-4 |
| Kassenbelege und Kassenberichte | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 146a AO; KassenSichV | Ende des Kalenderjahres der Buchung | P-3 |
| Handelsbücher und Journale | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung | P-4 |
| Jahresabschlüsse und Inventare | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres der Aufstellung (§ 147 Abs. 4 AO) bzw. Feststellung (§ 257 Abs. 5 HGB) – liegen beide in verschiedenen Jahren, gilt das spätere | P-4 |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist | P-4 |
| Verträge und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder versandt wurde; bei Verträgen üblicherweise ab Vertragsende | P-4 |
| Lieferscheine | bis zum Erhalt bzw. Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO | – | P-3 |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre (Lohnkonto) | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG; § 147 AO; § 28f SGB IV | Frist endet mit Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | P-4 |
| Handakten (Rechtsanwalt) | 6 Jahre | § 50 Abs. 1 BRAO | Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde | P-5 |
| E-Mails und digitale Dokumente | 6 oder 8 Jahre – je nach Inhalt (Finanzsektor bis 10) | § 147 AO; § 257 HGB; GoBD | Ende des Kalenderjahres des Empfangs oder Versands (Handelsbrief) bzw. der Entstehung (Buchungsbeleg) | H-5 / E-4 |
| Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz | 5 Jahre, Vernichtung spätestens nach 10 Jahren | § 8 Abs. 4 GwG; Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 GwG | Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet (§ 10 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GwG); sonst Schluss des Kalenderjahres, in dem die Angabe festgestellt wurde | P-5 |
| Arbeitszeitnachweise | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG | MiLoG: ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt; ArbZG: nicht ausdrücklich geregelt | P-4 |
Was gehört in die Handakte und was bekommt der Mandant?
Die Handakte muss „ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung“ des Auftrags geben (§ 50 Abs. 1 BRAO). Davon zu trennen sind die Dokumente, die Sie vom Mandanten oder für ihn erhalten haben: Sie sind auf Verlangen herauszugeben (§ 50 Abs. 2 BRAO). Die Regeln gelten gleichermaßen für elektronisch geführte Akten (§ 50 Abs. 4 BRAO).
| Unterlagen | Was tun? | Grundlage |
|---|---|---|
| Handakte: Aufzeichnungen über die Bearbeitung | 6 Jahre ab Ende des Jahres der Auftragsbeendigung, danach vernichten | § 50 Abs. 1 BRAO |
| Dokumente vom oder für den Mandanten | auf Verlangen herausgeben; ohne Verlangen 6 Jahre aufbewahren | § 50 Abs. 2 Satz 1 und 2 BRAO |
| dasselbe nach Aufforderung zur Abholung | Aufbewahrungspflicht entfällt, wenn der Mandant binnen sechs Monaten nach Zugang nicht abholt | § 50 Abs. 2 Satz 3 BRAO |
| Korrespondenz mit dem Mandanten, Dokumente, die er in Urschrift oder Abschrift hat | keine Herausgabepflicht | § 50 Abs. 2 Satz 4 BRAO |
| Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz (nur bei Kataloggeschäften) | 5 Jahre, spätestens nach 10 Jahren vernichten | § 8 Abs. 4 GwG |
| Buchhaltung der eigenen Kanzlei | allgemeine Fristen: 10, 8 oder 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben ausdrücklich unberührt (§ 50 Abs. 5 BRAO). Die Einzelheiten stehen auf den Seiten zu Mandantenakten und zu Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz. Die Sechsjahresfrist gilt in dieser Form seit der Reform des anwaltlichen Berufsrechts.
Wann betrifft das Geldwäschegesetz eine Kanzlei?
Anders als Steuerberater sind Rechtsanwälte nicht mit jedem Mandat Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz, sondern nur bei bestimmten Tätigkeiten: etwa beim Kauf und Verkauf von Immobilien oder Unternehmen, bei der Verwaltung von Vermögen, bei Gesellschaftsgründungen oder bei der Hilfeleistung in Steuersachen (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG). Für diese Mandate sind die Identifizierungsunterlagen mindestens fünf Jahre aufzubewahren und „in jedem Fall“ spätestens nach zehn Jahren zu vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG). Trennen Sie diese Unterlagen deshalb von der übrigen Handakte.
Was gilt für Notare?
Notarielle Akten folgen nicht der BRAO, sondern der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse. Die Fristen sind deutlich länger: Für Unterlagen, die seit 2022 erstellt werden, gelten zum Beispiel 30 Jahre für die Urkundensammlung, 100 Jahre für das Urkundenverzeichnis und sieben Jahre für Nebenakten (§ 50 NotAktVV). Wer als Anwaltsnotar tätig ist, muss beide Bestände getrennt behandeln.
Welche Sicherheitsstufe und welcher Dienstleister?
Handakten enthalten Tatsachen, die der anwaltlichen Verschwiegenheit unterliegen, in Straf- und Familiensachen oft auch Gesundheitsdaten. Für solche Unterlagen ist P-5 nach DIN 66399 die gängige Empfehlung, die Norm wird heute als ISO/IEC 21964 fortgeführt. Eine gesetzlich vorgeschriebene Stufe gibt es nicht.
Den Zugang zu Mandatsgeheimnissen dürfen Sie einem Dienstleister nur eröffnen, soweit das für die Leistung erforderlich ist. Sie müssen ihn sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit beenden, wenn er die Vorgaben nicht einhält (§ 43e Abs. 1 und 2 BRAO). Der Vertrag braucht Textform und muss enthalten (§ 43e Abs. 3 BRAO):
- die Verpflichtung zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen,
- die Pflicht, sich nur so weit Kenntnis zu verschaffen, wie es für den Auftrag nötig ist,
- die Festlegung, ob Subunternehmer erlaubt sind; falls ja, muss der Dienstleister auch sie in Textform verpflichten.
Die Datenschutzvorschriften bleiben daneben anwendbar (§ 43e Abs. 8 BRAO). Sie brauchen also auch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides lässt sich in einem Dokument regeln. Einer Einwilligung des Mandanten bedarf es nur für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen (§ 43e Abs. 5 BRAO). Die laufende Aktenvernichtung der Kanzlei gehört nicht dazu.
Ihre eigenen Beschäftigten müssen Sie ebenfalls in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 43a Abs. 2 BRAO). Das betrifft auch die Mitarbeitenden, die Akten für die Abholung zusammenstellen. Fordern Sie je Auftrag einen Vernichtungsnachweis an.
Wann fällt in der Kanzlei Vernichtung an?
- Jahreswechsel: Am 1. Januar werden die Handakten der Mandate frei, die vor mehr als sechs Kalenderjahren endeten.
- Mandatsende: Originale zurückgeben oder zur Abholung auffordern, die Handakte auf Frist legen.
- Umzug, Sozietätswechsel, Digitalisierung: Abgelaufene Bestände vorher aussortieren. Beim Wechsel eines Partners vorab klären, welche Akten mitgehen.
- Laufend: Entwürfe, Fehldrucke und Kopien mit Mandatsbezug gehören in einen verschlossenen Sammelbehälter.
Kanzleiabwicklung
Stirbt ein Rechtsanwalt oder ist seine Zulassung erloschen, kann die Rechtsanwaltskammer einen Abwickler bestellen, der die schwebenden Angelegenheiten zu Ende führt (§ 55 BRAO). Die Bestellung gilt in der Regel für ein Jahr und kann verlängert werden. Die Aufbewahrungsfristen der abgeschlossenen Akten laufen unabhängig davon weiter.
Bei einer Kanzleiübernahme dürfen Handakten wegen der Verschwiegenheit nicht ohne Weiteres an den Erwerber gehen. Vernichtet wird auch hier nur, was seine Frist erreicht hat.
Wie bereiten Sie eine größere Vernichtung vor?
- Beendete Mandate mit Beendigungsjahr auflisten und die Sechsjahresgrenze ziehen.
- Akten mit laufendem Haftungs- oder Gebührenstreit zurückhalten.
- GwG-Unterlagen und notarielle Akten gesondert prüfen.
- Mandantenoriginale aussortieren und zur Abholung auffordern.
- Dienstleister nach § 43e BRAO verpflichten, AV-Vertrag schließen, Nachweis ablegen.
Häufige Fragen
Wie lange muss ein Rechtsanwalt Handakten aufbewahren?
Sechs Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 50 Abs. 1 BRAO). Andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für die Kanzleibuchhaltung, bleiben unberührt.
Muss ich dem Mandanten seine Unterlagen zurückgeben?
Auf Verlangen ja (§ 50 Abs. 2 BRAO). Ohne Verlangen sind sie sechs Jahre aufzubewahren. Haben Sie den Mandanten zur Abholung aufgefordert und holt er sie binnen sechs Monaten nach Zugang nicht ab, entfällt die Aufbewahrungspflicht.
Darf eine Kanzlei Akten von einem externen Dienstleister vernichten lassen?
Ja, nach § 43e BRAO. Der Vertrag braucht Textform und muss die Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die Strafbarkeit, die Beschränkung auf die nötige Kenntnis und eine Regel zu Subunternehmern enthalten. Zusätzlich ist ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig.
Brauche ich für die Aktenvernichtung die Einwilligung meiner Mandanten?
Für die laufende Vernichtung der Kanzlei nicht. Eine Einwilligung verlangt § 43e Abs. 5 BRAO nur für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen.
Gelten für Notare dieselben Fristen?
Nein. Notarielle Akten richten sich nach § 50 NotAktVV, mit deutlich längeren Fristen, etwa 30 Jahre für die Urkundensammlung und 100 Jahre für das Urkundenverzeichnis. Nebenakten sind sieben Jahre aufzubewahren.
Quellen
- § 50 BRAO – Handakten
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 43a BRAO – Grundpflichten (Verschwiegenheit)
- § 55 BRAO – Bestellung eines Abwicklers der Kanzlei
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen
- § 2 GwG – Verpflichtete
- § 8 GwG – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
- § 50 NotAktVV – Aufbewahrungsfristen
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.