| Aufbewahrungsfrist | 10 Jahre |
|---|---|
| Fristbeginn | Ende des Kalenderjahres der Aufstellung (§ 147 Abs. 4 AO) bzw. Feststellung (§ 257 Abs. 5 HGB) – liegen beide in verschiedenen Jahren, gilt das spätere |
| Rechtsgrundlage | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren, ein Scan allein genügt nicht (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Viele Unternehmen bewahren sie freiwillig dauerhaft auf. Wer vernichtet: P-4.
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare und Lageberichte sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO). Anders als fast alle anderen Unterlagen dürfen Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz nicht allein als Scan aufbewahrt werden.
Was gehört dazu?
- Jahresabschluss: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, bei Kapitalgesellschaften zusätzlich der Anhang,
- Eröffnungsbilanz bei Gründung,
- Inventare, also die Bestandsverzeichnisse zum Stichtag,
- Lageberichte, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte,
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis nötig sind.
Die zugrunde liegenden Bücher haben dieselbe Frist, aber einen anderen Fristbeginn, siehe Handelsbücher und Journale. Steuererklärungen zum Abschluss sind eigene Unterlagen mit sechs Jahren, siehe Steuererklärungen und Steuerbescheide.
Warum muss das Original erhalten bleiben?
Beide Gesetze nehmen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen ausdrücklich von der Aufbewahrung als bloße Wiedergabe aus (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Der Kaufmann muss den Jahresabschluss unter Angabe des Datums unterzeichnen (§ 245 HGB). Das unterschriebene Exemplar ist also zehn Jahre im Original aufzubewahren; einscannen und das Papier vernichten ist nicht zulässig.
Welches Jahr zählt für den Fristbeginn?
Hier weichen die Gesetze im Wortlaut ab. Die Abgabenordnung stellt auf das Jahr ab, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO), das Handelsgesetzbuch auf das Jahr der Feststellung (§ 257 Abs. 5 HGB). Fallen beide in dasselbe Jahr, ändert das nichts. Liegen sie in verschiedenen Jahren, gilt die längere Frist.
| Jahresabschluss 2017 | aufgestellt | festgestellt | aufbewahren bis |
|---|---|---|---|
| Fall A | März 2018 | Juni 2018 | 31.12.2028 |
| Fall B | Dezember 2018 | Februar 2019 | 31.12.2029 |
Im Fall B endet die steuerliche Frist am 31. Dezember 2028, die handelsrechtliche erst ein Jahr später. Vernichtet werden darf ab dem 1. Januar 2030.
Sollten Sie Jahresabschlüsse überhaupt vernichten?
Viele Unternehmen behalten Abschlüsse dauerhaft, weil sie die Kapital- und Vermögensentwicklung belegen. Bei Kapitalgesellschaften enthalten sie selten personenbezogene Daten, das Aufbewahren ist daher meist unproblematisch. Anders bei Einzelkaufleuten und Personengesellschaften: Dort stehen Privatentnahmen und Namen. Wer vernichtet, achtet auf die Ablaufhemmung (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO) und lässt Abschlüsse zusammen mit Inventaren über eine Aktenvernichtung entsorgen.
Häufige Fragen
Darf ich den Jahresabschluss scannen und das Original vernichten?
Nein. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind von der Aufbewahrung als bloße Wiedergabe ausgenommen (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Das unterzeichnete Original muss zehn Jahre erhalten bleiben.
Wie lange muss ich den Jahresabschluss 2017 aufbewahren?
Wurde er 2018 aufgestellt und festgestellt, bis zum 31. Dezember 2028. Fällt die Feststellung erst ins Jahr 2019, bis zum 31. Dezember 2029.
Quellen
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.