Die DIN 66399 legt fest, wie klein Papier, Festplatten und andere Datenträger bei der Vernichtung zerkleinert werden müssen. Sie arbeitet in drei Schritten: Aus dem Schutzbedarf der Daten folgt eine von drei Schutzklassen, aus der Schutzklasse eine von sieben Sicherheitsstufen, und die Stufe bestimmt je nach Materialklasse (P, F, O, T, H, E) die maximal zulässige Partikelgröße.
Für personenbezogene Daten auf Papier ist P-4 die gängige Empfehlung, für Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien P-5. Beides sind Empfehlungen, keine gesetzlichen Pflichten. Die Norm selbst ist beim Normungsverlag inzwischen als zurückgezogen geführt; ihr Nachfolger ist die ISO/IEC 21964, die dasselbe System verwendet.
Was regelt die DIN 66399, und gilt sie noch?
Die Norm besteht aus drei Teilen: Teil 1 enthält Grundlagen und Begriffe, Teil 2 die Anforderungen an Vernichtungsmaschinen, Teil 3 den Prozess der Datenträgervernichtung. Teil 1 erschien im Oktober 2012 (DIN 66399-1:2012-10).
DIN Media führt DIN 66399-1 als zurückgezogen und verweist auf ISO/IEC 21964-1:2018-08. Die internationale Norm hat die Systematik der DIN 66399 übernommen: dieselben Schutzklassen, Sicherheitsstufen und Materialklassen. Viele Anbieter und Auftraggeber sprechen deshalb weiter von DIN 66399. In neuen Verträgen und Nachweisen sollten Sie beide Bezeichnungen nennen, also etwa „Sicherheitsstufe P-4 nach ISO/IEC 21964 (DIN 66399)“.
Kein Gesetz schreibt die Norm vor. Die DSGVO verlangt aber, dass Sie personenbezogene Daten mit angemessenen technischen Maßnahmen schützen, auch bei ihrer Vernichtung (Art. 32 DSGVO). Die Norm ist der gebräuchliche Maßstab, um diese Angemessenheit nachvollziehbar zu machen. Was Art. 32 im Einzelnen fordert, steht im Beitrag zu DSGVO-Pflichten bei der Aktenvernichtung.
Welche sechs Materialklassen unterscheidet die Norm?
Die Materialklasse hängt davon ab, wie dicht ein Datenträger Informationen speichert. Auf einem Quadratmillimeter SSD-Chip steht ungleich mehr als auf einem Quadratmillimeter Papier. Deshalb verlangt dieselbe Sicherheitsstufe je nach Material unterschiedlich kleine Partikel.
| Klasse | Informationsdarstellung | Beispiele |
|---|---|---|
| P | in Originalgröße | Papier, Druckausgaben, Overhead-Folien |
| F | verkleinert | Filme, Mikrofilme, Mikrofiches |
| O | optische Datenträger | CD, DVD, Blu-ray |
| T | magnetische Datenträger | Disketten, Magnetbänder, Magnetstreifenkarten |
| H | Festplatten mit magnetischem Datenträger | klassische HDD, Festplattenscheiben |
| E | elektronische Datenträger | SSD, USB-Sticks, Speicherkarten, Chipkarten |
Die Einteilung folgt der Übersicht der Datenschutzbeauftragten der Universität Rostock. Für die Praxis wichtig: Eine SSD ist Klasse E, nicht H. Ein Verfahren, das für magnetische Festplatten ausgelegt ist, erfüllt bei SSDs nicht automatisch dieselbe Stufe.
Was bedeuten die drei Schutzklassen?
Die Schutzklasse beschreibt, wie schwer der Schaden wäre, wenn die Daten in falsche Hände gerieten. Sie ist die Entscheidung des Auftraggebers, nicht des Dienstleisters.
| Schutzklasse | Schutzbedarf | Beispiele zur Orientierung |
|---|---|---|
| 1 | normal: interne Daten, deren Offenlegung begrenzte Folgen hätte | interne Rundschreiben, Telefonlisten ohne Privatdaten, Werbematerial |
| 2 | hoch: vertrauliche Daten, deren Offenlegung erhebliche Folgen hätte | Personalunterlagen, Kundendaten, Angebote und Kalkulationen |
| 3 | sehr hoch: streng vertrauliche Daten, deren Offenlegung existenzbedrohend oder rechtswidrig wäre | Gesundheitsdaten, Berufsgeheimnisse, Forschungs- und Entwicklungsunterlagen |
Die Beispiele sind eine Orientierung, keine Normvorgabe. Maßgeblich ist Ihre eigene Risikobewertung.
Welche Sicherheitsstufe gehört zu welcher Schutzklasse?
| Schutzklasse | zulässige Sicherheitsstufen |
|---|---|
| 1 (normal) | 1, 2, 3 |
| 2 (hoch) | 3, 4, 5 |
| 3 (sehr hoch) | 4, 5, 6, 7 |
Für personenbezogene Daten gilt unabhängig von der Schutzklasse mindestens Sicherheitsstufe 3. So fasst es die Übersicht der Universität Rostock zusammen.
Wie klein müssen Papierpartikel je Stufe sein?
Für Papier gelten die Stufen P-1 bis P-7. Die Tabelle zeigt die maximale Partikelfläche und, wo zulässig, die maximale Streifenbreite je Stufe.
| Stufe | Materialteilchen (Papier) | Typische Unterlagen | Schutzklasse |
|---|---|---|---|
| P-1 | Streifen ≤ 12 mm oder Partikel ≤ 2.000 mm² | allgemeine Unterlagen ohne Schutzbedarf | 1 |
| P-2 | Streifen ≤ 6 mm oder Partikel ≤ 800 mm² | interne Unterlagen, z. B. Mitteilungen | 1 |
| P-3 | Streifen ≤ 2 mm oder Partikel ≤ 320 mm² | vertrauliche Unterlagen, auch mit Personenbezug bei normalem Schutzbedarf | 1 / 2 |
| P-4 | Partikel ≤ 160 mm², Streifenbreite ≤ 6 mm | besonders sensible Daten, personenbezogene Daten mit erhöhtem Schutzbedarf | 2 / 3 |
| P-5 | Partikel ≤ 30 mm², Streifenbreite ≤ 2 mm | geheim zu haltende Unterlagen, Berufsgeheimnisse, Gesundheitsdaten | 3 |
| P-6 | Partikel ≤ 10 mm², Streifenbreite ≤ 1 mm | geheime Unterlagen mit außergewöhnlich hohen Sicherheitsvorkehrungen | 3 |
| P-7 | Partikel ≤ 5 mm², Streifenbreite ≤ 1 mm | streng geheime Unterlagen, höchste Sicherheitsanforderungen | 3 |
Eine Faustregel zum Lesen: Streifenschnitt ist nur in den unteren Stufen zulässig, ab P-4 muss das Papier in Partikel geschnitten werden. Prüfen Sie bei einem vorhandenen Bürogerät deshalb die auf dem Gerät angegebene Stufe, bevor Sie darüber personenbezogene Unterlagen vernichten.
Welche Stufen gelten für Festplatten und elektronische Datenträger?
| Stufe | H: magnetische Festplatten | E: SSD, USB-Stick, Speicherkarte |
|---|---|---|
| 1 | funktionsuntüchtig gemacht | mechanisch oder elektronisch funktionsuntüchtig |
| 2 | beschädigt | zerteilt |
| 3 | verformt | Partikel höchstens 160 mm² |
| 4 | mehrfach zerteilt und verformt, höchstens 2.000 mm² | höchstens 30 mm² |
| 5 | höchstens 320 mm² | höchstens 10 mm² |
| 6 | höchstens 10 mm² | höchstens 1 mm² |
| 7 | höchstens 5 mm² | höchstens 0,5 mm² |
Der Vergleich zeigt, warum SSDs und USB-Sticks eigene Verfahren brauchen: Stufe E-4 verlangt Partikel von höchstens 30 mm², bei H-4 sind es 2.000 mm². Ein Festplattenschredder, der H-4 erreicht, ist für SSDs deshalb in der Regel zu grob. Anbieter für die Vernichtung von Datenträgern sollten die erreichte Stufe je Materialklasse getrennt ausweisen.
Welche Sicherheitsstufe sollten Sie wählen?
Die folgenden Empfehlungen entsprechen der verbreiteten Praxis. Sie sind keine gesetzliche Pflicht, lassen sich aber gegenüber einer Aufsichtsbehörde gut begründen.
| Unterlagen | Empfehlung Papier | Empfehlung Datenträger |
|---|---|---|
| ohne Personenbezug, intern | P-2 oder P-3 | Stufe 2 oder 3 der Materialklasse |
| personenbezogene Daten allgemein, etwa Kunden-, Lieferanten- und Personalunterlagen | P-4 | Stufe 4 der Materialklasse |
| besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, sowie Berufsgeheimnisse | P-5 | Stufe 5 der Materialklasse |
| Verschlusssachen und vergleichbar geheime Unterlagen | P-6 oder P-7 | Stufe 6 oder 7, Vorgaben der zuständigen Stelle beachten |
Welche Daten zu den besonderen Kategorien zählen, regelt Art. 9 Abs. 1 DSGVO: unter anderem Gesundheitsdaten, genetische und biometrische Daten, Angaben zur ethnischen Herkunft, zu religiösen Überzeugungen und zur Gewerkschaftszugehörigkeit.
Zwei Regeln erleichtern die Entscheidung:
- Der sensibelste Inhalt bestimmt die Stufe. Landen Personalakten und Werbeprospekte im selben Behälter, wird der ganze Behälter nach der Stufe für Personalakten vernichtet.
- Die Stufe gehört in den Vertrag und in den Nachweis. Nur eine schriftlich vereinbarte und dokumentierte Stufe lässt sich später belegen. Welche Angaben ein Nachweis dafür braucht, steht unter Vernichtungsnachweis.
Was regelt Teil 3 zum Vernichtungsprozess?
Teil 3 überträgt die Schutzklassen auf den Ablauf beim Dienstleister: Sammlung, Transport, Lagerung bis zur Vernichtung und Zugangsregeln für das Personal. Je höher die Schutzklasse, desto strenger die Anforderungen an diese Kette. Wer einen Dienstleister auswählt, sollte deshalb nicht nur die Maschine prüfen, sondern den ganzen Weg vom Behälter im Büro bis zum Schredder.
Häufige Fragen
Welche Sicherheitsstufe brauche ich für personenbezogene Daten?
Gängige Empfehlung ist P-4 für Papier mit personenbezogenen Daten und P-5 für Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Eine gesetzliche Pflicht zu einer bestimmten Stufe gibt es nicht; nach der Norm gilt für personenbezogene Daten mindestens Stufe 3.
Ist die DIN 66399 noch gültig?
DIN Media führt DIN 66399-1 als zurückgezogen und empfiehlt ISO/IEC 21964-1:2018-08. Die internationale Norm verwendet dieselben Schutzklassen, Sicherheitsstufen und Materialklassen. Nennen Sie in Verträgen am besten beide Bezeichnungen.
Was ist der Unterschied zwischen Schutzklasse und Sicherheitsstufe?
Die Schutzklasse (1 bis 3) beschreibt den Schutzbedarf der Daten. Die Sicherheitsstufe (1 bis 7) beschreibt, wie fein vernichtet wird. Jede Schutzklasse lässt nur bestimmte Stufen zu, etwa Schutzklasse 2 die Stufen 3 bis 5.
Ist die DIN 66399 gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Die DSGVO verlangt angemessene Sicherheit nach Art. 32, nennt aber keine Norm. DIN 66399 beziehungsweise ISO/IEC 21964 ist der gebräuchliche Maßstab, um diese Angemessenheit zu belegen.
Gilt für SSDs dieselbe Stufe wie für Festplatten?
Nein. SSDs gehören zur Materialklasse E, magnetische Festplatten zur Klasse H. Bei gleicher Stufe verlangt Klasse E deutlich kleinere Partikel, bei Stufe 4 etwa höchstens 30 mm² statt 2.000 mm².
Quellen
- DIN 66399-1:2012-10 (DIN Media, Status zurückgezogen)
- ISO/IEC 21964-1:2018-08 (DIN Media)
- Universität Rostock, Datenschutzbeauftragte: Vernichtung von Informationsträgern nach DIN 66399
- Art. 9 DSGVO – Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.