| Aufbewahrungsfrist | 6 Jahre (Lohnkonto) |
|---|---|
| Fristbeginn | Frist endet mit Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt |
| Rechtsgrundlage | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG; § 147 AO; § 28f SGB IV |
| Empfohlene Sicherheitsstufe | P-4 (DIN 66399 / ISO/IEC 21964) |
Nach Ablauf der Frist: Lohnabrechnungen, die als Buchungsbeleg dienen, unterliegen zusätzlich der Frist für Buchungsbelege (8 Jahre, im Finanzsektor 10 Jahre). Lohnunterlagen enthalten Sozialversicherungs- und Steuerdaten: mindestens P-4, bei Gesundheitsangaben (Krankheitszeiten) P-5.
Für Lohnunterlagen laufen zwei Fristen nebeneinander, und vernichten dürfen Sie erst, wenn beide abgelaufen sind. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise bleiben bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung der Rentenversicherung (§ 28f Abs. 1 SGB IV).
Was gehört zu den Lohnunterlagen?
- das Lohnkonto, das je Beschäftigtem und Kalenderjahr zu führen ist, mit Lohnsteuerabzugsmerkmalen, gezahltem Arbeitslohn und einbehaltener Lohnsteuer
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise an die Krankenkassen
- Nachweise zu steuerfreien Bezügen, Kurzarbeitergeld und Zuschüssen zum Mutterschaftsgeld
Nicht dazu gehören Arbeitsvertrag, Beurteilungen und Zeugnisse; sie folgen den Regeln zur Personalakte. Stundenzettel können zur Lohnunterlage werden, wenn nach ihnen abgerechnet wird, siehe Arbeitszeitnachweise.
Wann wird ein Jahrgang frei?
Die Frist hängt am einzelnen Lohnkonto, also am Kalenderjahr, nicht am Austrittsdatum.
| Unterlage | Frist nach | aufbewahren bis |
|---|---|---|
| Lohnkonto 2019, letzte Eintragung Dezember 2019 | § 41 EStG | 31.12.2025, vernichten ab 01.01.2026 |
| Lohnkonto 2025, Austritt 30.06.2025, letzte Lohnzahlung Juni 2025 | § 41 EStG | 31.12.2031 |
| Entgeltunterlagen 2021, geprüft bei der Betriebsprüfung im Mai 2025 | § 28f SGB IV | 31.12.2026 |
| dieselben Unterlagen als Lohnkonto 2021 | § 41 EStG | 31.12.2027 (maßgeblich) |
Die Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Das Datum der letzten Prüfung steht im Prüfbescheid; legen Sie ihn zu den Lohnakten. Ohne Prüfung kann die Sozialversicherungsfrist länger laufen als die steuerliche.
Wann gelten acht Jahre?
Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise, die in der Finanzbuchhaltung die Lohnbuchung belegen, sind Buchungsbelege: seit 1. Januar 2025 acht Jahre, bei Kreditinstituten, Versicherern und Wertpapierinstituten zehn (§ 147 Abs. 3 AO). Belege zur Lohnbuchung 2019 bleiben damit bis 31.12.2027.
Welche Ausnahmen gibt es, und wie vernichten Sie?
Läuft eine Lohnsteuer-Außenprüfung, eine Betriebsprüfung oder ein Streit über Vergütung, bleiben die betroffenen Jahrgänge bis zum Abschluss.
Lohnunterlagen enthalten Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung und oft Krankheitszeiten: Sicherheitsstufe P-4, bei Angaben zu Erkrankungen P-5. Weil jedes Jahr ein ganzer Jahrgang frei wird, eignet sich ein fester Januartermin für die Aktenvernichtung. Exporte aus dem Lohnprogramm löschen Sie zum selben Stichtag.
Häufige Fragen
Zählt für die Frist das Austrittsdatum?
Nein. Maßgeblich ist die letzte Lohnzahlung, die im jeweiligen Lohnkonto eingetragen ist. Weil für jedes Kalenderjahr ein eigenes Lohnkonto geführt wird, werden Lohnunterlagen jahrgangsweise frei, nicht pro Person.
Was gilt, wenn Steuer- und Sozialversicherungsrecht unterschiedlich lange Fristen ergeben?
Die längere. Beide Pflichten bestehen unabhängig voneinander; erst wenn beide abgelaufen sind, dürfen Sie vernichten.
Quellen
- § 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug
- § 28f SGB IV – Aufzeichnungspflicht
- § 28p SGB IV – Prüfung bei den Arbeitgebern
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.