Ein Aktenvernichter für ein Team wird nach der Papiermenge pro Tag ausgewählt, nicht nach der Zahl der Beschäftigten. Die Faustformel: 200 Blatt A4 wiegen etwa ein Kilogramm. Fallen im Team mehr als rund 800 Blatt pro Arbeitstag an, also etwa 20 Kilogramm pro Woche, ist ein Sicherheitsbehälter mit regelmäßiger Abholung günstiger als jedes Bürogerät. Darunter lohnt sich ein eigenes Gerät, und die Frage ist nur noch: ein zentrales für alle oder eines pro Arbeitsplatz?
Wie viel Papier fällt in Ihrem Team an?
Schätzen Sie nicht, messen Sie. Zwei Wege liefern in zwei Wochen eine belastbare Zahl:
- Sammeln und wiegen: Zwei Wochen lang alles, was vernichtet werden soll, in einen Karton statt in den Schredder. Dann auf die Personenwaage.
- Druckerzähler ablesen: Die Seitenzahl aller Drucker und Kopierer in einem Monat ist die Obergrenze für laufend anfallendes Papier. Eingehende Post und Altbestände kommen hinzu.
Ein Blatt A4 mit 80 g/m² wiegt rund 5 Gramm (0,0624 m² mal 80 g). Daraus ergibt sich bei fünf Arbeitstagen:
| Blatt pro Arbeitstag | Kilogramm pro Woche | Einordnung |
|---|---|---|
| 200 | 5 | ein Gerät reicht, auch mehrere kleine sind wirtschaftlich |
| 400 | 10 | zentrales Gerät mit Dauerlauf prüfen |
| 800 | 20 | Schwelle: Abholung meist günstiger |
| 1.200 | 30 | Abholung, Gerät nur noch für Einzelblätter |
Planen Sie für die Spitze, nicht für den Durchschnitt. Monatsabschluss, Ablage zum Jahreswechsel und Umzüge erzeugen ein Vielfaches der normalen Tagesmenge. Einmalige Bestände gehören ohnehin nicht in das Bürogerät, sondern in eine einmalige Abholung.
Wie rechnen Sie die Kapazität eines Geräts richtig?
Die Blattzahl auf der Verpackung sagt wenig über den Tagesdurchsatz. Rechnen Sie in dieser Reihenfolge:
- Schnittleistung prüfen: Der Nennwert gilt für eine bestimmte Grammatur, meist 70 oder 80 g/m². Mit Heftklammern, gefaltetem oder schwererem Papier schafft das Gerät weniger. Planen Sie Reserve ein.
- Laufzeit und Abkühlzeit ansetzen: Steht im Datenblatt zum Beispiel „20 Minuten Laufzeit, 40 Minuten Abkühlzeit“, schneidet das Gerät nur ein Drittel jeder Stunde. Geräte mit Dauerlauf haben diese Grenze nicht.
- Behältervolumen umrechnen: Geschreddertes Papier braucht mehr Platz als ungeschreddertes. Wiegen Sie einmal einen vollen Beutel, dann wissen Sie, wie oft er bei Ihrer Menge geleert werden muss.
- Einzug beachten: Geräte mit Stapeleinzug ziehen einen Stapel selbstständig ein. Das kostet mehr in der Anschaffung, spart aber genau die Arbeitszeit, die in der Jahresrechnung den Ausschlag gibt.
- Stufe festlegen: Je feiner der Schnitt, desto weniger Blatt pro Durchgang. Welche Stufe Ihr Team braucht, steht auf der Seite zu Aktenvernichtern mit Stufe P-4.
Ein zentrales Gerät oder eines pro Arbeitsplatz?
| Kriterium | Zentrales Gerät | Geräte am Arbeitsplatz |
|---|---|---|
| Zwischenlagerung | Papier sammelt sich in Ablagen auf dem Weg zum Gerät | wird sofort vernichtet |
| Sicherheitsstufe | eine Stufe für alle, gerichtet nach dem sensibelsten Inhalt | je Arbeitsplatz wählbar, schwer zu kontrollieren |
| Dauerlast | Gerät muss für die Summe aller Mengen ausgelegt sein | kleine Geräte genügen |
| Wartung | ein Gerät, ein Verantwortlicher | viele Geräte, Pflege bleibt oft liegen |
| Lärm | an einem Ort gebündelt, etwa im Kopierraum | in jedem Büro |
Zwei Regeln helfen bei der Entscheidung. Erstens: Wer mit Personalakten, Gesundheitsdaten oder Berufsgeheimnissen arbeitet, sollte ein eigenes Gerät in der passenden Stufe haben. Sonst müsste das zentrale Gerät für alle diese Stufe erreichen, denn der sensibelste Inhalt bestimmt die Stufe für alles, was gemeinsam vernichtet wird (TLfDI, Orientierungshilfe Datenträgervernichtung, Stand Juli 2017, Abschnitt 2). Zweitens: Ein zentrales Gerät braucht eine Person, die es leert, ölt und Störungen meldet. Ohne diese Zuständigkeit steht bald ein voller Sack daneben.
Was kostet ein Aktenvernichter pro Jahr wirklich?
Der Kaufpreis ist der kleinste Posten. Hinzu kommen Beutel, Schneidwerköl, Strom und vor allem die Arbeitszeit: Ordner leeren, Klammern entfernen, einführen, Behälter leeren. Unser Rechner setzt dafür 4 Minuten je Kilogramm an. Das ist eine Annahme, keine Messung. Bei 46 Arbeitswochen im Jahr ergibt das:
| Papier pro Woche | Arbeitszeit pro Woche | Arbeitszeit pro Jahr |
|---|---|---|
| 5 kg | 20 Minuten | rund 15 Stunden |
| 10 kg | 40 Minuten | rund 31 Stunden |
| 20 kg | 80 Minuten | rund 61 Stunden |
| 30 kg | 120 Minuten | rund 92 Stunden |
Multiplizieren Sie die Stunden mit dem Stundensatz der Personen, die tatsächlich am Gerät stehen. Oft sind das nicht die günstigsten Kräfte im Team. Den direkten Vergleich mit einer Abholung zeigt der Rechner:
Bürogerät oder Abholung? Die Rechnung kippt nicht beim Gerätepreis, sondern bei der Arbeitszeit: Ordner leeren, Klammern entfernen, Blatt für Blatt einführen, Auffangbehälter leeren.
| Bürogerät P-4 | Regelmäßige Abholung | |
|---|---|---|
| Arbeitszeit pro Jahr | – | praktisch keine |
| Kosten pro Jahr | – | – |
Annahmen: 4 Minuten Arbeitszeit je kg bei 35 € Stundensatz, Gerät für diese Menge 800–1.500 € über 5 Jahre abgeschrieben, Abholung 14-täglich zu den Richtpreisen oben. Ab etwa 20 kg Papier pro Woche ist die Abholung günstiger.
Nicht eingerechnet: Ein Bürogerät erzeugt keinen Vernichtungsnachweis. Als Verantwortlicher müssen Sie nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachweisen können, dass Sie personenbezogene Daten ordnungsgemäß behandeln. Mit eigenem Gerät dokumentieren Sie das selbst, etwa über eine Arbeitsanweisung mit festgelegter Stufe.
Ab welcher Menge ist ein Sicherheitsbehälter mit Abholung besser?
Rechnerisch ab etwa 20 Kilogramm pro Woche. Drei Gründe sprechen auch darunter für den Behälter:
- Ihre Unterlagen brauchen P-5 oder höher. Feine Schnitte senken die Blattleistung von Bürogeräten, der Zeitaufwand steigt.
- Sie brauchen einen Nachweis, etwa gegenüber Mandanten, Patienten oder einem Auftraggeber.
- Die Menge schwankt stark: wenig im Alltag, viel zum Quartalsende.
Was ein Behälter mit regelmäßiger Leerung kostet und welche Faktoren den Preis treiben, steht auf der Seite zu den Kosten der Aktenvernichtung.
Häufige Fragen
Wie viele Blatt pro Tag schafft ein Büro-Aktenvernichter?
Das hängt weniger von der Blattzahl pro Durchgang ab als von Laufzeit und Abkühlzeit. Ein Gerät, das 20 Minuten läuft und 40 Minuten abkühlt, schneidet nur ein Drittel der Zeit. Rechnen Sie Blatt pro Durchgang mal Durchgänge in der Laufzeit, und planen Sie Reserve für Klammern und dickeres Papier ein.
Braucht jeder Mitarbeiter einen eigenen Aktenvernichter?
Nein. Ein eigenes Gerät lohnt sich für Arbeitsplätze mit besonders sensiblen Unterlagen, etwa in der Personalabteilung. Für alle anderen ist ein zentrales Gerät mit Dauerlauf oft günstiger, wenn jemand für Leerung und Wartung zuständig ist.
Wie viel wiegt ein Aktenordner?
Das schwankt mit Füllung und Mechanik. Unser Rechner geht davon aus, dass 20 Kilogramm etwa sieben Ordnern entsprechen. Genauer ist es, einen typischen Ordner aus Ihrem Bestand einmal zu wiegen.
Bekomme ich mit eigenem Gerät einen Vernichtungsnachweis?
Nein. Den stellt nur ein Dienstleister aus. Mit eigenem Gerät dokumentieren Sie selbst, welche Stufe gilt und wer vernichtet. Das verlangt die Nachweispflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Quellen
- TLfDI: Orientierungshilfe Datenträgervernichtung entsprechend dem Schutzbedarf der Daten, Stand Juli 2017
- Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.