P-4 ist die gängige Empfehlung für Papier mit personenbezogenen Daten: Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge, Kunden-, Lieferanten- und Personalunterlagen. Ein P-4-Gerät schneidet Partikel von höchstens 160 mm² bei höchstens 6 mm Breite (TU Braunschweig, Übersicht zur DIN 66399). Gesetzlich vorgeschrieben ist die Stufe nicht, lässt sich aber als angemessene Maßnahme im Sinne von Art. 32 DSGVO gut begründen.
Nicht genug ist P-4 für Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sowie für Unterlagen mit Berufsgeheimnis. Dafür ist P-5 üblich.
Welche Unterlagen gehören in einen P-4-Aktenvernichter?
- Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Steuerbescheide
- Rechnungen und Angebote mit Namen und Anschrift
- Verträge, Kündigungen, Schriftwechsel mit Unterschrift
- Bewerbungen, Gehaltsabrechnungen, Personalunterlagen ohne Gesundheitsangaben
- Kunden- und Lieferantenlisten, Ausdrucke aus CRM und Buchhaltung
Die Regel dahinter: Sobald ein Blatt eine Person erkennbar macht und etwas über ihre Finanzen, ihren Vertrag oder ihre Arbeit verrät, ist P-4 die sichere Wahl. Enthält es Diagnosen, Befunde oder Mandatsinhalte, geht es eine Stufe höher.
Grenzfälle entscheiden Sie nach dem Inhalt des Blatts, nicht nach dem Ordner. Eine Personalakte ist P-4-Material, das beigeheftete ärztliche Attest nicht. Eine Rechnung ist P-4-Material, die Rechnung einer psychotherapeutischen Praxis verrät dagegen etwas über die Gesundheit. Wer solche Blätter regelmäßig in seinen Beständen hat, sortiert sie vorher aus oder vernichtet den ganzen Bestand mit P-5.
Wie prüfen Sie, ob ein Gerät wirklich P-4 schneidet?
Viele Datenblätter nennen neben der Stufe die Partikelgröße, etwa „4 × 40 mm“. Mit zwei Prüfungen sehen Sie, ob Maß und Stufe zusammenpassen:
- Breite prüfen: Die schmalere Seite darf bei P-4 höchstens 6 mm betragen.
- Fläche prüfen: Breite mal Länge darf höchstens 160 mm² ergeben.
| Partikelmaß (Beispiel) | Fläche und Breite | Erreichte Stufe |
|---|---|---|
| 4 × 30 mm | 120 mm², 4 mm breit | P-4 |
| 4 × 40 mm | 160 mm², 4 mm breit | P-4, genau an der Grenze |
| 5 × 35 mm | 175 mm², 5 mm breit | nur P-3: Fläche zu groß |
| 8 × 15 mm | 120 mm², 8 mm breit | nur P-3: zu breit |
| 2 × 15 mm | 30 mm², 2 mm breit | P-5 |
| Streifen 4 mm | Streifen, keine Partikel | P-2 |
Die Maße sind Rechenbeispiele, keine Angaben bestimmter Geräte. Passen Maß und angegebene Stufe nicht zusammen, fragen Sie beim Händler nach, bevor Sie kaufen. Die Norm erlaubt für einen kleinen Anteil der Partikel Abweichungen; entscheidend ist das Nennmaß.
Ob das Datenblatt die Stufe nach DIN 66399 oder nach ISO/IEC 21964 angibt, ist für den Vergleich gleich: Die internationale Norm führt dieselben Stufen fort. Auf dem Gerät steht oft beides oder nur die ältere Bezeichnung.
Steht im Datenblatt nur „Partikelschnitt“ oder „Cross-Cut“ ohne Stufe und ohne Maß, ist gar nichts zugesichert. Mit Maß können Sie selbst rechnen, ohne Maß nicht.
Was entscheidet sonst über ein gutes P-4-Gerät?
Die Stufe ist die Mindestanforderung, nicht das Qualitätsmerkmal. Ob Sie mit dem Gerät zufrieden sind, hängt am Einsatz:
| Einsatz | Wichtigste Kennzahl | Warum |
|---|---|---|
| gelegentlich, wenige Blatt am Tag | Blatt pro Durchgang bei 80 g/m² | Sie vernichten Post sofort, Dauerlauf spielt keine Rolle |
| Ablagetag einmal im Monat | Laufzeit bis zur Abkühlpause | Ein kurzer Takt macht aus einer Stunde einen Nachmittag |
| mehrere Personen an einem Gerät | Behältervolumen und Einzug | volle Behälter und Staus bremsen alle |
Die Kapazitätsrechnung für Teams steht bei den Aktenvernichtern fürs Büro.
Wann ist ein P-4-Gerät nicht die richtige Lösung?
- Wenn Gesundheitsdaten oder Berufsgeheimnisse dabei sind. Dann bestimmt das sensibelste Blatt die Stufe für das ganze Gerät, und das heißt P-5.
- Wenn die Menge regelmäßig groß ist. Ab etwa 20 Kilogramm Papier pro Woche, rund 4.000 Blatt, ist eine Abholung günstiger als jedes Bürogerät. Wo die Grenze für Ihre Menge liegt, zeigt die Seite Aktenvernichtung: Kosten und Preisfaktoren.
- Wenn Sie einen Nachweis brauchen. Ein eigenes Gerät erzeugt keinen Vernichtungsnachweis. Die Dokumentation liegt dann bei Ihnen.
Häufige Fragen
Ist P-4 für personenbezogene Daten Pflicht?
Nein. Die DSGVO schreibt keine Stufe vor, sie verlangt angemessene Sicherheit nach Art. 32. P-4 ist die gängige Empfehlung, mit der Sie diese Angemessenheit für Kunden-, Personal- und Finanzunterlagen gut begründen können.
Was bedeutet die Angabe „4 × 40 mm“?
Die Partikel sind höchstens 4 mm breit und 40 mm lang, also 160 mm² groß. Das ist genau die Obergrenze für P-4. Größere Partikel oder mehr als 6 mm Breite erreichen nur P-3.
Reicht P-4 für Patientenakten?
In der Regel nicht. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Üblich ist dafür P-5, für Berufsgeheimnisträger hält das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht P-5 für erforderlich.
Ist ein P-4-Gerät für zu Hause übertrieben?
Nein. Kontoauszüge, Steuerbescheide und Verträge sind typische P-4-Unterlagen. Für einen Privathaushalt ist P-4 die Stufe, mit der Sie nicht sortieren müssen, was hinein darf.
Quellen
- TU Braunschweig, Stabsstelle Datenschutz: Datenträgervernichtung nach DIN 66399 (Dezember 2018)
- Art. 9 DSGVO – Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
- BayLDA, 8. Tätigkeitsbericht 2017/18, Kap. 9.2 Entsorgung von Akten bei Berufsgeheimnisträgern
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.