Die Faustregel: Eine Datentonne passt, wenn jede Woche vertrauliches Papier anfällt. Ein Sicherheitsbehälter auf Zeit passt, wenn ein abgegrenzter Bestand über einige Tage oder Wochen gesammelt wird, etwa vor einem Umzug. Eine Einmalabholung ohne Behälter passt, wenn der Bestand schon verpackt bereitsteht und an einem Termin übergeben werden kann. Die Begriffe verwenden Anbieter nicht einheitlich. Entscheidend ist deshalb nicht der Name, sondern drei Fragen: Wie lange steht der Behälter bei Ihnen, wer kommt an den Inhalt, und wie wird abgerechnet?
Was unterscheidet Datentonne, Sicherheitsbehälter und Einmalabholung?
| Merkmal | Datentonne | Sicherheitsbehälter auf Zeit | Einmalabholung |
|---|---|---|---|
| Standzeit bei Ihnen | dauerhaft | Tage bis Wochen | keine |
| Befüllung | laufend über einen Einwurfschlitz | abteilungsweise bis zum Stichtag | vorher selbst verpackt, etwa in Kartons |
| Schutz bis zur Abholung | verschlossen, Inhalt nur für den Betrieb zugänglich | verschlossen, solange der Behälter zu ist | liegt offen, bis das Fahrzeug kommt |
| Abrechnung (häufig) | je Leerung, teils plus Behältermiete | je Behälter oder nach Menge | nach Menge |
| Vertrag | Rahmenvertrag mit Laufzeit | Einzelauftrag | Einzelauftrag |
| Nachweis | je Leerung oder als Sammelnachweis | je Auftrag | je Auftrag |
Bei der Einmalabholung liegt die Schwachstelle vor dem Termin: Kartons voller Unterlagen stehen im Flur oder im Keller. Planen Sie den Termin so, dass zwischen Packen und Übergabe möglichst wenig Zeit liegt, und lagern Sie die Kartons in einem abgeschlossenen Raum.
Welche Behältergrößen gibt es und wie viel passt hinein?
Zwei kommunale Anbieter veröffentlichen Größen und Fassungsvermögen. Die Werte stammen von diesen Anbietern und sind keine Norm. Sie helfen aber, den Platzbedarf und die Menge vorab einzuschätzen.
| Behälter | Stellfläche (B × T), laut BSR | Fassungsvermögen, laut FES | Abholrhythmus, laut BSR |
|---|---|---|---|
| 25 Liter | – | kleinere Behälter für Disketten, CDs, ID-Karten, Festplatten | – |
| 240 Liter | 0,60 × 0,80 m | 240 bis 415 Liter: bis zu 50 Aktenordner | wöchentlich, 14-täglich oder auf Abruf |
| 415 Liter | 1,60 × 0,80 m | (siehe 240 Liter) | wöchentlich, 14-täglich oder auf Abruf |
| 1.000 bis 1.100 Liter | 1,60 × 1,60 m (1.100 Liter) | 1.000 Liter: etwa 100 Aktenordner | wöchentlich, 14-täglich oder auf Abruf |
| Container bis 40 m³ | Aufstellung im Freien | für Großbestände | nach Vereinbarung |
Quellen: Berliner Stadtreinigung (BSR) für die Angebote ihrer Tochter Berlin Recycling, FES Frankfurt; Stand 18.09.2026. Fragen Sie beim Angebot nach den Maßen: Ein Behälter, der nicht durch die Tür oder in den Aufzug passt, verursacht eine Fehlanfahrt.
Welche Variante passt in Ihrer Situation?
Drei Fragen führen in den meisten Fällen zur richtigen Lösung:
- Fällt jede Woche Papier mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten an? Ja: Datentonne. Der verschlossene Behälter schließt die Lücke zwischen „wird nicht mehr gebraucht“ und „ist vernichtet“, in der Papier sonst auf Schreibtischen liegt.
- Geht es um einen abgegrenzten Bestand, der erst noch zusammengetragen werden muss? Ja: Sicherheitsbehälter auf Zeit, einige Wochen vor dem Stichtag gestellt. Dann steht die Menge fest, bevor abgerechnet wird.
- Ist der Bestand bereits verpackt und zugänglich? Ja: Einmalabholung. Das ist die einfachste Lösung, wenn Sie die Zeit bis zur Übergabe kurz halten können.
| Situation | Passende Variante |
|---|---|
| Arztpraxis, Kanzlei, Steuerbüro im laufenden Betrieb | Datentonne |
| Personalabteilung mit laufenden Bewerbungen | Datentonne in abschließbarem Raum |
| Büroumzug in sechs Wochen | Sicherheitsbehälter auf Zeit, abteilungsweise befüllt |
| Archivkeller mit abgelaufenen Jahrgängen | Einmalabholung oder Behälter auf Zeit, je nach Zugang |
| Jahreswechsel: Jahrgänge werden frei | Datentonne plus eine Einmalabholung pro Jahr |
| Wenige Ordner im Jahr | eigener Aktenvernichter oder Selbstanlieferung |
Wo darf eine Datentonne stehen?
Ein verschlossener Behälter schützt nur, solange niemand ihn öffnen oder mitnehmen kann. Der Hamburgische Datenschutzbeauftragte beschreibt in seinem Tätigkeitsbericht 2024 eine unverschlossene Aktenvernichtungstonne in einem unbeaufsichtigten Hinterhof. Das Verfahren endete mit einer Verwarnung. Den Maßstab setzt Art. 32 DSGVO: Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sie durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen schützen. Das gilt auch für Papier, das auf seine Vernichtung wartet.
- Aufstellen in einem Raum ohne Publikumsverkehr, nicht im Eingangsbereich oder Hof.
- Behälter immer verschlossen; klären Sie, wer einen Schlüssel hat.
- Einwurfschlitz so, dass niemand Blätter wieder herausziehen kann: fragen Sie den Anbieter nach der Bauart.
- Bei der Leerung: Wird der Behälter getauscht oder vor Ort umgeleert? Beim Umleeren ist der Inhalt kurz offen.
- Ein Behälter je Etage oder Abteilung verhindert, dass wieder Sammelkartons entstehen.
Gehören Datenträger in denselben Behälter?
Besser nicht. Die DIN 66399, heute fortgeführt als ISO/IEC 21964, unterscheidet Sicherheitsstufen je Materialart: P für Papier, dazu eigene Klassen etwa für optische Datenträger, Magnetdatenträger, Festplatten und Elektronik wie USB-Sticks oder SSDs. Eine Papiertonne wird für Papier ausgelegt und abgerechnet. Die FES bietet für Disketten, CDs, ID-Karten und Festplatten eigene kleinere Behälter mit 25 Litern an. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob Datenträger getrennt gesammelt werden müssen und ob Heftklammern, Büroklammern und Klarsichthüllen im Papier bleiben dürfen.
Was kostet welche Variante?
Die Datentonne wird meist je Leerung abgerechnet, teils zuzüglich Behältermiete. Die Einmalabholung nach Menge. Welche Preise üblich sind und wie Sie Angebote vergleichbar machen, zeigt der Ratgeber Was kostet Aktenvernichtung wirklich?. Wer sich für die Datentonne entscheidet, schließt einen Rahmenvertrag. Welche Punkte darin verhandelbar sind, erklärt der Ratgeber Rahmenvertrag verhandeln.
Ob einmalig oder regelmäßig: Eine Gegenüberstellung beider Wege mit Anfrage finden Sie unter Einmalige Abholung oder Rahmenvertrag.
Häufige Fragen
Was ist eine Datentonne?
Ein abschließbarer Behälter mit Einwurfschlitz, der dauerhaft bei Ihnen steht. Sie werfen nicht mehr benötigte Unterlagen direkt ein, der Fachbetrieb leert oder tauscht den Behälter im vereinbarten Rhythmus und vernichtet den Inhalt. Der Begriff ist nicht genormt; Anbieter sprechen auch von Datenschutz- oder Aktenvernichtungstonne.
Wie oft wird eine Datentonne geleert?
Nach Vereinbarung. Die BSR nennt für ihre Behälter wöchentliche, 14-tägliche Leerung oder Leerung auf Abruf. Den passenden Rhythmus finden Sie, indem Sie einige Wochen beobachten, wie schnell der Behälter voll wird.
Wie viele Ordner passen in einen 240-Liter-Behälter?
Die FES gibt für Behälter von 240 bis 415 Litern bis zu 50 Aktenordner an. Bei 240 Litern entsprechend weniger. Rechnen Sie mit Puffer, weil Ordnerbreite und Füllgrad schwanken.
Kann ich Kartons statt eines Behälters mitgeben?
Bei einer Einmalabholung ist das üblich. Die Kartons sind bis zur Übergabe aber nicht verschlossen gesichert. Lagern Sie sie in einem abgeschlossenen Raum und halten Sie die Zeit bis zum Termin kurz.
Quellen
- BSR: Weitere Abfälle – Akten- und Datenträgervernichtung, Eigenschaften der Aktenvernichtungs-Tonne, abgerufen am 18.09.2026
- FES-KundenPlus: Akten- und Datenträgervernichtung (Sicherheitsbehälter), abgerufen am 18.09.2026
- HmbBfDI: Tätigkeitsbericht Datenschutz 2024, Kap. II Nr. 12 „Unangekündigte Vor-Ort-Prüfungen“, S. 52, abgerufen am 18.09.2026
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
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