Im Rahmenvertrag für eine Datentonne entscheidet selten der Preis je Leerung über die Jahreskosten. Stärker wirken Behältergröße und Leerungsrhythmus, Nebenkosten wie Miete und Fehlanfahrten, die Laufzeit mit automatischer Verlängerung und die Preisgleitklausel. Wichtig für Unternehmen: Die strengen AGB-Regeln zu Laufzeit und Kündigung aus § 309 BGB gelten gegenüber Unternehmern nicht (§ 310 Abs. 1 BGB). Was Sie nicht verhandeln, gilt deshalb weitgehend so, wie es im Formular steht. Die Tabelle zeigt die sieben Stellschrauben, danach folgen die Details.
Welche Stellschrauben gibt es im Rahmenvertrag?
| Stellschraube | Was geregelt sein sollte | Warnsignal |
|---|---|---|
| Behältergröße und -anzahl | Größe, Anzahl, Standorte; Recht auf Anpassung während der Laufzeit | feste Anzahl ohne Änderungsrecht |
| Leerungsrhythmus | fester Turnus, auf Abruf oder beides; Preis einer Zusatzleerung | Mindestzahl an Leerungen, die Sie nicht brauchen |
| Nebenkosten | Behältermiete, Fehlanfahrt, Zuschläge für Etage oder Termin | Pauschalen ohne Betrag, „nach Aufwand“ |
| Protokoll | Nachweis je Leerung mit Datum, Menge, Stufe, Ort der Vernichtung | Nachweis nur auf Anfrage oder gegen Aufpreis |
| AV-Vertrag | Vertrag nach Art. 28 DSGVO als Anlage, bei Berufsgeheimnisträgern plus Verschwiegenheitsverpflichtung | „AV-Vertrag folgt“ oder Verweis auf eine Website |
| Laufzeit und Kündigung | Erstlaufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist, Sonderkündigungsrechte | lange Erstlaufzeit mit langer stillschweigender Verlängerung |
| Preisgleitklausel | benannte Kostenelemente, Anpassungsturnus, Ankündigungsfrist, auch Senkungen | einseitiges Preisänderungsrecht ohne Maßstab |
Wie finden Sie Behältergröße und Rhythmus?
Die richtige Kombination ergibt sich aus Ihrer Menge, nicht aus dem Standardpaket des Anbieters. So gehen Sie vor:
- Menge messen: Starten Sie mit einem Behälter und Leerung auf Abruf. Notieren Sie vier bis acht Wochen lang, wann er voll ist.
- Rhythmus ableiten: Wird der Behälter in zwei Wochen knapp voll, passt eine 14-tägliche Leerung. Wird er nie voll, ist er zu groß oder der Rhythmus zu eng.
- Spitzen einplanen: Zum Jahreswechsel werden Archivjahrgänge frei. Dafür ist eine Zusatzleerung oder eine Einmalabholung günstiger als ein dauerhaft größerer Behälter.
- Änderungsrecht vereinbaren: Behälterzahl und Rhythmus sollten Sie mit kurzer Frist anpassen können, ohne den Vertrag neu zu verhandeln.
Welche Behältergrößen es gibt, wie viel hineinpasst und wo sie stehen dürfen, zeigt der Ratgeber Datentonne, Sicherheitsbehälter, Einmalabholung.
Was muss im Protokoll stehen?
- Datum der Abholung und der Vernichtung
- Menge, nach Gewicht oder Behälterzahl
- Sicherheitsstufe nach DIN 66399 bzw. ISO/IEC 21964
- Ort der Vernichtung: vor Ort oder Anschrift des Werks
- Name des ausführenden Betriebs und gegebenenfalls des Unterauftragnehmers
Vereinbaren Sie, ob der Nachweis je Leerung oder als Sammelnachweis pro Monat oder Quartal kommt, und dass er im Preis enthalten ist.
Was muss der AV-Vertrag abdecken?
Die Vernichtung durch einen Dienstleister ist Auftragsverarbeitung. Der Vertrag muss die Mindestinhalte aus Art. 28 Abs. 3 DSGVO enthalten. Für den Rahmenvertrag besonders wichtig:
- Weisungsbindung (lit. a): Der Betrieb vernichtet nur nach Ihrer dokumentierten Weisung, also in der vereinbarten Stufe und Frist.
- Unterauftragnehmer (Abs. 2 und 4, lit. d): Darf der Betrieb ein anderes Werk einschalten, und wie erfahren Sie davon?
- Kontrollrechte (lit. h): Sie dürfen sich Nachweise vorlegen lassen und Überprüfungen durchführen.
- Vertragsende (lit. g): Was mit Unterlagen geschieht, die bei Vertragsende noch im Behälter oder im Werk liegen.
Berufsgeheimnisträger brauchen zusätzlich eine Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform, für Rechtsanwälte nach § 43e Abs. 3 BRAO, für Steuerberater nach § 62a Abs. 3 StBerG. Was im Einzelnen hineingehört, erklärt der Ratgeber AV-Vertrag bei Aktenvernichtung.
Laufzeit, Verlängerung, Kündigung: was ist verhandelbar?
Im Verbrauchervertrag begrenzt § 309 Nr. 9 BGB Laufzeiten und automatische Verlängerungen. Im Geschäftsverkehr gilt diese Grenze nach § 310 Abs. 1 BGB nicht; Klauseln werden nur an der allgemeinen Angemessenheitskontrolle nach § 307 BGB gemessen. Verhandeln Sie deshalb aktiv:
- eine kurze Erstlaufzeit, um den Anbieter im Alltag zu testen
- eine kurze Verlängerung, wenn nicht gekündigt wird, statt einer erneuten vollen Laufzeit
- eine Kündigungsfrist, die Sie im Kalender halten können
- Sonderkündigungsrechte: bei Umzug oder Standortaufgabe, bei Verlust einer zugesagten Zertifizierung, bei einem Datenschutzverstoß des Betriebs und bei einer Preiserhöhung
- für das Vertragsende: letzte Leerung mit Nachweis und Abzug der Behälter zu einem festen Termin
Wie sieht eine faire Preisgleitklausel aus?
Preisgleitklauseln sind nicht beliebig zulässig. Nach § 1 Abs. 1 PrKG darf ein Preis nicht unmittelbar und selbsttätig an den Preis nicht vergleichbarer Güter gekoppelt werden. Erlaubt sind nach § 1 Abs. 2 PrKG unter anderem Kostenelementeklauseln: Der Preis folgt der Entwicklung von Kosten, soweit diese die Selbstkosten des Betriebs unmittelbar beeinflussen. Ob eine konkrete Klausel wirksam ist, hängt vom Wortlaut ab.
Fragen Sie bei jeder Klausel:
- Welche Kostenelemente zählen, etwa Löhne oder Kraftstoff, und mit welchem Anteil am Preis?
- Welcher veröffentlichte Index misst die Entwicklung?
- Wie oft und mit welcher Ankündigungsfrist darf angepasst werden?
- Sinkt der Preis auch, wenn die Kosten sinken?
- Haben Sie ein Sonderkündigungsrecht bei einer Erhöhung?
Ein weiterer Punkt für das Gespräch: Das zerkleinerte Papier verkauft der Betrieb als Altpapier. Wenn Kostensteigerungen in den Preis einfließen, dürfen Sie fragen, ob steigende Altpapiererlöse das ebenfalls tun.
Ob sich ein Rahmenvertrag für Sie überhaupt lohnt oder eine Einzelabholung genügt, zeigt die Seite Einmalige Abholung oder Rahmenvertrag.
Häufige Fragen
Gilt die gesetzliche Grenze für Vertragslaufzeiten auch für Firmen?
Nein. § 309 Nr. 9 BGB schützt Verbraucher. Gegenüber Unternehmern gilt diese Vorschrift nach § 310 Abs. 1 BGB nicht; Klauseln werden dort nur an § 307 BGB gemessen. Laufzeit und Verlängerung sollten Sie deshalb selbst verhandeln.
Ist eine Preisgleitklausel im Rahmenvertrag zulässig?
Grundsätzlich ja, wenn sie den Anforderungen des Preisklauselgesetzes entspricht. Zulässig sind etwa Kostenelementeklauseln, bei denen der Preis den Kosten folgt, die die Leistung des Betriebs unmittelbar beeinflussen (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 PrKG). Achten Sie auf einen benannten Index und darauf, dass der Preis auch sinken kann.
Brauche ich neben dem Rahmenvertrag einen AV-Vertrag?
Ja, wenn personenbezogene Daten vernichtet werden. Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO kann Teil des Rahmenvertrags oder eine Anlage sein. Er muss vor der ersten Leerung unterschrieben vorliegen.
Wie finde ich den richtigen Leerungsrhythmus?
Mit einem Behälter und Leerung auf Abruf starten, einige Wochen den Füllstand notieren und daraus den festen Turnus ableiten. Vereinbaren Sie, dass Sie Rhythmus und Behälterzahl während der Laufzeit anpassen können.
Quellen
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
- § 307 BGB – Inhaltskontrolle
- § 310 BGB – Anwendungsbereich
- § 309 BGB – Klauselverbote ohne Wertungsmöglichkeit
- § 1 PrKG – Preisklauselverbot
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 62a StBerG – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.