Aktenvernichtung vor Ort oder im Werk? Der Vergleich

Bei der Vernichtung im Werk holt der Betrieb Ihre Unterlagen in verschlossenen Behältern ab und vernichtet sie in seiner Anlage. Bei der Vernichtung vor Ort kommt ein Fahrzeug mit eingebautem Schredder zu Ihnen, und die Unterlagen verlassen Ihr Gelände nur noch zerkleinert. Vor Ort ist in der Regel teurer, weil Fahrzeug und Personal für die Dauer der Vernichtung bei Ihnen stehen. Rechtlich vorgeschrieben ist keines der beiden Verfahren. Beide sind Auftragsverarbeitung und brauchen einen Vertrag, eine benannte Sicherheitsstufe und einen Nachweis. Der Unterschied liegt darin, wo das Restrisiko sitzt: beim Transport lesbarer Unterlagen oder beim Aufwand vor Ihrer Tür.

Worin unterscheiden sich die beiden Verfahren?

Vernichtung vor Ort im Schredderfahrzeug und Vernichtung im Werk im Vergleich

Merkmal	Vor Ort (Schredderfahrzeug)	Im Werk (Abholung im Behälter)
Wo wird vernichtet?	im Fahrzeug vor Ihrem Gebäude	in der Anlage des Betriebs
Transport lesbarer Unterlagen	nur bis zum Fahrzeug	in verschlossenen Behältern bis zum Werk
Kontrolle	Sie oder eine beauftragte Person können zusehen	Sie verlassen sich auf Prozess und Protokoll
Zeitpunkt der Vernichtung	sofort	nach Transport und gegebenenfalls Zwischenlagerung im Werk
Platzbedarf bei Ihnen	Stellplatz und Zufahrt für das Fahrzeug	Stellfläche für Behälter
Kostentreiber	Fahrzeug und Personal stehen bei Ihnen	Fahrt, Behälter, Maschinenzeit im Werk
Sicherheitsstufe	hängt von der Anlage im Fahrzeug ab	hängt von der Anlage im Werk ab
Nachweis	Protokoll direkt nach der Vernichtung	Protokoll nach der Vernichtung im Werk

Wichtig ist die Zeile zur Sicherheitsstufe: Welche Stufe erreicht wird, entscheidet die Maschine, nicht der Ort. Lassen Sie sich die Stufe für das konkrete Fahrzeug oder die konkrete Anlage schriftlich bestätigen.

Warum kostet die Vernichtung vor Ort mehr?

Im Werk verteilt der Betrieb die Maschinenzeit auf viele Kunden; das Fahrzeug holt nur ab. Vor Ort ist ein Spezialfahrzeug samt Personal für die gesamte Dauer der Vernichtung an Ihren Auftrag gebunden. Je größer die Menge und je länger die Tragewege, desto stärker wirkt das auf den Preis. Konkrete Spannen für beide Verfahren und alle weiteren Preisfaktoren zeigt die Seite Kosten der Aktenvernichtung. Einen Rechenweg, mit dem Sie Angebote auf eine Einheit bringen, finden Sie im Ratgeber Was kostet Aktenvernichtung wirklich?.

Unser Tipp für die Anfrage: Lassen Sie sich beide Verfahren anbieten. Erst der Preisunterschied für Ihre Menge zeigt, ob die Kontrolle vor Ort den Aufpreis wert ist.

Müssen Berufsgeheimnisträger vor Ort vernichten lassen?

Eine gesetzliche Pflicht zur Vernichtung vor Ort gibt es nach unserer Recherche nicht. Entscheidend ist, dass der Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet wird, und zwar unabhängig vom Ort der Vernichtung.

Nach § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB dürfen Ärzte, Anwälte, Steuerberater und andere Berufsgeheimnisträger fremde Geheimnisse gegenüber Personen offenbaren, die an ihrer Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist.
Nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB macht sich strafbar, wer nicht dafür gesorgt hat, dass eine solche mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, wenn diese ein Geheimnis unbefugt offenbart.
Für Rechtsanwälte verlangt § 43e Abs. 3 BRAO, für Steuerberater § 62a Abs. 3 StBerG einen Vertrag in Textform: Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Kenntnisnahme nur soweit erforderlich, Regelung zu Unterauftragnehmern.

Für die Sicherheitsstufe gibt es eine klare Aussage der Aufsicht: Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht ordnet Akten von Berufsgeheimnisträgern der Schutzklasse 3 zu, für die DIN 66399 die Stufen P-4 bis P-7 vorsieht (Tätigkeitsbericht 2017/18, Kap. 9.2). Welche Stufe für welche Unterlagen gilt, erklärt der Ratgeber Sicherheitsstufe P-3, P-4 oder P-5.

Vor Ort vernichten zu lassen, kann trotzdem sinnvoll sein: wenn Mandanten oder Patienten danach fragen, wenn Ihre interne Richtlinie es verlangt oder wenn Sie bei großen Beständen den Transport lesbarer Unterlagen ganz vermeiden wollen.

Welches Verfahren passt zu Ihnen? Fünf Fragen

Verlangt eine interne Richtlinie, ein Kunde oder ein Auftraggeber die Vernichtung vor Ort? Dann ist die Frage entschieden.
Wollen Sie die Vernichtung selbst sehen? Das geht nur vor Ort. Planen Sie dann eine Person ein, die für die Dauer dabei ist.
Gibt es Stellplatz und Zufahrt für ein Fahrzeug? Innenhöfe, Fußgängerzonen und Tiefgaragen schließen die Vor-Ort-Vernichtung oft aus. Fragen Sie nach den Maßen des Fahrzeugs.
Wie groß ist die Menge? Bei laufend anfallendem Papier aus einer Datentonne ist die Abholung ins Werk der Normalfall. Bei einem großen, einmaligen Bestand kann sich der Vergleich beider Angebote lohnen.
Wie lange dürfen die Unterlagen im Werk stehen? Wenn Ihnen die Zeit zwischen Abholung und Vernichtung zu lang ist, fragen Sie nach einer vertraglich zugesagten Frist, bevor Sie auf vor Ort ausweichen.

Worauf achten Sie bei beiden Verfahren?

Sicherheitsstufe schriftlich im Angebot, bezogen auf die eingesetzte Maschine
Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Datenschutzkonferenz nennt die „Datenträgerentsorgung durch Dienstleister“ als Beispiel für Auftragsverarbeitung (Kurzpapier Nr. 13); Akten sind in diesem Sinn Papierdatenträger.
bei Berufsgeheimnisträgern: Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform
im Werk: verschlossene Behälter, gesicherter Transport, zugesagte Frist bis zur Vernichtung
vor Ort: Wer bedient die Anlage, und wer trägt die Unterlagen vom Raum zum Fahrzeug?
Vernichtungsnachweis mit Datum, Menge, Sicherheitsstufe und Ort der Vernichtung

Häufige Fragen

Ist die Vernichtung vor Ort sicherer als im Werk?

Nicht automatisch. Vor Ort entfällt der Transport lesbarer Unterlagen, und Sie können zusehen. Die Sicherheitsstufe hängt aber von der Maschine ab, nicht vom Ort. Ein Werk mit verschlossenen Behältern, gesichertem Transport und kurzer Standzeit kann gleichwertig sein.

Ist die Vernichtung vor Ort auch Auftragsverarbeitung?

Ja. Auch wenn die Unterlagen Ihr Gelände nur zerkleinert verlassen, verarbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Sie brauchen deshalb in beiden Fällen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Kann ich bei der Vernichtung im Werk dabei sein?

Manche Betriebe bieten das an. Fragen Sie danach in der Anfrage. Alternativ ist die Vernichtung vor Ort die Variante, bei der Sie sicher zusehen können.

Welche Sicherheitsstufe schaffen Schredderfahrzeuge?

Das hängt von der eingebauten Anlage ab und unterscheidet sich zwischen Betrieben. Lassen Sie sich die Stufe für das Fahrzeug, das zu Ihnen kommt, im Angebot schriftlich bestätigen.

Quellen

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.