Papierunterlagen, die Sie für das Finanzamt aufbewahren müssen, gehören grundsätzlich nach Deutschland. Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen sind im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 Satz 1 AO). Ausnahmen gibt es fast nur für die elektronische Buchführung: Innerhalb der EU dürfen Sie sie ohne Antrag führen und aufbewahren, in einem Drittstaat nur mit Bewilligung des Finanzamts. Wer ohne Bewilligung in einen Drittstaat verlagert, riskiert ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO).
Stand der Rechtslage: 18.09.2026, geprüft am Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de.
Was gilt für welche Unterlagen?
| Konstellation | Erlaubt? | Voraussetzung | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Papierordner mit Büchern und Aufzeichnungen im Lager im Ausland, auch im EU-Ausland | grundsätzlich nein | Ausnahmen nur für ausländische Betriebsstätten oder per Erleichterung des Finanzamts in Härtefällen | § 146 Abs. 2 AO, § 148 AO |
| elektronische Bücher und Aufzeichnungen auf einem Server in einem anderen EU-Staat | ja, ohne Antrag | Datenzugriff der Finanzverwaltung muss in vollem Umfang möglich sein | § 146 Abs. 2a AO |
| elektronische Bücher in einem Drittstaat, etwa in der Schweiz oder den USA | nur mit Bewilligung | schriftlicher oder elektronischer Antrag; vier Voraussetzungen, siehe unten | § 146 Abs. 2b AO |
| Rechnungen auf Papier (inländischer Unternehmer) | im Inland | Aufbewahrung im Inland oder in den Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG | § 14b Abs. 2 UStG |
| elektronische Rechnungen mit Online-Zugriff | im EU-Gemeinschaftsgebiet ja | vollständiger Fernzugriff; Aufbewahrungsort dem Finanzamt mitteilen | § 14b Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG |
| elektronische Rechnungen in einem Drittstaat | nur mit Bewilligung | wie bei elektronischen Büchern | § 14b Abs. 5 UStG i. V. m. § 146 Abs. 2b AO |
Ob sich die Inlandspflicht des § 146 Abs. 2 AO auf alle Unterlagen aus § 147 AO erstreckt, also auch auf Geschäftsbriefe und Belege, lässt der Wortlaut offen; er nennt „Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen“. Für Rechnungen ergibt sich die Inlandspflicht jedenfalls aus § 14b UStG.
Wann bewilligt das Finanzamt eine Verlagerung in einen Drittstaat?
Nur auf Antrag und nur, wenn alle vier Voraussetzungen aus § 146 Abs. 2b AO erfüllt sind:
- Sie teilen dem Finanzamt den Standort des Datenverarbeitungssystems mit, bei einem Dienstleister dessen Namen und Anschrift.
- Sie sind Ihren Mitwirkungs-, Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten bisher ordnungsgemäß nachgekommen.
- Der Datenzugriff der Finanzverwaltung ist in vollem Umfang möglich.
- Die Besteuerung wird nicht beeinträchtigt.
Ändert sich der Standort, müssen Sie das unverzüglich mitteilen. Erfährt das Finanzamt von einer Beeinträchtigung der Besteuerung, widerruft es die Bewilligung und verlangt die Rückverlagerung in die EU. Das Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO droht, wenn Sie dieser Aufforderung nicht folgen, den Datenzugriff verweigern oder ohne Bewilligung verlagern.
Was gilt für ausländische Niederlassungen?
Hat Ihr Unternehmen eine Betriebsstätte im Ausland, die nach dortigem Recht Bücher führen muss und das tut, darf sie ihre Unterlagen dort führen (§ 146 Abs. 2 Satz 2 AO). Die Ergebnisse müssen Sie in die deutsche Buchführung übernehmen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, mit den nötigen Anpassungen an das deutsche Steuerrecht. Dasselbe gilt für Organgesellschaften im Ausland.
Hilft es, Papier zu scannen und ins Ausland zu verlagern?
Nur für die elektronische Kopie. Die meisten Unterlagen dürfen Sie als digitale Wiedergabe aufbewahren, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Wiedergabe bildlich oder inhaltlich übereinstimmt (§ 147 Abs. 2 AO; handelsrechtlich § 257 Abs. 3 HGB). Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen: Sie müssen im Original aufbewahrt werden. Die gescannte Fassung unterliegt dann den Regeln für elektronische Unterlagen, also § 146 Abs. 2a und 2b AO.
Wann sich das Scannen gegenüber dem Aufbewahren lohnt und was vor dem Vernichten der Papieroriginale zu beachten ist, zeigt der Ratgeber Digitalisieren statt vernichten.
Wie lange müssen die Unterlagen bleiben, wo sie sind?
Der Aufbewahrungsort ändert an den Fristen nichts. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre aufbewahrungspflichtig (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem etwa die letzte Eintragung gemacht, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Welche Frist für welches Dokument gilt, finden Sie in der Übersicht Aufbewahrungsfristen.
Dürfen Akten im Ausland vernichtet werden?
Nach Ablauf der Frist ja, steuerrechtlich schreibt niemand den Ort der Vernichtung vor. Datenschutzrechtlich kommt es darauf an, wohin die Unterlagen gehen:
- Anlage in einem anderen EU-Staat: zulässig mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, wie im Inland.
- Anlage in einem Drittstaat: Das ist eine Übermittlung personenbezogener Daten, für die zusätzlich die Regeln aus Kapitel V der DSGVO gelten (Art. 44 DSGVO), etwa ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.
- Unterlagen noch in der Frist: Vor Fristablauf dürfen Sie die Papieroriginale weder vernichten noch zur Vernichtung ins Ausland bringen, es sei denn, Sie haben sie zulässig digitalisiert.
Für Grenzregionen heißt das: Ein Vernichtungsbetrieb jenseits der Grenze kann ein Angebot abgeben, wenn er in der EU sitzt und einen AV-Vertrag schließt. Fragen Sie im Angebot nach dem Standort der Anlage. Angebote für die Aktenvernichtung können Sie über akten-schredder.de bei mehreren Anbietern anfragen.
Häufige Fragen
Darf ich Geschäftsunterlagen in Papierform im Ausland lagern?
Grundsätzlich nein. Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen sind im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 AO), Rechnungen ebenfalls (§ 14b Abs. 2 UStG). Ausnahmen gelten für ausländische Betriebsstätten oder per Erleichterung des Finanzamts nach § 148 AO.
Darf meine elektronische Buchhaltung auf einem Server in einem anderen EU-Land liegen?
Ja, ohne Antrag, solange die Finanzverwaltung vollen Datenzugriff hat (§ 146 Abs. 2a AO).
Was droht, wenn ich die Buchhaltung ohne Genehmigung in einen Drittstaat verlagere?
Ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO).
Ist die Schweiz ein Drittstaat im Sinne von § 146 AO?
Ja. Die Schweiz gehört nicht zur EU; für elektronische Bücher dort brauchen Sie eine Bewilligung nach § 146 Abs. 2b AO.
Quellen
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, abgerufen am 18.09.2026
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, abgerufen am 18.09.2026
- § 148 AO – Bewilligung von Erleichterungen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, abgerufen am 18.09.2026
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
- Art. 44 DSGVO – Allgemeine Grundsätze der Datenübermittlung
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.