Akten digitalisieren statt vernichten: wann es sich lohnt

Ja, Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden – aber nicht alle und nicht sofort. Die Finanzverwaltung erlaubt das ersetzende Scannen, wenn das Verfahren dokumentiert ist und die digitale Kopie bildlich mit dem Original übereinstimmt (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen dagegen im Original bleiben. Ob sich das rechnet, entscheidet vor allem die Restlaufzeit: Für den laufenden Belegeingang lohnt es sich oft, für einen Altbestand, dessen Frist in ein bis zwei Jahren endet, fast nie.

Dieser Beitrag zeigt, was rechtlich verlangt wird, wann das Papier weg darf und nach welchen Kriterien Sie zwischen Scannen und Vernichten entscheiden. Preise nennen wir bewusst nicht: Sie hängen zu stark von Belegart, Heftung und Indexierung ab, um seriös pauschaliert zu werden.

Was verlangen GoBD und Gesetz beim ersetzenden Scannen?

Ersetzendes Scannen in vier Schritten bis zur Vernichtung des Papiers

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) regeln das Scannen in den Randziffern 136 ff. Nach Rz. 136 muss das Verfahren, mit dem Papier in elektronische Dokumente umgewandelt wird, dokumentiert werden. Rz. 140 erlaubt danach die Vernichtung, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung im Original besteht (zitiert nach der Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV). Die GoBD gelten in der Fassung vom 14. Juli 2025; die zweite Änderung betraf vor allem E-Rechnungen, nicht die Regeln zum Scannen (BMF-Schreiben vom 14.07.2025).

Daraus folgen vier Anforderungen:

Verfahrensdokumentation: Wer scannt, wann, womit, wie kontrolliert wird und wann das Papier vernichtet wird. Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband stellen dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation bereit (Version 2.1, Stand 27. Februar 2026).
Bildliche Übereinstimmung: Gescannte Handelsbriefe und Buchungsbelege müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO).
Verfügbarkeit und Auswertbarkeit: Während der ganzen Frist müssen die Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).
Ausnahmen beachten: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz bleiben im Original, ebenso bestimmte Zollunterlagen (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB).

Welche Rolle spielt die TR-RESISCAN?

Die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) beschreibt technische und organisatorische Maßnahmen für rechtssicheres ersetzendes Scannen. Für Unternehmen ist sie nicht verpflichtend; das BSI bezeichnet sie als praxisorientierte Handlungsanleitung ohne Zertifizierungspflicht. Aktuell ist Version 1.5 vom Dezember 2024, die erstmals auch mobiles Scannen mit Smartphone oder Tablet einbezieht (BSI: TR-03138). Die Muster-Verfahrensdokumentation der Steuerberater nimmt ausdrücklich auf die TR-RESISCAN Bezug. Für Unternehmen, die ohnehin mit Behörden oder Gerichten Dokumente austauschen, ist sie der sinnvolle Maßstab.

Wann darf das Papier nach dem Scannen vernichtet werden?

Nicht am Tag des Scans. Die Muster-Verfahrensdokumentation sieht vor, dass erst vernichtet wird, wenn alle dokumentierten Prüfschritte durchlaufen sind, einschließlich mindestens einer Datensicherung, und dann in einem festen Turnus – etwa monatlich oder halbjährlich für alle Belege ab einem bestimmten Alter. Ausgenommen bleiben:

Unterlage	Warum im Original behalten?
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen	gesetzliche Ausnahme vom Bildträger (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO)
Notarielle Urkunden, gesiegelte Testate, Wertpapiere	Beweiskraft und öffentlicher Glaube hängen am Original
Belege für laufende Vorsteuervergütungsverfahren	erst nach Abschluss des Verfahrens vernichten
Unterlagen, die nach ausländischem Recht aufzubewahren sind	gesonderte Prüfung nach dem jeweiligen Recht
Verträge und Urkunden mit Unterschrift, die als Beweismittel dienen können	Echtheit der Unterschrift lässt sich am Scan nicht prüfen

Das Papier nach dem Scan ist datenschutzrechtlich dasselbe wie jede Altakte: Enthält es personenbezogene Daten, braucht es eine angemessene Sicherheitsstufe und einen Nachweis. Übernimmt ein Scan-Dienstleister die Digitalisierung, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig (Art. 28 DSGVO).

Wann rechnet sich das Digitalisieren?

Die Kosten des Scannens fallen sofort an, der Nutzen verteilt sich über die Restlaufzeit. Deshalb hilft eine Abwägung nach diesen Kriterien:

Kriterium	spricht für Scannen	spricht für Vernichten bzw. Papier bis Fristende
Restlaufzeit der Frist	viele Jahre, etwa laufender Belegeingang	ein bis zwei Jahre
Zugriffshäufigkeit	regelmäßig gebraucht, von mehreren Standorten	seit Jahren nicht angefasst
Zustand der Unterlagen	einheitlich, lose, ungeheftet	geheftet, gemischte Formate, Durchschläge
Raumkosten	teure Büro- oder Archivflächen	Lagerfläche ohnehin vorhanden
Digitale Infrastruktur	revisionssicheres Archiv und Verfahrensdokumentation vorhanden	müsste erst aufgebaut werden

Die Faustregel daraus: Scannen Sie nach vorn, nicht nach hinten. Wer den laufenden Belegeingang digitalisiert, spart über acht oder zehn Jahre Regalfläche und Suchzeit. Wer einen Altbestand kurz vor Fristende scannt, bezahlt die Digitalisierung und später trotzdem die Löschung – denn auch digitale Kopien mit Personenbezug müssen nach Fristablauf gelöscht werden (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Hinzu kommt: Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung zwischen inländischen Unternehmen obligatorisch eingeführt, für den Versand mit Übergangsfristen. Eingehende E-Rechnungen werden im empfangenen Format aufbewahrt, der Papieranteil beim Belegeingang sinkt also ohnehin (GoBD Rz. 131 in der Fassung vom 14.07.2025). Für viele kleinere Betriebe bleibt vom Scan-Projekt deshalb vor allem die Frage, was mit dem Altbestand geschieht.

Wie sieht ein vernünftiger Mittelweg aus?

Laufenden Papierbelegeingang ab einem Stichtag scannen, mit Verfahrensdokumentation.
Altbestand nicht scannen, sondern bis zum Fristende aufbewahren und jahrgangsweise vernichten lassen. Wann welche Jahrgänge frei sind, steht unter Aufbewahrungsfristen.
Originale, die bleiben müssen, getrennt ablegen.
Einen festen jährlichen Prüftermin für Papier und digitales Archiv einführen, wie im Beitrag Wie oft sollte ein Unternehmen Altakten prüfen? beschrieben.

Für den Altbestand und das Papier nach dem Scan erhalten Sie über die Anfrage unten Angebote für die Aktenvernichtung mit Vernichtungsnachweis.

Häufige Fragen

Darf ich Rechnungen scannen und das Original wegwerfen?

Ja, wenn das Scanverfahren dokumentiert ist und die digitale Kopie bildlich mit dem Original übereinstimmt, verfügbar und maschinell auswertbar bleibt (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 136 ff.). Das Papier sollte datenschutzgerecht vernichtet werden, nicht im Altpapier landen.

Welche Unterlagen dürfen nicht nur digital aufbewahrt werden?

Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO) sowie bestimmte Zollunterlagen. Notarielle Urkunden, gesiegelte Testate und Wertpapiere behalten Sie wegen ihrer Beweiskraft ebenfalls im Original.

Ist die TR-RESISCAN Pflicht?

Für Unternehmen nein. Das BSI beschreibt die TR-03138 als praxisorientierte Handlungsanleitung ohne Zertifizierungspflicht. Aktuell ist Version 1.5 vom Dezember 2024.

Lohnt es sich, alte Akten vor der Vernichtung zu digitalisieren?

Selten. Endet die Frist in ein bis zwei Jahren, zahlen Sie für den Scan und müssen die digitalen Kopien danach trotzdem löschen. Sinnvoller ist es, den laufenden Belegeingang zu scannen und den Altbestand zum Fristende vernichten zu lassen.

Quellen

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.