Ein Büroumzug ist der günstigste Zeitpunkt, Altakten loszuwerden: Jeder Ordner wird ohnehin angefasst, und jeder Ordner, der nicht umzieht, spart Kartons, Tragezeit und Regalfläche am neuen Standort. Die Grundregel lautet: Nichts umziehen, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Beginnen Sie damit etwa zehn bis zwölf Wochen vor dem Umzugstermin. Dann bleibt Zeit, Zweifelsfälle mit der Steuerberatung zu klären und die Vernichtung vor den Möbelpackern abzuschließen.
Unten finden Sie einen Zeitplan in Wochen, eine Sortierregel für jeden Ordner, eine Tabelle der Jahrgänge, die 2026 und 2027 frei sind, und Richtwerte, mit denen Sie die Menge in Ordnern, Kartons und Kilogramm schätzen.
Wann sollten Sie mit der Bereinigung anfangen?
| Wochen vor dem Umzug | Schritt |
|---|---|
| 12 | Verantwortliche Person benennen, Bestand grob erfassen: Schränke, Regalmeter, Keller, Archiv, Homeoffice-Bestände |
| 10 | Sortierregel festlegen (siehe unten), Jahrgänge bestimmen, die frei sind, Ablaufhemmung bei der Steuerberatung abfragen |
| 8 | Abteilungen sortieren ihre Bestände in drei Kategorien: umziehen, vernichten, klären |
| 6 | Menge des Vernichtungsguts schätzen, Angebote für die Abholung einholen, Termin festlegen |
| 4 | Zweifelsfälle entscheiden, Umzugskartons für Akten mit Personenbezug nummerieren |
| 2 | Abholung des Vernichtungsguts, Vernichtungsnachweis ablegen |
| Umzugswoche | Nur noch Akten, die umziehen, stehen in den Räumen; kein Vernichtungsgut in Fluren oder Höfen |
| 4 nach dem Umzug | Restbestände aus der Umzugswoche einsammeln, festen jährlichen Prüftermin eintragen |
Der häufigste Fehler liegt zwischen Woche 2 und dem Umzugstag: Ausgesonderte Akten stehen tagelang offen im Flur oder im Hof. Der Hamburgische Datenschutzbeauftragte hat 2024 eine Verwarnung ausgesprochen, weil eine Aktenvernichtungstonne unverschlossen im Hinterhof stand (Tätigkeitsbericht 2024, S. 52). Legen Sie die Abholung deshalb vor den Umzug, nicht danach.
Nach welcher Regel sortieren Sie jeden Ordner?
Stellen Sie jedem Ordner vier Fragen in dieser Reihenfolge:
- Ist die gesetzliche Frist abgelaufen? Die Frist endet am 31. Dezember des Jahres, das sich aus Entstehungsjahr plus Frist ergibt (§ 147 Abs. 3 und 4 AO, § 257 Abs. 4 und 5 HGB).
- Wird die Unterlage für eine offene Steuerfestsetzung gebraucht? Dann läuft die Frist nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), etwa bei laufender Außenprüfung oder offenem Einspruch.
- Wird sie betrieblich noch gebraucht? Laufende Verträge, Gewährleistungsfälle, Rechtsstreitigkeiten, Unterlagen zu Anlagegütern, die noch abgeschrieben werden.
- Enthält sie personenbezogene Daten? Wenn alle drei Fragen mit Nein beantwortet sind, muss sie vernichtet werden. Die DSGVO verlangt die Löschung, sobald Zweck und Aufbewahrungspflicht entfallen sind (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Welche Jahrgänge nach den Grundfristen frei sind, hängt vom Umzugsjahr ab. Die Tabelle gilt ohne Ablaufhemmung und außerhalb des Finanzsektors; für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten bei Buchungsbelegen weiter zehn Jahre:
| Unterlage | Frist | frei bei Umzug 2026 | frei bei Umzug 2027 |
|---|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse (Jahr der Aufstellung bzw. letzten Eintragung) | 10 Jahre | 2015 und älter | 2016 und älter |
| Buchungsbelege: Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen | 8 Jahre | 2017 und älter | 2018 und älter |
| Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | 2019 und älter | 2020 und älter |
Alles, was keiner gesetzlichen Frist unterliegt – Werbematerial, Kopien, Entwürfe, Tagungsunterlagen –, prüfen Sie nur noch auf Personenbezug. Die Fristen einzelner Dokumentarten, etwa Personal- oder Bewerbungsunterlagen, stehen in unserer Übersicht der Aufbewahrungsfristen.
Wie viel Papier kommt zusammen?
Anbieter rechnen nach Gewicht, Sie zählen Ordner und Regale. Mit diesen Richtwerten übersetzen Sie das eine ins andere. Es sind Durchschnittswerte, mit denen auch die Anfrage auf akten-schredder.de rechnet; lose gestapeltes Papier, Hängeregister oder Karteikarten weichen ab.
| Einheit | Richtwert | Umrechnung |
|---|---|---|
| Breiter Aktenordner, voll | ca. 3 kg | – |
| Laufender Regalmeter | ca. 10 breite Ordner | ca. 30 kg |
| Umzugskarton, voll mit Papier | ca. 20 kg | entspricht etwa 6 bis 7 Ordnerinhalten |
| Rollcontainer, 240 Liter | ca. 60 kg | entspricht etwa 3 Umzugskartons |
Der Ordnerwert lässt sich nachrechnen: Ein Blatt A4 mit 80 g/m² wiegt rund 5 Gramm (0,0624 m² × 80 g). Ein breiter Ordner fasst typischerweise rund 500 Blatt, also etwa 2,5 kg Papier, dazu kommen Pappe und Mechanik.
Beispiel: Ein Büro hat zwölf Regalmeter Akten, also rund 120 Ordner. Ist ein Drittel davon nach der Sortierregel frei, sind das etwa 40 Ordner oder 120 kg – sechs Umzugskartons, die nicht getragen werden müssen, und eine Menge, bei der sich eine Abholung mit Nachweis gegenüber dem Bürohäcksler klar lohnt. Was solche Mengen kosten, zeigen die Preisbeispiele:
| Menge | Richtpreis (netto) |
|---|---|
| 5 Aktenordner | 80 € – 115 € |
| 12 Aktenordner | 95 € – 140 € |
| 10 Umzugskartons (Büroumzug) | 210 € – 320 € |
| 1 Tonne 240 l, einmalig | 110 € – 165 € |
| 5 Regalmeter Altakten, P-5 | 200 € – 305 € |
| 20 Kartons, Vernichtung vor Ort | 475 € – 730 € |
Wie schützen Sie Akten während des Umzugs?
Für Akten mit Personenbezug gilt auch unterwegs die Pflicht zu angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO). In der Praxis heißt das:
- Kartons mit Personal-, Kunden- oder Patientendaten verschließen und nummerieren, nicht mit „Personal“ oder „Gehälter“ beschriften. Eine Liste mit Nummer und Inhalt behält die verantwortliche Person.
- Diese Kartons zuletzt einladen und zuerst in abschließbare Räume am neuen Standort bringen.
- Vernichtungsgut nie gemeinsam mit Umzugsgut lagern. Was vernichtet wird, steht bis zur Abholung in verschlossenen Sicherheitsbehältern.
- Lassen Sie die Umzugsfirma schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichten.
- Datenträger nicht vergessen: alte Festplatten, USB-Sticks und CDs aus Schreibtischen gehören nicht in den Umzugskarton, sondern in eine eigene Vernichtung.
Wird mit dem Umzug ein Standort ganz aufgegeben, gelten zusätzliche Regeln für die Übergabe an einen Verwahrer; sie stehen im Beitrag Betriebsaufgabe: Aktenbestände geordnet auflösen.
Was kommt nach dem Umzug?
Der Bestand am neuen Standort ist so aufgeräumt wie nie wieder. Damit das so bleibt, legen Sie einen festen jährlichen Prüftermin fest, am besten im Januar, wenn die Fristen des Vorjahres abgelaufen sind. Wie so ein Rhythmus aussieht, beschreibt Wie oft sollte ein Unternehmen Altakten prüfen?. Für das Vernichtungsgut aus dem Umzug erhalten Sie über die Anfrage unten Angebote für die Aktenvernichtung mit Abholung und Nachweis.
Häufige Fragen
Wann sollte ich vor einem Büroumzug mit dem Aussortieren beginnen?
Etwa zehn bis zwölf Wochen vorher. Dann bleibt Zeit, freie Jahrgänge zu bestimmen, Zweifelsfälle mit der Steuerberatung zu klären und die Abholung des Vernichtungsguts rund zwei Wochen vor dem Umzug abzuschließen.
Welche Akten darf ich 2026 vor dem Umzug vernichten?
Ohne Ablaufhemmung und außerhalb des Finanzsektors: Buchungsbelege aus 2017 und älter, Geschäftsbriefe aus 2019 und älter sowie Bücher und Jahresabschlüsse, die 2015 oder früher aufgestellt wurden (§ 147 AO, § 257 HGB).
Wie viel wiegt ein Aktenordner?
Ein voller breiter Ordner wiegt rund 3 kg. Ein Blatt A4 mit 80 g/m² wiegt etwa 5 Gramm, ein Ordner fasst rund 500 Blatt; dazu kommen Pappe und Mechanik. Ein laufender Regalmeter entspricht etwa 10 Ordnern oder 30 kg.
Darf die Umzugsfirma Akten mit Personaldaten transportieren?
Ja, wenn die Kartons verschlossen und nicht nach Inhalt beschriftet sind und die verantwortliche Person eine Inhaltsliste führt. Die Pflicht zu angemessenen Schutzmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO bleibt beim Unternehmen.
Quellen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
- HmbBfDI: Tätigkeitsbericht Datenschutz 2024, Kap. II Nr. 12 „Unangekündigte Vor-Ort-Prüfungen“, S. 52, abgerufen am 18.09.2026
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