Einmal im Jahr, und zwar im Januar. Alle Aufbewahrungsfristen nach Steuer- und Handelsrecht enden am 31. Dezember, weil sie erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnen, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung vom Januar und eine vom Dezember desselben Jahres werden am selben Tag frei. Wer öfter prüft, findet bei diesen Unterlagen nichts Neues; wer seltener prüft, bewahrt personenbezogene Daten länger auf, als die DSGVO erlaubt.
Ergänzend brauchen Sie einen kürzeren Rhythmus für wenige Unterlagen, deren Frist an ein Ereignis anknüpft, und einen Anlass-Check bei Umzug oder Umstrukturierung. Unten steht, welche Jahrgänge im Januar 2027 frei werden, und wie Sie daraus ein schlankes Löschkonzept machen.
Welcher Prüfrhythmus passt zu welchem Bestand?
| Bestand | Frist knüpft an | Prüfrhythmus |
|---|---|---|
| Buchführung, Belege, Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse | Ende des Entstehungsjahres | jährlich im Januar |
| Lohnkonten | Ende des Jahres der letzten Eintragung | jährlich im Januar |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | Zugang der Absage | monatlich oder quartalsweise |
| Personalakten ausgeschiedener Beschäftigter | Austritt | quartalsweise oder halbjährlich |
| Verträge | Vertragsende | jährlich, mit Liste der beendeten Verträge |
Für Bewerbungsunterlagen hat sich eine Aufbewahrung von etwa sechs Monaten nach der Absage eingebürgert. Sie leitet sich aus der Zweimonatsfrist für Ansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG und der Dreimonatsfrist für die Klage nach § 61b Abs. 1 ArbGG ab; eine gesetzlich festgelegte Frist ist das nicht.
Anlassbezogen prüfen Sie zusätzlich bei Büroumzug, Systemwechsel, Abteilungsauflösung und Betriebsübergang. Wie das beim Umzug in Wochen geplant wird, zeigt Umzug des Büros als Anlass zur Bestandsbereinigung.
Welche Jahrgänge sind im Januar 2027 frei?
Die Rechnung für den nächsten Prüftermin, für ein Unternehmen außerhalb des Finanzsektors, mit Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr und ohne Ablaufhemmung:
| Unterlage | Frist | Frist endete am 31.12.2026 für | frei ab 01.01.2027 |
|---|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | Aufstellung bzw. letzte Eintragung 2016 | Jahrgang 2016 und älter |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen) | 8 Jahre | Belege aus 2018 | Jahrgang 2018 und älter |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | Unterlagen aus 2020 | Jahrgang 2020 und älter |
| Buchungsbelege im Finanzsektor (Kreditinstitute, Versicherungen, Wertpapierinstitute) | 10 Jahre | Belege aus 2016 | Jahrgang 2016 und älter |
Zwei Stolperstellen: Beim Jahresabschluss zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr. Der Abschluss 2016, aufgestellt im Frühjahr 2017, ist erst ab dem 1. Januar 2028 frei. Und bei Handelsbüchern zählt die letzte Eintragung, die für ein Geschäftsjahr oft erst im Folgejahr erfolgt.
Die Achtjahresfrist für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, auch für ältere Belege, deren Frist Ende 2024 noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Nach altem Recht wären die Belege aus 2018 noch bis Ende 2028 aufzubewahren gewesen. Der Januar 2027 ist damit ein ganz normaler Prüftermin; der Sondereffekt mit zwei frei werdenden Jahrgängen lag im Januar 2025.
Kann eine Ablaufhemmung die Belege aus 2018 blockieren?
Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Für die Steuern des Jahres 2018 lässt sich das eingrenzen: Die Festsetzungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres der Erklärungsabgabe, spätestens aber mit Ablauf des dritten Folgejahres, also Ende 2021 (§ 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO). Plus vier Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO) endet sie spätestens am 31. Dezember 2025. Die verlängerten Fristen bei Steuerhinterziehung zählen hier ausdrücklich nicht.
Im Januar 2027 blockieren die Belege aus 2018 deshalb nur noch in Sonderfällen:
- eine Außenprüfung, ein Einspruch oder ein Klageverfahren für 2018 hemmt den Ablauf (§ 171 AO);
- die Belege wirken in spätere Jahre, etwa Anschaffungsrechnungen für Anlagegüter, die noch abgeschrieben werden;
- das Unternehmen hat ein abweichendes Wirtschaftsjahr – dann verschieben sich die Jahrgänge.
Lassen Sie sich diese drei Punkte vor jeder Vernichtung von Ihrer Steuerberatung bestätigen und legen Sie die Bestätigung zum Vernichtungsnachweis. Die vollständige Fristenübersicht je Dokumentart finden Sie unter Aufbewahrungsfristen.
Wie sieht ein schlankes Löschkonzept für Papierakten aus?
Der jährliche Termin funktioniert nur, wenn vorher feststeht, welche Unterlage welche Frist hat. Das leistet ein Löschkonzept. Orientierung gibt die DIN 66398, die Leitlinie zur Entwicklung eines Löschkonzepts. Sie wurde im September 2025 formal zurückgezogen und durch die DIN EN ISO/IEC 27555 ersetzt; nach Angabe ihres Editors beschreibt die Nachfolgenorm dieselbe Vorgehensweise (din-66398.de). Deren Kern ist technikunabhängig: Datenarten bilden, für jede eine Löschregel festlegen, gleichartige Regeln zu Löschklassen bündeln, Umsetzung und Verantwortliche bestimmen (Inhalte der Leitlinie).
Für Papierakten eines kleinen oder mittleren Unternehmens reicht meist eine Tabelle mit diesen Spalten:
| Datenart | Frist | Startereignis | Prüftermin | Sicherheitsstufe | verantwortlich |
|---|---|---|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | 8 Jahre | Ende des Rechnungsjahres | Januar | P-4 | Buchhaltung |
| Bewerbungen (Absage) | 6 Monate | Zugang der Absage | quartalsweise | P-4 | Personal |
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre, im Original | Ende des Aufstellungsjahres | Januar | P-4 | Geschäftsführung |
Die Löschfristen gehören ohnehin ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das nach Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO wenn möglich die vorgesehenen Fristen für die Löschung enthält. Die Tabelle ist also keine Zusatzarbeit, sondern die Übersetzung dieser Angaben ins Aktenregal.
Wie läuft die Jahresprüfung ab?
- Im Januar die Tabelle oben auf das neue Jahr fortschreiben: Welche Jahrgänge sind je Datenart frei?
- Ablaufhemmung bei der Steuerberatung abfragen.
- Freie Bestände aus Archiv und Keller ziehen; Originale, die bleiben müssen, aussortieren.
- Menge in Ordnern oder Kartons notieren und die Sicherheitsstufe je Bestand festlegen.
- Vernichten lassen und den Nachweis mit der Bestätigung der Steuerberatung ablegen.
Mit diesem Nachweis erfüllen Sie die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO und belegen, dass Sie personenbezogene Daten nach Wegfall des Zwecks gelöscht haben (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für die freien Jahrgänge erhalten Sie über die Anfrage unten Angebote für die Aktenvernichtung mit Nachweis.
Häufige Fragen
Wie oft muss ein Unternehmen Altakten aussortieren?
Gesetzlich ist kein Rhythmus vorgeschrieben. Sinnvoll ist ein fester Termin im Januar, weil alle Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 4 AO und § 257 Abs. 5 HGB am 31. Dezember enden. Personal- und Bewerbungsunterlagen prüfen Sie häufiger.
Welche Belege dürfen im Januar 2027 vernichtet werden?
Buchungsbelege aus 2018 und älter, Geschäftsbriefe aus 2020 und älter sowie Bücher und Jahresabschlüsse, die 2016 oder früher aufgestellt wurden – sofern keine Ablaufhemmung besteht und das Unternehmen nicht zum Finanzsektor gehört.
Ist die DIN 66398 noch gültig?
Formal nicht mehr: Sie wurde im September 2025 zurückgezogen und durch die DIN EN ISO/IEC 27555 ersetzt. Nach Angabe ihres Editors beschreibt die Nachfolgenorm dieselbe Vorgehensweise, die Methode bleibt also nutzbar.
Warum reicht es nicht, alle paar Jahre aufzuräumen?
Weil personenbezogene Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht und ohne weiteren Zweck unverzüglich zu löschen sind (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wer nur alle drei Jahre prüft, bewahrt einzelne Jahrgänge bis zu drei Jahre zu lange auf.
Quellen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 169 AO – Festsetzungsfrist
- § 170 AO – Beginn der Festsetzungsfrist
- § 171 AO – Ablaufhemmung
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- Art. 97 § 19a EGAO – Aufbewahrungsfristen (Übergangsvorschrift)
- § 15 AGG – Entschädigung und Schadensersatz
- § 61b ArbGG – Klage wegen Benachteiligung
- Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung
- Art. 30 DSGVO – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Volker Hammer: DIN 66398 – Status der Norm (zurückgezogen 09/2025, abgelöst durch DIN EN ISO/IEC 27555), abgerufen am 18.09.2026
- Volker Hammer: Inhalte der Leitlinie Löschkonzept (DIN 66398), abgerufen am 18.09.2026
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.