Nachlass: welche Unterlagen Erben behalten müssen

Als private Erben haben Sie keine Aufbewahrungspflicht nach Handels- oder Steuerrecht für die Privatpapiere des Verstorbenen; § 257 HGB und § 147 AO richten sich an Kaufleute und Buchführungspflichtige. Sie treten aber in seine steuerlichen Pflichten ein: Forderungen und Schulden aus dem Steuerschuldverhältnis gehen auf den Rechtsnachfolger über (§ 45 Abs. 1 AO). Steuerbescheide, Erklärungen und Belege der letzten Jahre sollten Sie deshalb behalten, bis keine Festsetzung mehr offen ist. Vieles andere dürfen Sie vernichten, sollten es aber sicher tun, weil es Daten Dritter enthält.

Unten steht, welche Unterlagen Sie wie lange behalten sollten, was gilt, wenn der Verstorbene selbstständig war, und wie Sie mit Unterlagen über andere Menschen umgehen. Die Angaben ersetzen keine Beratung im Einzelfall; bei größeren Nachlässen gehört eine Steuerberatung oder ein Notar dazu.

Welche steuerlichen Pflichten übernehmen Erben?

Mit dem Erbfall übernehmen Sie Steuernachzahlungen und Erstattungen des Erblassers, auch für Jahre vor dem Tod (§ 45 AO). Für die Nachlassverbindlichkeiten haften Sie nach den Regeln des bürgerlichen Rechts (§ 45 Abs. 2 AO). Praktisch heißt das: Noch nicht abgegebene Steuererklärungen des Verstorbenen, auch die für das Todesjahr, reichen die Erben ein.

Wie lange das Finanzamt noch ändern kann, bestimmt die Festsetzungsfrist: in der Regel vier Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Erklärung abgegeben wurde (§ 169 Abs. 2 AO, § 170 Abs. 2 AO). Erst danach sind die Belege eines Jahres steuerlich entbehrlich.

Für die Erbschaftsteuer gilt eine eigene Pflicht: Jeder steuerpflichtige Erwerb ist dem Finanzamt binnen drei Monaten nach Kenntnis anzuzeigen, sofern keine der Ausnahmen des Abs. 3 greift (§ 30 ErbStG). Die Festsetzungsfrist für die Erbschaftsteuer beginnt nicht vor Ablauf des Jahres, in dem Sie vom Erwerb erfahren haben (§ 170 Abs. 5 Nr. 1 AO).

Welche Unterlagen sollten Sie behalten, und wie lange?

Welche Unterlagen Erben wie lange behalten sollten

Unterlage	Empfehlung	Grund
Testament, Erbschein, Sterbeurkunde, Erbauseinandersetzungsvertrag	dauerhaft	Nachweis Ihrer Rechtsstellung, auch Jahre später gegenüber Banken, Grundbuchamt, Versicherungen
Steuerbescheide und -erklärungen des Erblassers der letzten Jahre	bis die Festsetzungsfrist abgelaufen ist	Übergang der Steuerpflichten (§ 45 AO)
Belege für noch abzugebende Erklärungen, insbesondere das Todesjahr	bis zur Bestandskraft und Ablauf der Festsetzungsfrist	Nachweis gegenüber dem Finanzamt (§ 169 AO)
Nachweise über Schenkungen des Erblassers	mindestens zehn Jahre ab der Schenkung	Pflichtteilsergänzung (§ 2325 Abs. 3 BGB); Zusammenrechnung früherer Erwerbe (§ 14 ErbStG)
Kaufverträge, Anschaffungs- und Baubelege zu Immobilien und Wertpapieren	bis nach einem Verkauf und Ablauf der Festsetzungsfrist	Anschaffungskosten für private Veräußerungsgeschäfte (§ 23 EStG)
Handwerkerrechnungen zu einem Grundstück	zwei Jahre	Aufbewahrungspflicht für private Leistungsempfänger (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)
Renten-, Versicherungs- und Kontounterlagen	bis Konten aufgelöst und Leistungen abgerechnet sind	Rückforderungen und Nachzahlungen nach dem Todesmonat

Ein Sonderfall: Hatte der Verstorbene sehr hohe Überschusseinkünfte, etwa aus Vermietung oder Kapitalvermögen, von mehr als 500.000 Euro im Jahr, galt für ihn eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht auch privat (§ 147a AO). Ab dem 1. Januar 2027 steigt dieser Schwellenwert auf 750.000 Euro.

Was gilt, wenn der Verstorbene selbstständig war?

Dann gelten für die Geschäftsunterlagen die gewöhnlichen Fristen weiter: zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht für Buchungsbelege, sechs für Geschäftsbriefe (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Erben übernehmen den Bestand und damit praktisch die Rolle des Verwahrers. Wie Sie ihn sortieren und wer ihn übernehmen kann, beschreibt Betriebsaufgabe: Aktenbestände geordnet auflösen; die Fristen je Dokumentart stehen unter Aufbewahrungsfristen.

Besonders heikel sind Praxen und Kanzleien. War der Verstorbene Arzt, gilt nach der Berufsordnung: Nach Aufgabe der Praxis sind die Aufzeichnungen aufzubewahren oder „in gehörige Obhut“ zu geben (§ 10 Abs. 4 MBO-Ä). Wenden Sie sich an die zuständige Ärzte-, Rechtsanwalts- oder Steuerberaterkammer, bevor Sie Akten sichten, verschenken oder vernichten.

Wie gehen Sie mit Unterlagen über andere Menschen um?

Im Nachlass stecken oft Daten Lebender: Briefe, Kontoauszüge mit Überweisungsempfängern, Mietverträge, Unterlagen aus Ehrenämtern, Vereinen oder dem früheren Beruf. Drei Regeln helfen:

Berufsgeheimnisse nicht weitergeben. Wer nach dem Tod eines Arztes, Anwalts oder Steuerberaters ein fremdes Geheimnis offenbart, das er aus dessen Nachlass erlangt hat, macht sich strafbar (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 StGB). Solche Akten gehören nicht ins Altpapier und nicht in die Hände von Entrümplern.
Daten Dritter sicher vernichten. Die DSGVO schützt Verstorbene nicht (Erwägungsgrund 27 DSGVO), und Privatpersonen fallen bei rein persönlicher oder familiärer Tätigkeit nicht unter die Verordnung (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Daten lebender Dritter bleiben trotzdem schutzwürdig.
Unterlagen aus Ehrenämtern zurückgeben. Mitgliederlisten, Kassenbücher oder Protokolle gehören dem Verein oder der Organisation, nicht dem Nachlass.

In welcher Reihenfolge räumen Sie auf?

Nichts wegwerfen, bevor Testament, Erbschein und die Steuerunterlagen der letzten Jahre gefunden sind.
Drei Stapel bilden: behalten laut Tabelle, zurückgeben an Dritte, vernichten.
Den Stapel „behalten“ in einen Ordner mit Inhaltsverzeichnis und Datum, ab dem er weg darf.
Den Rest sicher vernichten. Ein paar Ordner schafft ein Aktenvernichter zu Hause; bei einer Haushaltsauflösung mit Keller und Arbeitszimmer ist eine Abholung mit Nachweis meist einfacher.

Für größere Mengen erhalten Sie über die Anfrage unten Angebote für die Aktenvernichtung mit Abholung, auch für Privathaushalte.

Häufige Fragen

Wie lange müssen Erben Unterlagen des Verstorbenen aufbewahren?

Eine allgemeine gesetzliche Frist für private Unterlagen gibt es nicht. Weil Erben in die Steuerpflichten eintreten (§ 45 AO), sollten Steuerbescheide und Belege aufbewahrt werden, bis die Festsetzungsfrist abgelaufen ist, meist vier Jahre nach Abgabe der Erklärung. Testament und Erbschein behalten Sie dauerhaft.

Müssen Erben die Steuererklärung des Verstorbenen abgeben?

In der Regel ja, für noch offene Jahre und das Todesjahr, denn die steuerlichen Pflichten gehen auf die Erben über (§ 45 AO). Klären Sie mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung, welche Jahre offen sind.

Darf ich Kontoauszüge und Briefe des Verstorbenen einfach wegwerfen?

Wegwerfen ja, aber nicht ins Altpapier. Kontoauszüge und Briefe enthalten Daten lebender Dritter. Kleine Mengen schreddern Sie selbst, größere lassen Sie mit Nachweis vernichten.

Was mache ich mit Patientenakten aus dem Nachlass eines Arztes?

Nicht sichten und nicht selbst entsorgen. Nach der ärztlichen Berufsordnung sind die Aufzeichnungen aufzubewahren oder in gehörige Obhut zu geben (§ 10 Abs. 4 MBO-Ä). Wenden Sie sich an die zuständige Ärztekammer.

Quellen

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung.